部署マスターの一括操作用CSVファイルの作り方

部署の一括追加・更新、部署履歴の一括追加・更新の際のCSVファイルの作り方を、パターン別に説明します。

3つの一括操作の違い

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［部署を一括追加（CSV）］からは、部署を新規で追加できます。

［部署を一括更新（CSV）］からは、すでに追加されている部署の情報を更新できます。

［部署履歴を一括追加・更新（CSV）］からは、適用日を指定して部署を追加・更新できます。

一括操作用CSVファイルに必要な項目

CSVファイルの各列に、以下の値を入力します。

• ［code］列：部署コード
• ［level1］〜［level10］列：部署名
• （部署履歴の一括追加・更新の場合のみ）［適用日］列：適用日

部署に階層がある場合、上位から順にlevel1、level2、level3…の列に入力します。 下位部署を入力する際も、上位部署名をすべて入力する必要があります。下図のように、階段状に入力します。

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取り込む際は上の行から順に取り込まれるため、上位部署から追加・更新されるように記載してください。

組織変更のパターン別・一括操作用CSVファイルの作成例

部署が新設される場合

新しい部署を追加するには、適用日を指定しない場合は［部署を一括追加］を、適用日を指定する場合は［部署履歴を一括追加・更新］を利用します。

CSVファイルの各列には、以下の値を入力します。

• ［code］列：既存の部署マスターと重複しない、新しいコードを指定します
• ［level］列：所属する階層と、新しく追加する部署名
• （指定する場合のみ）［適用日］列：適用日

例：「営業部」（部署コード：X）を新設する場合

code	level1	適用日
X	営業部	2024/4/1

例：既存の営業部の配下に「営業1課」（部署コード：X-001）を新設する場合

code	level1	level2	適用日
X-001	営業部	営業１課	2024/4/1

既存部署の名称が変わる場合

既存部署の名称を変更する場合、適用日を指定しないときは［部署を一括更新］を、適用日を指定するときは［部署履歴を一括追加・更新］を利用します。

各列には、以下の値を入力します。

• ［code］列：更新したい部署マスターの部署コード
• ［level］列：所属する階層と、変更後の部署名
• （指定する場合のみ）［適用日］列：適用日

例：「営業部」の配下にある「営業１課」（部署コード：X-001）の名称を「セールス１課」に変更する場合

code	level1	level2	適用日
X-001	営業部	セールス１課	2024/4/1

既存部署の階層が変わる場合

既存部署の階層を変更する場合、適用日を指定しないときは［部署を一括更新］を、適用日を指定するときは［部署履歴を一括追加・更新］を利用します。

各列には、以下の値を入力します。

• ［code］列：更新したい部署マスターの部署コード
• ［level］列：変更後の階層と、部署名
• （指定する場合のみ）［適用日］列：適用日

例：「マーケティング部」を（部署コード：Y）を「事業本部」の配下に変更する場合

code	level1	level2	適用日
Y	事業本部	マーケティング部	2024/4/1

部署が統廃合される場合

既存の部署を統合する場合、2通りの方法があります。

• 統合後の部署を新たに追加し、既存の部署をすべて廃止する
• 統合される既存部署のうち1つを存続し、それ以外の部署を廃止する

どちらを選択するかによって、部署履歴の残り方が異なります。

統合後の部署を新たに追加した場合、新しい部署として履歴を管理していくことになります。統合よりも前の各部署の履歴は、廃止した部署の履歴として残ります。

統合される既存部署の1つを存続した場合は、存続した部署の過去の履歴に続く形で、統合後の部署の履歴を管理していくことになります。

部署が分割される場合

既存の部署を分割する場合、2通りの方法があります。

• 分割後の部署をすべて新たに追加し、既存の部署は廃止する
• 既存の部署を残しつつ、増える分だけ部署を新たに追加する

どちらを選択するかによって、部署履歴の残り方が異なります。

分割後の部署をすべて新たに追加した場合、新しい部署として履歴を管理していくことになります。分割される前の履歴は、廃止した部署の履歴として残ります。

既存の部署を残しつつ増える分だけ部署を新たに追加した場合、分割以前の履歴は、分割後の部署のうちの1部署の履歴として残ります。