申請の適用日とは

申請の適用日とは、指定した日付時点の情報として、申請内容をSmartHRの従業員情報に反映できる機能です。適用日は従業員が申請を提出する際に指定します。

たとえば、従業員が先月引っ越しをしていた場合、いつ引っ越しをしたかという日付情報とあわせて、新しい住所や通勤経路などを申請フォームを使って収集し、SmartHRの従業員情報に反映できます。 画像を表示する

申請の適用日でできること

• 申請の適用日には、申請提出日またはそれより前の日付のみ指定できる

  • 申請提出日が「2025年4月21日」の場合、適用日に「2025年4月22日」以降の日付は指定できません。

• 申請の適用日を利用するかどうかは、申請フォームごとに設定できる

• 適用日が指定された申請が最終承認されると、指定された日付時点の情報として、SmartHRの従業員情報に反映できる

  • あわせて、適用日時点からの従業員情報の履歴が作成されます。最終承認後に申請がアーカイブされても、申請によって作成された従業員情報の履歴は削除されません。

申請の適用日が対応していない申請フォーム

• 家族情報項目または通勤経路検索項目が含まれている申請フォーム
• 従業員の登録申請用の申請フォーム

申請の適用日を有効にするには

申請フォームで適用日設定を有効にします。

1. 申請フォームの作成画面または編集画面を表示する

申請フォームを管理するを参照して、画面を表示します。

2. ［適用日設定］で［あり］を選択し、適用日の表示名やヒントメッセージを入力する

［適用日設定］で［あり］を選択し、下記の項目を入力します。

• ［適用日の表示名］ ［適用日設定］を［あり］にすると、表示名の入力が必須になります。 従業員がいつの日付を入力するとよいかわかる項目名を入力してください。

• ［適用日のヒントメッセージ］ ヒントメッセージは、申請の入力画面・確認画面・詳細画面に表示されます。 申請者や承認者の操作がスムーズに進む案内を入力してください。 画像を表示する

3. 申請時に利用する従業員項目を選択して、［作成］または［更新］を押す

詳しい操作は、申請フォームを管理するを参照してください。

既存の申請フォームで適用日設定を有効にする場合の注意

既存の申請フォームで適用日設定を有効にすると、まだ承認されていない申請にも適用日の指定が必要になります。 承認時に適用日が未指定の場合、承認者は申請を差し戻し、適用日を修正してから申請を再提出するよう従業員に依頼してください。 適用日設定を有効にした時点で最終承認済みの申請には、適用日の指定は不要です。

• 適用日設定を有効にする前 画像を表示する
• 適用日設定を有効にした後 画像を表示する

提出された申請の適用日を確認するには

申請の詳細画面やダウンロードした申請内容のCSVファイルから適用日を確認できます。 申請一覧や絞り込みからは確認できません。

操作イメージ

従業員が申請を提出するとき

申請の作成画面で、最初に申請の適用日を選択します。 選択した日付時点の従業員情報が、後続の申請フォームに表示されます。従業員は新しい情報を申請フォームに上書きし、申請を提出します。 画像を表示する

申請を提出したあとに適用日を修正するには

申請を提出したあとに適用日を修正したい場合は、次のどちらかを行ないます。

• 申請者本人が申請を取り消し、新たな申請を提出する
• 承認者から申請を差し戻してもらい、適用日を修正して申請を再提出する

承認者が申請を確認するとき

申請の詳細画面の［申請内容］タブで、申請の適用日を確認できます。 承認者は適用日を編集できません。適用日の修正が必要な場合は、申請を差し戻し、適用日を修正してから申請を再提出するよう従業員に依頼してください。 画像を表示する

申請内容の見かた

適用日時点の申請前・申請後を比較する形で申請内容を確認できます。 画像を表示する