年末調整機能の初期設定の流れ
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年末調整機能で［はじめる］を押してから、従業員に年末調整の依頼を送る前までの作業を「初期設定」と呼びます。 このページでは、初期設定の操作の流れについて説明します。
年末調整機能で［はじめる］を押す
年末調整機能のダッシュボードにある［はじめる］を押して、初期設定を開始します。
年末調整の対象にしたい従業員が表示されているかを確認し、依頼グループに振り分けます。対象となる従業員や依頼グループは、後からでも追加・変更できます。
年末調整の対象となる従業員を確認する 依頼グループを作成し、従業員を振り分ける 年末調整の依頼グループの設定と変更方法
従業員や依頼グループを追加・変更する
従業員を追加する
［はじめる］での設定を完了した後、基本機能で従業員を新しく追加した場合は、年末調整機能の［従業員情報を同期］を押して、基本機能から従業員情報を同期してください。
年末調整の対象となる従業員を確認する 従業員を指定して基本機能から年末調整の依頼グループに取り込む
事業所情報・従業員情報を変更する
［はじめる］での設定を完了した後、事業所情報や従業員情報を変更した場合は、以下のページを参照してください。
Q. 年末調整の依頼グループ作成後に、事業所情報や従業員情報を変更した場合は自動で反映されますか？
依頼グループを追加・変更する
［はじめる］での設定を完了した後、依頼グループを追加・変更したい場合は［対象従業員設定］から操作できます。
依頼グループを作成し、従業員を振り分ける 年末調整機能で従業員の依頼グループを変更する 年末調整の依頼グループを削除する
年末調整の通知設定や住所の印字設定を確認する
すべての依頼グループに適用される通知設定、住所の印字設定を確認し、必要に応じて変更してください。
年末調整の通知設定をする 年末調整のステータスを「確定」した際の従業員への通知設定 年末調整の書類に印字する住所の設定をする
保険料・住宅ローン控除などのデータを取り込む
前年の保険料や住宅ローン控除情報を取り込む
前年の年末調整をSmartHRで実施した場合は、従業員が申告した保険情報と住宅ローン控除情報を今年の年末調整に引き継ぎ、従業員のアンケート画面に表示できます。 他システムの前年の保険情報はCSVファイルでインポートできます。
団体保険料のデータを取り込む
取り込み可能な団体保険ファイルをお持ちの場合は、団体保険情報を一括インポートして、従業員のアンケート画面に反映できます。
企業型確定拠出年金のデータを取り込む
企業型確定拠出年金のデータをインポートして、従業員のアンケート画面に反映できます。
年末調整対象外の従業員を［対象外］に変更する
乙欄・退職予定・給与支給対象外・収入が2,000万円を超えるなどの理由で年末調整の対象とならない従業員がいる場合は、［対象外理由］を設定して、年末調整の対象外にします。
年末調整対象外だが来年の「扶養控除等（異動）申告書」を作成したい従業員がいる場合は、どの方法で書類を作成するかをあらかじめ検討してください。作成方法によっては、対象外に変更しないでおく必要があります。
年末調整で来年の「給与所得者の扶養控除等（異動）申告書」のみを作成する方法
従業員の回答画面のヒントメッセージを設定する
従業員のアンケート回答画面には、設問ごとにヒントメッセージを設定できます。 従業員から例年問い合わせが多い箇所や、独自の運用を案内したい設問にヒントメッセージを設定しましょう。
書類の提出方法、締切、メールフォーマットなどの設定を確認する
以下の項目は依頼グループごとに設定します。初期設定で選択した設定内容を確認し、必要に応じて変更してください。
- 書類・原本設定：年末調整の依頼グループの設定と変更方法
- 管理者からのお知らせ：従業員の年末調整画面に管理者からのお知らせを設定する
- 従業員に送信されるメールフォーマット：【一覧】年末調整機能で届く通知（メール）の内容
- 年末調整が未提出の従業員への再通知設定、提出の締切設定：年末調整の再通知と締切を設定する
基本機能からマイナンバーを同期する
マイナンバー機能で収集した従業員・扶養家族のマイナンバーを年末調整機能に同期します。
基本機能からマイナンバーを同期する 年末調整のマイナンバーに関するよくある質問
初期設定が完了したら、従業員にアンケートの回答を依頼します。
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