従業員情報申請機能の基本的な使い方
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このページでは、担当者向けに、従業員情報申請機能の概要と基本的な使い方を説明します。
従業員情報申請機能とは
従業員情報申請機能は、申請フォームを使って、［従業員リスト］の従業員情報を登録、更新する機能です。 例えば、「住所変更」や「通勤手当」など社内で運用している紙の申請を、SmartHRに置き換えることで、業務効率化を図れます。
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従業員情報申請機能では、情報を収集するための申請フォームを作成し、従業員と紐づけて管理したい情報や画像データを収集できます。
従業員から申請フォームが提出されると、［従業員リスト］の従業員情報に自動で反映されます。
事前に承認してから情報を反映したい場合は、承認者の設定も可能です。
従業員情報申請機能が活躍する場面
たとえば、以下のような場面で利用できます。
- 社内で運用している従業員情報に関連する各種申請をオンラインで完結したいとき
- 招待時に収集できなかった従業員情報を後から収集したいとき
- すでに登録している家族の扶養状況を従業員に確認し、必要に応じて更新してほしいとき
- 運転免許証や車検証などの画像ファイルを収集したいとき
従業員情報を収集する流れ
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事前準備
従業員が申請を提出できるようにするためには、事前準備として申請フォームと承認経路を作成します。
申請フォームは、従業員が1回の申請で更新できる従業員情報をまとめた入力フォームです。 承認経路は、提出された申請に対して、誰がどの順番で承認するのかを指定する機能です。
大きく分けて、以下の手順で事前準備を進めます。 詳細は、従業員情報申請機能｜SmartHRスクール別タブで開くを参照してください。
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1.カスタム従業員項目を準備する
従業員から集めたい情報の従業員項目がSmartHRにない場合、もしくは、「産休・育休情報」や「部署・役職情報」など、従業員情報申請機能で収集できない従業員項目を収集したい場合は、カスタム従業員項目を追加します。
カスタム従業員項目を追加すると、追加したカスタム従業員項目が申請フォームの項目として設定できるようになります。
2.承認者に必要な権限を設定する
承認経路で、管理者・事務担当者以外の従業員を承認者に設定するには、権限設定が必要です。 承認者となる従業員用のカスタム権限を作成し、承認者となる従業員のアカウントに紐づけます。
3.承認経路を作成する
提出された申請に対して、誰がどの順番で承認するのかを決め、承認経路を作成します。
4.申請フォームを作成する
従業員に入力してもらいたい従業員項目を設定したり、手順3で作成した承認経路と申請フォームを紐づけたりして、申請フォームを作成します。
申請の提出
「事前準備」が完了したら、従業員情報申請を進めます。
申請の提出方法には、以下の３つがあります。
- 任意のタイミングで申請を提出する
- 担当者が従業員に申請の提出を依頼する
- 他の従業員の申請を代理で提出する
任意のタイミングで申請を提出する
申請フォームの作成時に、従業員がいつでも申請を提出できるよう設定している場合、従業員は任意のタイミングで申請を提出できます。
担当者が従業員に申請の提出を依頼する
管理者と事務担当者、申請の依頼権限があるアカウントは、従業員に申請の提出を依頼できます。
他の従業員の申請を代理で提出する
申請フォームの作成時に「代理人からの提出」を許可している場合、代理人は他の従業員の申請を代理で提出できます。
申請の承認・差し戻し
承認経路を設定している場合、承認者は従業員から提出された申請を承認します。 必要に応じて、差し戻しや申請の取り消しも可能です。
申請詳細画面では、申請フローや履歴を確認できます。
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従業員情報申請機能でできないこと・おすすめしないケース
従業員情報申請機能でできないこと
従業員情報申請機能では、行政手続きに必要な書類を作成できません。書類を作成するには、各種手続きを作成します。
従業員情報申請機能をおすすめしないケース
法律上、情報管理における要件が定められている業務で使う情報や、従業員情報に紐づける必要のない情報については、従業員情報申請機能の利用はおすすめしません。