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差分リストを使って「給与所得者の扶養控除等(異動)申告書」の内容を確認する

对象:
労務管理プラン人事・労務エッセンシャルプランプロフェッショナルプラン¥0プランHRストラテジープラン

「今年の差分リスト」を使って「給与所得者の扶養控除等(異動)申告書」(マルフ)を効率よく確認する方法を説明します。

確認作業は「身上情報(SmartHRに登録している従業員情報)に変更がない従業員」と「身上情報に変更がある従業員」を振り分けることから始まります。

身上情報に変更があるかどうかは、項目名の頭に「★」がついた項目で確認できます。

差分リスト上で本人情報・扶養親族情報のどちらに変更があるのか、変更前後で情報がどう変わっているのかを一目で確認でき、便利です。ぜひお役立てください。

今年の差分リスト利用時の前提

「今年の差分リスト」は、SmartHRの従業員情報に登録されている内容と、年末調整で入力された内容に変更(差分)があるかを確認するためのCSVファイルです。

差分を正しく抽出するには、前提として 年末調整機能に従業員情報を取り込む前にSmartHRに最新の従業員情報・家族情報が登録されている 必要があります。

当ページで説明する内容は、必要な事前準備を終えていることを前提としています。

身上情報に変更がない従業員を確認する

情報の変更がない従業員を抽出する

「今年の本人情報差分リスト」を用意し、ファイルを開きます。

「★今年のマルフ」項目を確認し、「1」の表示がある場合は身上情報に変更がありません。

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  • 値の説明
    • 1:本人情報・扶養親族情報に変更なし
    • 0:本人情報・扶養親族情報の両方またはいずれかに変更あり

応用編:配偶者の控除区分だけが変わった従業員を抽出する

身上情報は変更がなく、本人または配偶者の所得変動により配偶者の「控除区分」だけに変更がある従業員を抽出します。

「今年の本人情報差分リスト」「今年の扶養親族差分リスト」を用意し、手順1から確認をはじめてください。

1.「今年の本人情報差分リスト」で扶養親族情報に変更がある従業員を確認する

「今年の本人情報差分リスト」で下記にすべて当てはまる従業員を確認してください。

  • 「★今年のマルフ」項目が「0」になっている(=扶養親族情報に変更がある)
  • 「★本人情報の差分有無」項目が「空欄」になっている(=本人情報に変更がない)
  • 「★扶養親族情報の差分有無」項目が「差分あり」になっている(=扶養親族情報に変更がある)
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2.「今年の扶養親族情報差分リスト」で所得要件の変更を確認する

続いて、手順1で抽出した従業員について「今年の扶養親族情報差分リスト」を確認します。

まずは、計算式の列を追加し、配偶者情報だけに差分がある従業員を絞り込みます。

  • 「社員番号」列の右に列を新しく追加します
  • 追加した列に、計算式を入力します
    • 計算式:=COUNTIF(社員番号の列全体,社員番号の列の該当セル)
  • 追加した列に「1」が表示されている従業員を抽出します
    • 追加した列に「2」以上の数字が表示されている場合、配偶者以外の扶養家族情報にも差分があることを示しています
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抽出した従業員について、下記にすべて当てはまるか確認してください。

  • 「★差分種類」項目が「変更」になっている(=扶養親族情報に変更がある)
  • 「被扶養者 続柄」項目が「妻or夫」になっている(=配偶者の情報に変更がある)
  • 「変更前_被扶養者 続柄」〜「変更前_被扶養者 障害者区分」のすべての項目が「空欄」になっている(=扶養親族の身上情報に変更がない)
  • 「【参考】本人 合計所得見積額(所得金額調整控除後)」「【参考】被扶養者 税法上の年間所得見積額(単位:円)」の金額を確認し、源泉控除対象・配偶者控除・配偶者特別控除に変更があることを確認する

源泉控除対象・配偶者控除・配偶者特別控除など各種控除の概要、所得要件は年末调整术语集をご覧ください。

身上情報に変更がある従業員を確認する

本人情報の変更を確認する

「今年の本人情報差分リスト」を用意し、ファイルを開きます。

まずは「★本人情報の差分有無」項目が「差分あり」になっている従業員を確認します。

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続いて、どの情報に変更があるのかを特定します。

基本情報(名前、生年月日、現住所、住民票住所)の変更を確認する

下記項目に「差分あり」の表示があるかどうかで確認できます。

  • 「★名前変更の有無」
  • 「★生年月日変更の有無」
  • 「★現住所変更の有無」
  • 「★住民票住所変更の有無」

「差分あり」の表示があった項目以降で、変更後の情報・変更前の情報を確認できます。

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勤労学生、障害者控除、寡婦・ひとり親控除の変更を確認する

下記項目に「差分あり」の表示があるかどうかで確認できます。

  • 「★勤労学生変更の有無」
  • 「★障害者変更の有無」
  • 「★寡婦・ひとり親変更の有無」

配偶者情報の変更を確認する

「今年の本人情報差分リスト」と「今年の扶養親族情報差分リスト」を用意し、ファイルを開きます。

「配偶者の有無」に変更があるかを確認する

1. 「今年の本人情報差分リスト」で、下記にすべて当てはまる従業員を確認してください。

  • 「★本人情報の差分有無」項目が「差分あり」になっている
  • 「★配偶者の有無変更の有無」項目が「差分あり」になっている
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2. 抽出した従業員の「配偶者の有無」項目を確認します。

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  • 「有」の表示がある:配偶者情報が追加されています(配偶者の有無:無→有)
  • 「無」の表示がある:配偶者情報が削除されています(配偶者の有無:有→無)

配偶者の追加・削除を確認する方法

配偶者の追加・削除があったかを確認する場合は、上記手順1〜2のあとに、追加で以下の確認が必要です。

「今年の扶養親族情報差分リスト」を確認し、下記にすべて当てはまるかを確認してください。

追加を確認する場合
  • 「対象扶養親族」項目が「配偶者」になっている
  • 「★差分種類」項目が「追加」になっている
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削除を確認する場合
  • 「対象扶養親族」項目が「-」になっている
  • 「★差分種類」項目が「削除」になっている
  • 「変更前_被扶養者 続柄」が「妻」または「夫」
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変更された配偶者情報を確認する

1. 「今年の本人情報差分リスト」で、「★扶養親族情報の差分有無」項目が「差分あり」になっている従業員を確認してください。

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2. 「今年の扶養親族情報差分リスト」で、「対象扶養親族」項目が「配偶者」かつ、「★差分種類」項目が「変更」になっているかを確認してください。

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扶養家族情報の変更を確認する

「今年の本人情報差分リスト」と「今年の扶養親族情報差分リスト」を用意し、ファイルを開きます。

まずは「今年の本人情報差分リスト」で、「★扶養親族情報の差分有無」項目が「差分あり」になっている従業員を確認してください。

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追加された扶養家族情報を確認する

「今年の扶養親族情報差分リスト」の「★差分種類」項目が「追加」になっているかどうかで確認できます。

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「追加」の表示があった項目以降で、追加された扶養家族情報を確認できます。

削除された扶養家族情報を確認する

「今年の扶養親族情報差分リスト」の「★差分種類」項目が「削除」になっているかどうかで確認できます。

扶養しない家族を削除した場合は、「★差分種類」項目が「削除(扶養対象外)」になるため、扶養家族の削除と区別できます。

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削除された扶養家族情報は、項目名に「変更前_」がついている項目で確認できます。

変更された扶養家族情報を確認する

「今年の扶養親族情報差分リスト」の「★差分種類」項目が「変更」になっているかどうかで確認できます。

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「変更」の表示があった項目以降で、変更後と変更前の扶養親族情報を確認できます。

内容チェック後の流れ

情報を修正する

従業員に修正を依頼する方法は、差し戻しと修正依頼があります。

提出された書類を従業員に差し戻す

従業員に年末調整の修正依頼を出す

Q. 年末調整の修正依頼と差し戻しの違いは?

管理者が収集情報を編集して直接修正する方法もあります。

収集情報を直接編集する

書類をチェック済みにする

確認した書類をチェック済みにする方法は、一括操作と個別操作があります。

依頼状況と確認状況を一括で変更する

従業員から提出された年末調整の書類を連続して確認する