従業員の資格・研修の有効期限を通知する

資格や研修の有効期限が切れそうな従業員がいるときに、通知を送信する方法を説明します。

通知の種類

通知には、以下の2種類があります。

• 管理者・担当者のための通知：資格・研修の有効期限が近い従業員がいることをお知らせします。
• 従業員のための通知：従業員に、自身が保有している資格・研修の有効期限が近くなったことをお知らせします。

管理者・担当者のための通知を受け取れるのは、スキル管理機能の権限設定で［ロール］が、上から2番目の「すべての従業員」に設定されているアカウントです。

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従業員のための通知は、在職中のすべてのアカウントに送信されます。

有効期限の通知を設定する

1. ［スキル管理］メニューの［設定］を押す

スキル管理機能に移動し、画面上部［スキル管理］メニューの［設定］を押すと、設定画面が表示されます。

2. 画面左側の［マスターデータ設定］にある［資格(もしくは研修)］を押す

設定画面で、画面左側の［マスターデータ設定］にある［資格（もしくは研修）］を押すと、［資格（もしくは研修）のマスターデータ設定］画面が表示されます。

3. 通知設定したいマスターデータの右側の［操作］ > ［編集］を押す

通知設定をしたいマスターデータの右側の［操作］を押して、ドロップダウンリストの［編集］を押すと、マスターデータ編集画面に移動します。

4. 有効期限の通知を設定する

［有効期限］で［必要］にチェックを入れます。 ［有効期限の通知設定］を押し、有効期限の通知設定画面を開きます。 ［通知を追加］を押し、有効期限の何日前に通知を送るかを選択します。

［従業員への通知を送る］にチェックを入れると、管理者に通知が送られるのと同じタイミングで、資格・研修を保有している従業員本人にも通知されます。 通知メールの内容は 従業員向けの通知 を参照してください。

必要な項目を設定したら、［設定］を押します。

5. 設定した通知タイミングを保存する

［更新］を押して変更した内容を保存します。

通知メールの内容

管理者・担当者のための通知

管理者・担当者のための通知は、資格・研修それぞれで、1日に最大1通、通知されます。 通知対象の資格・研修がない場合は通知されません。

メールタイトル

従業員の資格の有効期限をお知らせします|{企業名}

メール本文

{日付}に有効期限の通知が送信されるように設定された資格があります。

以下のURLを押すと、対象の資格を確認する画面に移動します。
画面で資格名を押し、有効期限が近い従業員を確認してください。

{有効期限管理画面へのURL}

有効期限管理について詳しくは、以下のヘルプページを参照してください。

資格・研修の有効期限を管理する
https://support.smarthr.jp/ja/help/sections/85a7bd1a-7ec5-4adf-95b5-e160ef232b4f/

従業員のための通知

従業員のための通知は、資格・研修ごとに通知が送信されます。

メールタイトル

資格の有効期限があと{期限が切れるまでの日数}日で切れます【{資格名}】|{企業名}

メール本文

あなたが保有している資格【{資格名}】の有効期限が{有効期限日}に切れます。

資格の有効期限を更新するには、以下のURLから申請を提出してください。
{スキル情報の申請画面のURL}

詳しい操作手順については、以下のヘルプページを参照してください。
・スキル情報の申請を提出する: https://support.smarthr.jp/ja/help/articles/2de6ef6f-6b72-4ac7-a6df-4216078d7e46/

※学習管理機能を利用可能な場合は、「学習管理でコースを受講する方法」のヘルプページもメール本文に追記されます。