メールアドレスアカウントの招待を一括送信する（CSV）

メールアドレスアカウントを一括発行して、従業員に招待を送信する方法を説明します。 この記事では、招待の事前準備が完了していることを前提に説明します。

招待方法のタイプと操作の流れ

メールアドレスアカウントの招待方法は、A〜Dの4種類があります。 このうちDタイプは、従業員以外向けの方法です。このページでは、従業員向けの招待方法であるA〜Cタイプについて説明します。

以下を参照して、適したタイプを決めてください。 メールアドレスアカウントに適した招待方法を選ぶには メールアドレスアカウントの招待の流れ

1. 従業員情報をSmartHRに登録する

アカウントを発行する前に、従業員情報を登録しておく必要があります。 従業員情報の登録は、次のいずれかの方法で行ないます。

• 個別登録：従業員を追加して従業員情報を登録する
• 一括登録：複数の従業員情報を一括で登録する
• 履歴書からの読み取り：履歴書から従業員情報を登録する 画像を表示する

登録する情報

タイプ	必要な情報*
A・Bタイプ： 招待フォームありの場合	［メールアドレス］や［社員番号］、［姓名］など、アカウントの発行に必要な最低限の情報のみ登録します。
Cタイプ： 招待フォームなしの場合	履歴書などをもとに、以下の情報を登録します。 ［メールアドレス］［社員番号］［姓名］［姓名（ヨミガナ）］［生年月日］［戸籍上の性別］［現住所］［在籍状況］

^*：CSVファイルを使って招待を一括送信する場合は、［社員番号］の登録が必要です。

2. （任意）書類を配付する

雇用契約書や労働条件通知書といった書類への確認・合意を依頼するには「文書配付機能」を使います。

従業員情報の登録後、メールアドレスアカウントを発行する前に、文書配付機能で書類を配付することで、従業員に招待と同時に書類の確認・合意を依頼できます。

従業員情報を登録後、以下の手順で文書を配付してください。 招待・入社手続きの入力依頼と同時に書類の確認・合意を依頼する（メールアドレスアカウント）

3. CSVファイルを使って、メールアドレスアカウントの招待を一括送信する

3-1. ホームにあるアプリ一覧の［従業員リスト］を押す

ホームにあるアプリ一覧の［従業員リスト］を押して、従業員リストに移動します。

3-2. ［従業員管理］>［SmartHRに招待（ファイル）］を押す

［従業員管理］>［SmartHRに招待（ファイル）］を押すと、従業員の一括招待（ファイル）画面に移動します。 画像を表示する

3-3. CSVファイルをダウンロードする

［招待できる状態の従業員の一覧をダウンロード］を押すと、バックグラウンド処理が開始されます。 バックグラウンド処理後にデータをダウンロードするを参照して、CSVファイルをダウンロードしてください。 画像を表示する

ダウンロードしたCSVファイルには、次の条件を満たす従業員が含まれます。

• 従業員情報に社員番号とメールアドレスが登録されている。

• 在籍状況が［在職中］である。

• CSVファイルをダウンロードしたアカウントの権限で、操作範囲となる従業員である。 【一覧】権限設定の［従業員関連］で制御できる内容

3-4. CSVファイルを編集する

ダウンロードしたCSVファイル上で、以下の情報を設定します。

タイプ	必要な情報
Aタイプ： 招待フォームあり（入社手続きあり）の場合	［従業員招待フォーム］、［アカウント権限］を設定します。
Bタイプ： 招待フォームあり（入社手続きなし）の場合	［従業員招待フォーム］、［アカウント権限］を設定します。 ［従業員招待フォーム］欄に「招待フォームなし」と入力し、［アカウント権限］**を設定します。
Cタイプ： 招待フォームなしの場合	［初期パスワード］、［アカウント権限］を設定します。 ［従業員招待フォーム］欄に「なし」と入力します。

ダウンロードしたCSVファイルをもとに、アカウント権限や従業員招待フォームを編集し、一括招待用のファイルを準備します。 画像を表示する

Cタイプの注意

必要な従業員情報が登録されていない場合、［従業員招待フォーム］で［なし］を選択して招待を送信すると、バックグラウンド処理の結果がエラーになります。必要な従業員情報を登録してから招待を送信してください。 Q. 従業員リストで、名前の横に表示された［！］アイコンを消す方法は？

［従業員招待フォーム］で［なし］を選択した場合、標準招待メールのフォーマットで従業員に送信されます。ほかのメールフォーマットに変更できません。

3-5. CSVファイルを選択し、［一括招待］を押す

従業員の一括招待（ファイル）画面の［ファイルを選択］を押して、CSVファイルを取り込みます。 画像を表示する

CSVファイルが選択されたことを確認して、［一括招待］を押します。 画像を表示する

バックグラウンド処理が開始され、招待中の従業員の一覧画面が表示されます。

3-6. 招待の送信状況を確認する

バックグラウンド処理が完了すると、招待中の従業員の一覧画面に招待済みの従業員が反映されます。 画像を表示する

バックグラウンド処理の状況は、［共通設定］>［バックグラウンド処理一覧］から確認できます。

4. （Aタイプのみ）入社手続きの入力依頼を送信する

ホームの手続きウィジェットにある［入社］から操作すると、招待と同時に入社手続きの入力依頼ができます。 依頼の際には、「入社予定日」を入力してください。 詳しくは、入社手続きの前に、従業員本人に情報を入力してもらうを参照してください。

5. 【従業員の操作】招待のタスクを実施する

以下の流れで従業員の操作が進みます。

5-1. 管理者からの連絡を受け取る

管理者が連絡したログイン情報をつかって、SmartHRにログインします。

5-2. パスワードを入力し、アカウントの初期設定をする

従業員は任意のパスワードを入力し、アカウントを設定します。

5-3. （管理者が2要素認証の設定を必須にしている場合）2要素認証を設定する

管理者が2要素認証を必須に設定している場合、パスワード設定完了後に2要素認証の設定画面が表示されます。 2要素認証の設定を完了するまで、次のステップに進めません。

5-4. （必要であれば）書類の確認・合意をする

従業員がアカウントの初期設定を完了するまでの間に、管理者から送信された書類が表示されます。

書類の誤りなどで従業員が書類を差し戻した場合、管理者が書類を再作成・再送し、従業員の確認・合意が完了するまで、招待フォームの入力には進めません。

5-5. （A・Bタイプのみ）情報を提出する

従業員招待フォームの入力やマイナンバーの提供、入社手続きの入力などを行ないます。

6. （A・Bタイプのみ）提出された情報を確認する

• 提出された従業員情報を確認する場合： 招待フォームに入力された内容は、担当者の承認なしでSmartHRに登録されます。 登録内容を確認する場合は、従業員リストから該当の従業員の情報を確認してください。

• マイナンバーを提供してもらった場合： 従業員から提供されたマイナンバー情報は、「チェック待ち」ステータスになります。担当者で提供された情報を確認し、問題がなければSmartHRへの登録を進めてください。 従業員から提供されたマイナンバー情報をチェックする

• 入社手続きに必要な情報を提出してもらった場合： 担当者で従業員から提出された内容を確認し、手続きを進めるか、内容に不備がある場合は修正を依頼します。 従業員から情報が提出されたあと、入社手続きを進める

7. 行政手続きに向けた準備をする

詳しい手順は、以下のページを参照してください。 手続きをもとに書類を作成する 電子申請を作成する

8. （任意）アカウントの権限を変更する

Aタイプの場合、アカウントの権限は「メンバー」に設定されています。 必要に応じて、適切な権限に変更してください。 アカウントの権限を確認・変更する

招待に関してよくある質問やエラー

招待に関してよくある質問やエラーは、下記のページを参照してください。

• Môi trường chuẩn để SmartHR hoạt động
• 招待の進捗確認
• メールアドレスアカウントのメールのエラーを解除する
• 他のアカウントのロックを解除する