申請機能を使うための権限設定と各項目で制御できる内容
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申請機能を利用するために必要な権限設定と、申請機能の各権限項目で制御される内容を説明します。
申請機能の権限設定
申請機能の権限は、アプリ一覧にある［共通設定］>［権限］から設定できます。アカウント権限の追加・編集画面の［各種機能］タブで、［申請機能］を確認・変更してください。
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申請機能の権限設定が必要なケース
従業員としての申請の提出には特段の権限設定は必要ありませんが、申請の提出依頼や代理提出、承認といった自分以外の従業員の申請にかかわる操作には、権限が必要です。
システム標準権限の「管理者」または「事務担当者」以外のアカウントに申請機能の権限を付与したい場合は、カスタム権限を使用します。
「申請の提出依頼から承認まで」「代理提出のみ」「閲覧のみ」など、どの従業員がどの操作をできるようにしたいかに応じて、必要なカスタム権限を追加してください。
以下、申請の提出依頼、承認、代理提出、閲覧に必要な権限について説明します。
フォームや経路の作成・編集といったその他の操作に必要な権限については、各項目で制御できる内容を参照してください。
依頼者に必要な権限
依頼者として従業員に申請の提出を依頼するには、［申請機能］の［依頼や承認］の［依頼］権限が必要です。
提出を依頼できる対象は、［操作できる範囲］で指定した範囲の従業員です。
承認者に必要な権限
承認者として従業員が提出した申請を承認するには、［申請機能］の［依頼や承認］の［承認］権限が必要です。
「どの申請を承認するか」は申請フォームに紐づいている経路によって設定されるため、従業員の［操作できる範囲］の影響は受けません。 経路によって承認者に指定された申請を、設定された承認ステップで承認します。
代理提出者に必要な権限
代理提出者として従業員の申請を代理提出するには、［申請機能］の［申請の代理提出］が［できる］に設定されている必要があります。
「誰の代理提出できるか」は代理提出設定によって設定されるため、従業員の［操作できる範囲］の影響は受けません。
なお、代理提出設定には代理提出者の部署情報を参照する設定が含まれているため、従業員情報と紐づいていないアカウントは、権限を付与しても代理提出はできません。
閲覧者に必要な権限
閲覧者として従業員の申請を閲覧するには、［申請機能］の［依頼や承認］の［閲覧］権限が必要です。
閲覧できるのは、［申請機能］の［閲覧範囲］で指定した範囲の申請です。
各項目で制御できる内容
権限設定の［各種機能］タブで設定できる権限項目のうち、［申請機能］の項目について説明します。
［各種機能］タブのその他の権限項目については、【一覧】権限設定の［各種機能］で制御できる内容を参照してください。
フォーム、経路、代理提出設定
閲覧
フォーム、経路、代理提出設定の［閲覧］権限がある場合、［共通設定］メニューに［申請］が表示され、以下の操作ができます。
- フォーム一覧の閲覧
- フォームのプレビュー
- フォームグループ一覧の閲覧
- 経路一覧の閲覧
- 代理提出設定一覧の閲覧
作成
フォーム、経路、代理提出設定の［作成］権限がある場合、以下の操作ができます。
- フォームの作成
- フォームの複製
- フォームグループの作成
- 経路の作成
- 経路の複製
- 代理提出設定の作成
- 代理提出設定の複製
- 定額減税の申請フォームの作成
更新
フォーム、経路、代理提出設定の［更新］権限がある場合、以下の操作ができます。
- フォームの編集
- フォーム一覧の並べ替え
- フォームグループの編集
- 経路の編集
- 経路一覧の並べ替え
- 代理提出設定の編集
- 代理提出設定一覧の並べ替え
削除
フォーム、経路、代理提出設定の［削除］権限がある場合、以下の操作ができます。
- フォームの削除
- フォームグループの削除
- 経路の削除
- 代理提出設定の削除
依頼や承認
閲覧
依頼や承認の［閲覧］権限がある場合、アプリ一覧にある［申請］から以下の操作ができます。
- 申請一覧の閲覧
- 申請の詳細画面の閲覧
申請一覧に表示されるのは、［閲覧範囲］に含まれる申請です。
依頼
依頼や承認の［依頼］権限がある場合、アプリ一覧にある［申請］から以下の操作ができます。
- 従業員に申請の提出を依頼
依頼の対象は、［操作できる範囲］に含まれる従業員です。
承認
依頼や承認の［承認］権限がある場合、以下の操作ができます。
- 申請の承認
- 申請の一括承認
- 申請の差し戻し
操作の対象は、アカウント所有者本人が承認経路に含まれている申請です。
取り消し・アーカイブ
依頼や承認の［取り消し・アーカイブ］権限がある場合、以下の操作ができます。
- 申請の取り消し
- 申請の一括取り消し
- 申請のアーカイブ
- 申請の一括アーカイブ
操作の対象は、アカウント所有者本人が承認経路に含まれている申請です。
旧経路が紐づいている申請の承認・取り消しの注意点
承認や取り消しの対象は、アカウント所有者本人が承認経路に含まれている申請であり、従業員の［操作できる範囲］は影響しません。 ［操作できる範囲］に含まれていない従業員の申請でも、承認経路に含まれていれば承認や取り消しができます。
ただし、フォームに紐づけられている経路が［旧経路（廃止予定）］の場合、［操作できる範囲］に含まれていない従業員の申請は、承認や取り消しができません。 詳しくは旧経路（廃止予定）はどんな経路ですか？を参照してください。
申請の代理提出
［申請の代理提出］を［できる］に設定すると、アプリ一覧にある［申請］から以下の操作ができます。
- 従業員の申請を代理提出
- 代理提出した申請の取り消し
閲覧範囲
その権限を付与されたアカウントが閲覧できる申請の範囲を制御します。
- 自分が経路に入っている申請のみ
- すべての申請
管理者メモ
閲覧
管理者メモの［閲覧］権限がある場合、以下の操作ができます。
- 管理者メモの閲覧
- 管理者メモのCSV出力（申請一覧CSV）
作成
管理者メモの［作成］権限がある場合、以下の操作ができます。
- 管理者メモの入力・送信
更新
管理者メモの［更新］権限がある場合、以下の操作ができます。
- 管理者メモの編集
削除
管理者メモの［削除］権限がある場合、以下の操作ができます。
- 管理者メモの削除
申請のダウンロード
［申請のダウンロード］を［できる］に設定すると、アプリ一覧にある［申請］から以下の操作ができます。
- 申請一覧のダウンロード（CSV）
- 申請内容の一括ダウンロード（CSV）
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