招待メールの再通知を設定する

招待や入社手続きが完了していない従業員に対して、自動でメールを再通知する方法を説明します。

システム標準の従業員招待フォームである、［SmartHR 入社手続き不要従業員向けフォーム］と［SmartHR 標準招待フォーム］には再通知を設定できません。 システム標準の従業員招待フォームとは

操作手順

再通知を設定するときは、招待フォームごとに設定します。

1. ホームにあるアプリ一覧の［共通設定］>［従業員招待フォーム］を押す

ホームにあるアプリ一覧の［共通設定］を押します。画面左側に表示される共通設定の一覧から［従業員招待フォーム］を押すと、従業員招待フォーム画面が表示されます。

操作に必要な権限は、従業員招待フォームの管理に必要な権限を参照してください。

2. メールの再通知を設定したいフォームを押す

従業員招待フォームの一覧で、目的のフォームを押します。

3. （任意）メールフォーマットを選択する

［フォーム情報］で、招待メールに使う［メールフォーマット］を選択します。 新たにメールフォーマットを追加する場合は、従業員が受け取るメールの内容をカスタマイズするを参照してください。 画像を表示する

4. 招待メールを再通知する頻度を設定する

［再通知］で、招待メールを再通知するかどうかを設定します。

ドロップダウンリストから、［再通知しない］、もしくは［1週間毎］などの頻度を選択してください。

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5. フォームを確認し、［更新する］を押す

その他の編集項目については、従業員招待フォームを編集するを参照してください。 従業員招待フォームの編集が完了したら、［更新する］を押します。

再通知のタイミング

「招待した日」から最大で1年間、設定した頻度ごとに通知メールが送信されます。 初回の通知から1年以上経過すると、メールは送信されなくなります。

1ヶ月毎を選択した場合

再通知のタイミングに［1ヶ月毎］を選択すると、30日ごとに通知します。

例えば「7/1」に招待した場合、初回は「7/31」、次回は「8/30」に再通知します。

再通知のメール内容

従業員の対応状況によりメールの内容が変わります。 詳しくは、【一覧】再通知で届く招待メールの内容を参照してください。

Q. 招待メールの再通知の設定を変更すると、招待済みの従業員にも変更内容が適用されますか？

A. はい、適用されます。

招待メールの再通知頻度を変更すると、招待した日を起点に、変更後の頻度で招待メールが送信されます。 再通知頻度の変更後に招待を送信された従業員も、新しい通知頻度で通知されます。

当初設定されていたメール配信頻度と、設定を変更されたタイミングが重なる場合、稀に前の設定で配信されることがあります。