Q.組織図・名簿から退職者を削除したい場合は？

A. 組織図・名簿の基準日と従業員情報の履歴、どちらかを修正してください

退職しているはずの従業員が組織図・名簿に表示される場合、SmartHR基本機能の従業員情報の履歴が、組織図・名簿の基準日時点で「退職済」になっていない可能性があります。そのため、組織図・名簿の基準日を変更するか、従業員情報の履歴を修正する必要があります。

組織図・名簿の基準日を変更するには

組織図・名簿の詳細画面で、組織図・名簿の名前の左にある［20〇〇/〇〇/〇〇時点］と表示されているのが基準日です。 基準日が誤っている場合は、以下の手順で基準日を変更してください。

1. 組織図・名簿の詳細画面で［組織図・名簿操作］>［組織図・名簿を更新］を押します。
2. 組織図・名簿を更新（1/2）画面で基準日を新しい日付に変更し、［部署・従業員の選択に進む］を押します。
3. 取り込む部署・従業員を選択し、［更新］を押すと、新しい基準日をもとに組織図・名簿が更新されます。

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従業員情報を確認・修正するには

組織図・名簿の基準日が正しいのに、退職しているはずの従業員が表示されてしまう場合は、SmartHR基本機能にある従業員情報が誤っている可能性があります。

ここでは従業員情報の確認・修正の手順を説明します。なお、手順を実施するには、基本機能の以下の権限が必要です。

• 「在籍状況」の閲覧・更新
• 「従業員情報履歴」の閲覧・更新・削除

1. ホームの［アプリ一覧］>［従業員リスト］を押す

SmartHRホームの［アプリ一覧］>［従業員リスト］を押して、従業員リストを表示します。

2. 従業員リストで該当する従業員の名前を押す

従業員リストの中から、組織図・名簿から削除したい従業員の名前を押して、従業員情報の詳細画面を表示します。

従業員リストには、初期状態では在職中の従業員のみ表示されています。現在退職済になっている従業員も表示するには、［フィルター］を押してフィルター設定画面を開き、在職中の横の空白を押して退職済を選択してから［適用］を押します。

3. ［入退社情報］の［履歴一覧］を押す

従業員情報の詳細画面で、［入退社情報］の中にある［履歴一覧］を押して変更履歴一覧画面を表示します。

4. 退職済に変わった履歴の日付を確認する

変更履歴一覧から、［在籍状況］が〇〇→退職済になっている履歴を探し、該当する履歴の左上に表示された適用日の日付を確認します。

適用日が組織図・名簿の基準日よりもあとの日付になっている場合、その従業員は基準日の時点ではまだ退職済になっていないため、組織図・名簿に表示されます。 適用日が組織図・名簿の基準日以前の日付になっている場合、その従業員は基準日の時点で退職済になっているため、組織図・名簿に表示されません。

たとえば下の画像に示した従業員が、基準日が2022/10/01の組織図に掲載したくない退職者だとします。退職済になった履歴の適用日は2022/10/20なので、基準日の2022/10/01の時点ではまだ在職中となり、組織図に表示されてしまいます。

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5. 従業員情報の履歴を修正する

従業員の［在籍状況］が退職済になっている履歴が存在しない場合は、退職済に変更する履歴を、正しい適用日で追加してください。

退職済になった履歴の適用日が誤っている場合は、いったんその履歴を削除し、退職済に変更する履歴を、正しい適用日で追加し直してください。