特別徴収税額通知管理機能の基本的な使い方
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特別徴収税額通知管理機能とは
特別徴収税額通知管理機能は、従業員の住民税の特別徴収税額通知書をオンラインで管理・配付できる機能です。紙の通知書の手渡しや郵送の手間を省き、通知書の管理と配付を効率化します。
特別徴収税額通知管理機能を利用することで、eLTAXからダウンロードした特別徴収税額通知書の電子データを直接従業員に配付する場合と比べて、管理者・担当者と従業員の双方に以下のメリットがあります。
- 管理者・担当者：通知書の配付漏れや誤配付のリスクを軽減できる
- 従業員：通知書の開封が容易で、スマートフォンからも通知書の確認が可能
管理者・担当者は、eLTAXからダウンロードした特別徴収税額通知書のZIPファイルをSmartHRにアップロードすることで、従業員にオンラインで通知書を配付できます。システムが受給者番号や社員番号を照合し、自動で通知書と従業員を紐づけるため、手作業による通知書の仕分けが不要になります。従業員と紐づけて通知書を管理でき、管理者・担当者は配付状況を把握しやすくなります。
従業員は、複雑な操作をせずとも、通知書を開封し、確認できます。eLTAXの電子データを直接従業員に配付する場合と比べて、パスワード取得用のPDFファイルに記載されたURLからパスワードを取得したり、パスワードを使用してZIPファイルを回答したりする手間が省けます。特別徴収税額通知管理機能を利用することで、画面上の案内に従って操作するだけで、通知書を開封・確認できます。
管理者の操作の流れ
管理者・担当者による以下の操作で、従業員に特別徴収税額通知書を配付できます。
- 事前準備
- eLTAXから特別徴収税額通知書のZIPファイルをダウンロードします。
- 配付対象者を記載したCSVファイルを作成します。
- 特別徴収税額通知書のZIPファイルと、配付対象者のCSVファイルを、SmartHRにアップロードします。
- 通知書と従業員が自動で紐づくため、紐づきを確認・修正します。
- 従業員に通知書を配付します。
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オンラインデモ・操作マニュアル
オンラインデモでは、実際の操作画面を見ながら機能の基本的な使い方を学習できます。
操作マニュアルでは、機能の各操作の手順を確認できます。 【操作マニュアル】特別徴収税額通知管理機能別タブで開く
よくある質問
管理者・担当者も従業員の通知書をSmartHR上で開封できますか？
いいえ、できません。通知書は本人だけが開封できます。
管理者・担当者は従業員の開封状況を確認できますか？
いいえ、できません。従業員の開封状況を確認する機能の提供は未定です。
一部の従業員にだけ通知書を紙で配付したい場合はどうすればよいですか？
SmartHR上では、本人だけが通知書を開封・印刷できます。管理者・担当者が印刷したい場合、事前に本人から同意を得た上で、eLTAXからダウンロードした元のZIPファイルを開いて印刷し、本人に受け渡す方法が考えられます。
指定した時刻に通知書を配付できますか？
いいえ、できません。配付を予約する機能の提供は未定です。
SmartHRへの招待が完了していない従業員に通知書を配付できますか？
はい、従業員情報の登録があれば配付できます。ただし、住民票住所と現住所のどちらも登録がない場合、住所の一致はチェックされません。
退職者や休職者にも通知書を配付できますか？
はい、できます。SmartHRのアカウントがある退職者や休職者にも配付でき、本人による開封・閲覧も可能です。
通知書と従業員情報の住所の一致はどのようにチェックをしていますか？
住所は都道府県と市区町村までの一致がチェックされます。番地やマンション名だけが異なっている場合は、一致と見なされます。
従業員はスマートフォンでも通知書を確認できますか？
はい、スマートフォンからも確認できます。
機能を試すための通知書のサンプルデータはありますか？
はい、eLTAXのサンプルデータを利用できます。以下のページで、「特徴税通」の「特徴税通システム サンプルデータ」の項目から、サンプルデータをダウンロードしてください。 各種ドキュメント｜eLTAX 地方税ポータルシステム別タブで開く
サンプルデータを用いて通知書を登録する手順については、以下の操作マニュアルを参照してください。 特別徴収税額通知管理_サンプルデータ登録手順別タブで開く