組織図・名簿の自動更新を設定する

組織図・名簿名の右側にある［組織図・名簿操作］から、組織図・名簿を自動更新するかどうかを設定できます。

曜日または日付を指定すると、指定した日に組織図と名簿の部署・従業員情報が定期的に自動更新されます。曜日や日付は複数指定できます。

1.［組織図・名簿操作］>［自動更新設定］を押す

組織図・名簿名の右側にある［組織図・名簿操作］> ドロップダウンリストの［自動更新設定］の順に押します。

2.［組織図・名簿の自動更新］で自動更新の有無、自動更新する曜日または日付を設定する

［自動更新設定］画面の［組織図・名簿の自動更新］で、組織図・名簿を自動更新するかどうかを設定します。

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• 組織図・名簿に表示する部署や従業員情報を変更したくない場合は、［自動で更新しない］を選択してください。部署・従業員情報は自動更新されません。

• 曜日を指定して自動更新したい場合は、［曜日を指定して更新する］を選択し、更新する曜日を選択してください。複数の曜日も指定できます。

• 日付を指定して自動更新したい場合は、［日付を指定して更新する］を選択し、更新する日付を選択してください。複数の日付も指定できます。指定した日が存在しない月は月末日を指定日として取り扱います。

［曜日を指定して更新する］または［日付を指定して更新する］を選択した場合、指定した曜日または日付の午前1時時点の部署・従業員情報で組織図・名簿が自動で更新されます。 組織図・名簿の基準日も自動更新を実施した日付に更新されます。

例：［日付を指定して更新する］を選択して「1日」を指定した場合、毎月1日の午前1時〜3時頃に、組織図・名簿に以下の更新が実施されます。

• 前月の2日から当月の1日までを予約の［適用日］に設定した部署の追加・更新、および、従業員情報の更新の反映
• 前月の2日から当月の1日までを［入社年月日］に設定した従業員情報の取り込み
• 前月の2日から当月の1日までに在籍状況が［退職済み］になった従業員の非表示
• その他、前月の2日から当月の1日までに部署・従業員情報に加えた変更内容の反映

3.［保存］を押す

設定が完了したら、画面下の［保存］を押します。選択した自動更新設定が有効になります。

部署・従業員情報の更新を予約する

組織変更や人事異動が予定されている場合は、SmartHR基本機能で、未来の適用日を指定して、部署・従業員情報の更新を予約します。 詳しくは、予約を追加するを参照してください。

また、入社予定の新入社員を登録する場合は、［入社年月日］に未来の入社予定日を入力して従業員情報を登録してください。 詳しくは、従業員情報と家族情報の登録・更新に関するヘルプページ（目次）を参照してください。 ［入社年月日］が空欄の場合、自動更新時に、所属部署の組織図・名簿や全従業員を対象にした組織図・名簿に、従業員情報が反映されるので注意してください。