従業員情報とアカウントの違い

このページでは、SmartHRの従業員情報とアカウントの違いについて説明します。

従業員情報とアカウントの関係

SmartHRでは、従業員情報とアカウントを登録します。従業員情報とアカウントを紐づけることで、従業員としてSmartHRを利用できるようになります。

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従業員情報とは

従業員情報は［従業員リスト］で管理される従業員の情報です。

従業員情報を登録すると、SmartHRのさまざまな機能で従業員の情報を活用できます。

従業員情報には、氏名や住所などの基本的な項目に加えて、独自の項目を自由に設定できます。

従業員情報画面にあらかじめ用意されている基本的な項目をシステム標準項目、独自に追加する項目をカスタム従業員項目といいます。

SmartHRで管理したい情報に合わせて、カスタム従業員項目を作成してください。

従業員情報の登録方法

従業員情報を登録する方法には、従業員自身に入力してもらう方法と、管理者が登録する方法の2種類があります。

従業員に入力してもらう場合

招待フォームや申請機能などを使って、管理者が従業員に入力を依頼します。

依頼を受け取った従業員が情報を提出すると、［従業員リスト］に情報が登録されます。

管理者が登録する場合

管理者が従業員情報を登録する場合は、CSVファイルを用意して、複数の従業員情報を一括で登録する方法が便利です。画面上で1人ずつ登録もできます。

アカウントとは

アカウントは、SmartHRにログインして、サービスを利用するための権利のことです。

従業員がSmartHRを利用するには、従業員ごとにアカウントが必要です。

従業員リストに従業員情報を登録しただけでは、アカウントは作られません。

管理者が、従業員情報と紐づけてアカウントを発行すると、従業員をSmartHRに招待できるようになります。

外部の社労士など、従業員以外にSmartHRを使ってもらう場合は、従業員情報と紐づけないアカウントも発行できます。

従業員や外部の社労士など、SmartHRを利用する人のことを、ユーザーと呼びます。

アカウントの種類

SmartHRのアカウントには、メールアドレスアカウントと社員番号アカウントの2種類があります。

ユーザーのメールアドレスを事前に収集できる場合はメールアドレスアカウントを発行します。

ユーザーがメールアドレスを持っていない場合や、メールアドレスを収集できない場合は、社員番号を使った社員番号アカウントも発行できます。

1つの従業員情報に対して発行できるアカウントは1つです。1つの従業員情報で、メールアドレスアカウントと社員番号アカウントを両方持つことはできません。

招待とは

管理者がユーザーにSmartHRのアカウントを発行し、SmartHRを使える状態にすることを招待といいます。

招待されたユーザーは、SmartHRにアクセスしてパスワードを設定します。

管理者が招待フォームを指定して従業員を招待している場合は、従業員が招待フォームに自分自身の従業員情報を入力します。

アカウントの設定を完了した従業員は、給与明細の閲覧、申請フォームでの申請など、SmartHRの機能を利用できるようになります。

アカウントの発行と招待の方法

アカウントの発行と招待の手順については、以下のヘルプページを参照してください。