カスタム従業員項目で管理している等級・職種をシステム標準項目に移行する

SmartHR基本機能のカスタム従業員項目に登録している等級や職種の情報を、システム標準項目の［等級］［職種］に移行する方法を説明します。

移行作業の大まかな流れ

SmartHR基本機能のカスタム従業員項目に登録している等級や職種のデータをシステム標準項目に登録し直すには、大きく分けて3つの工程が必要です。

1. システム標準マスターにマスターデータを追加する
2. 移行したいカスタム従業員項目を指定し従業員情報の履歴をダウンロードする
3. ダウンロードしたCSVファイルのヘッダーを書き換えて従業員情報を一括更新する

※カスタム従業員項目の入力タイプによっては、そのまま新しいマスターデータに移行できない場合もあります。

以下では、等級の移行手順を例に説明しますが、職種の場合も同様の手順で移行できます。

1. システム標準マスターに等級を追加する

カスタム従業員項目としてSmartHR基本機能で管理していた等級を、等級のマスターデータに追加します。 等級のマスターデータは、画面上で1つずつ追加する必要があります。

等級のマスターデータを追加する方法については、等級のマスターデータを管理するを参照してください。

職種のマスターデータを追加する方法については、職種のマスターデータを管理するを参照してください。

2. カスタム従業員項目の等級を含む従業員履歴のCSVファイルをダウンロードする

SmartHR基本機能のホーム>［従業員リスト］を押して［従業員リスト］画面を開きます。 ［表示項目］を押すと、［表示項目の設定］画面が開きます。［表示項目］に社員番号、氏名、カスタム従業員項目の等級を追加し、［適用］を押します。

画像を表示する

［ダウンロード］を押して［従業員情報のダウンロード］画面を開き、［履歴をダウンロードする］にチェックを入れます。このとき、全期間の履歴をダウンロード対象に設定します。

［ダウンロード］を押すと、バックグラウンド処理が開始されます。処理が終わると、［共通設定］>［バックグラウンド処理］画面から従業員情報のCSVファイルをダウンロードできます。

画像を表示する

従業員情報の履歴をダウンロードする方法について詳しくは、従業員情報の履歴をダウンロードするを参照してください。

3. ダウンロードしたCSVファイルのヘッダー情報を書き換えて従業員情報の一括更新を行なう

3-1. CSVファイルを編集する

ダウンロードした従業員情報のCSVファイルをMicrosoft Excelなどの表計算アプリケーションで開きます。 C列の［カスタム項目グループ名.カスタム項目名］を［等級］に変更します。

画像を表示する

3-2. 従業員情報を一括で更新する

ヘッダーの［従業員管理］>［更新する（ファイル）］を押すと、一括更新画面が表示されます。 更新する対象のドロップダウンリストから［従業員］を選択し、［ファイルを選択］からファイルを添付して、［取り込み］を押します。

画像を表示する

処理の結果を［共通設定］>［バックグラウンド処理］から確認します。

従業員情報の一括更新について詳しくは、複数の従業員情報・家族情報を一括で更新するを参照してください。