スキル管理を業務担当者として使う
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SmartHRのスキル管理機能において、業務担当者として従業員の資格・研修・スキルを収集・管理するために必要な知識や操作について説明します。
スキル管理機能の業務担当者とは
業務担当者とは、スキル管理機能における操作権限の名称です。正確には、「業務担当者」と「業務担当者（マスターデータ操作不可）」の2種類があります。 業務担当者として従業員の資格・研修・スキルを管理することで、次のような課題の解決に役立ちます。
- 業務に必須の資格を持つ従業員を把握し、有効期限を管理することで、資格の失効を防げる。
- 従業員が持つスキルや資格、過去の業務経験を把握することで、誰にどの仕事を任せるかを判断しやすくなる。
- 従業員のスキルギャップを把握することで、どの研修を受講してもらうべきか、どの資格を取得してもらうべきかを判断しやすくなる。
- 部門やチーム全体で、どのスキルや資格を持つ従業員が何名いるかを可視化できる。
事前の設定や確認
スキル管理機能を使い始める前に、以下の点を確認しておきましょう。
スキル管理機能にアクセスできるか確認する
スキル管理機能を使うには、アカウントに適切な権限が付与されている必要があります。 スキル管理を始める前に、以下の手順で、権限を確認します。
- SmartHRにログインします。
- ホーム画面のアプリ一覧から［スキル管理］を探します。
- ［スキル管理］を押して、スキル管理機能のスキルマップ画面が表示されることを確認します。
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スキル管理機能の各画面にアクセスできるか確認する
スキル管理機能には、以下の主要な画面があります。それぞれにアクセスできることを確認してください。
- ［スキルマップ］：従業員のスキル情報を一覧で閲覧できる画面
- ［申請の管理］：スキル情報の提出依頼や、提出された申請を管理する画面
- ［有効期限管理］：資格や研修の有効期限を管理する画面
- ［設定］：マスターデータなどの設定画面（操作できない場合があります）
スキル管理の基本要素について知る
スキル管理機能を効果的に使用するために、基本的な要素を理解しましょう。
- スキル
- 従業員が持つ業務遂行能力のことで、たとえば、「マネジメントスキル」や「営業・接客スキル」、「プレゼンテーションスキル」などです。
- 組織によって必要とされるスキルやその定義は異なります。
- 資格
- 公的機関や団体が認定する資格のことです。たとえば、「運転免許」や「TOEIC」などです。
- 資格には「合格」を管理するものと、「点数」を管理するものがあります。たとえば、運転免許は「合格」、TOEICは「点数」で管理します。
- 資格には有効期限が必要なものもあります。入力された期限日に近づくと、業務担当者や従業員本人に通知が送られます。
- 従業員が証明書の写しを添付することが必須に設定されている資格もあります。
- 研修
- 従業員が受講した研修や講座のことです。社内研修、外部研修のいずれも管理できます。たとえば、新入社員研修やコンプライアンス研修などです。
- 資格同様、有効期限の入力や証明書の写しの添付が必要な場合があります。
- 「学習管理機能」をオプションで契約している場合、オンライン研修をSmartHRで作成し、従業員に受講させることもできます。
- 業務歴
- 従業員の過去の業務経験やプロジェクト参加履歴などを自由入力で管理できる機能です。
- スキル・資格・研修とは異なり、従業員からの申請によっては追加できません。
利用可能なスキル・資格・研修を確認する
スキル管理機能で扱えるのは、機能管理者が設定済みのスキル・資格・研修だけです。どのようなスキル・資格・研修が登録されているかを確認しておきましょう。
- ［スキル管理］メニューの［設定］を押します。
- ［スキル］、［資格］、［研修］のいずれかを押すと、登録されているマスターデータの一覧が表示されます。
階層構造になっている場合は、上位の階層を押すと下位の項目が表示されます。
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スキル・資格・研修を従業員に登録する
従業員にスキル・資格・研修を登録するのが、スキル管理機能のもっとも基本的な使い方です。登録する方法は、大きく分けて3つあります。
方法1：業務担当者が登録する
業務担当者が、従業員のスキル・資格・研修を登録する方法です。 従業員1名ずつ登録、またはCSVファイルを使って一括で登録できます。 証明書の写しが必要な場合は、あらかじめ従業員から受け取っておく必要があります。
適した場面：
- すでにスプレッドシートなどで従業員のスキル情報を管理していて、それらをSmartHRのスキル管理機能に移行したい場合
1名分ずつ登録する流れ：
- ［スキル管理］メニューの［スキルマップ］を押して、スキルマップ画面を表示する。
- 従業員を検索して、スキル情報を登録したい人の名前を押す。
- スキル情報詳細画面でスキル・資格・研修を追加する
CSVで一括登録する流れ：
- ［スキル管理］メニューの［スキルマップ］を押して、スキルマップ画面を表示する。
- ［一括操作］を押し、［資格］（または［スキル］、［研修］）を選択する。
- ［従業員の資格を一括登録］（または［従業員のスキルを一括登録］、［従業員の研修を一括登録］）を押す。
- 画面の指示に従って操作する。
方法2：従業員にスキル・資格・研修の提出を依頼する
スキル管理機能の「申請」を使って従業員にスキル情報の提出を依頼し、提出された情報を確認・承認して登録する方法です。 次の3つの提出方法を選択できます。
- 提出するスキル情報を業務担当者が指定する
- 従業員に自由にスキル情報を申請してもらう
- 1と2を組み合わせる
通常の運用では、この申請を使った収集を推奨します。従業員自身が入力することで、情報の正確性が高まり、業務担当者の負担も軽減されます。
適した場面：
- 従業員の、まだ把握していないスキル情報を収集する場合
- 従業員自身に正確な情報を入力してもらいたい場合
- 証明書などの添付ファイルも一緒に収集したい場合
操作の流れ：
- ［スキル管理］メニューの［申請の管理］を押して、申請の管理画面を開く。
- ［申請の管理］画面で［＋申請の依頼を作成］を押す。
- 申請内容を作成し、提出を依頼する従業員を指定して、依頼を作成する。
- 依頼を受けた従業員が申請を提出する。
- 提出内容を確認・承認すると、スキル情報が従業員に登録される。
方法3：従業員が自分で申請する
従業員が自分でスキル情報の申請を行なう方法です。業務担当者が提出依頼を出さなくても、従業員が自主的にスキル情報を登録できます。ただし、機能管理者が機能を有効にする必要があります。
適した場面：
- 従業員が自主的に取得した資格などを登録してほしい場合
登録の流れ：
- 従業員がスキル管理のホーム画面を開く。
- ［申請を作成］を押す。
- 画面の指示に従って操作する。
スキル・資格・研修を最新の状態に保つ
スキル情報は一度登録したら終わりではありません。常に最新の状態を保つために、定期的なメンテナンスが必要です。
たとえば、年次や半期ごとに、従業員のスキル情報の更新を依頼します。新しく取得した資格や受講した研修を反映することで、データベースの価値を維持できます。
また、スキル管理機能は、有効期限の管理も可能です。資格や研修に有効期限が設定されている場合、期限が近づいたら更新を促します。
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実際に操作してみよう
ここでは、実際にスキル管理機能の画面上で操作を試してみましょう。以下の手順に従って、スキル情報の収集と管理を体験してください。
自分にスキル情報を登録してみる
まず、自分自身のスキル情報を登録してみましょう。業務担当者は、スキル情報詳細画面から直接スキル情報を登録できます。
- SmartHRにログインし、ホーム画面のアプリ一覧から［スキル管理］を押します。
- ［スキルマップ］を押すと、従業員のスキル情報が一覧で表示されます。
- 自分の名前を探して押します。
- スキル情報詳細画面が表示されます。
- ［＋スキルを追加］、［＋資格を追加］、または［＋研修を追加］を押します。
- 表示されたマスターデータから、任意のスキル・資格・研修を選択します。
- 必要に応じて、取得日や有効期限などの情報を入力します。
- ［追加］を押します。
- スキル情報詳細画面に戻り、登録したスキル情報が表示されることを確認します。
申請機能を体験してみる
次に、申請機能を使ってスキル情報を収集する流れを体験しましょう。ここでは、自分自身に提出依頼を送信します。
手順1：業務担当者として依頼を作成する
- ［申請の管理］を押します。
- ［＋申請の依頼を作成］を押します。
- 以下のように設定します。
- 申請名：「スキル情報の登録テスト」など、わかりやすい名前。
- 申請内容：「管理者指定」を選択し、任意のスキル・資格・研修を指定。
- 承認：「必要」を選択（承認のフローを体験するため）。
- 依頼対象従業員：自分を追加。（画面上は「従業員」と表示されます）
- ［作成］を押します。
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手順2：従業員として依頼された申請を提出する
- 画面左上のSmartHRロゴを押してSmartHRホームを開きます。
- ［あなたのタスク］に「スキル情報の提出」タスクが表示されているので、［確認］を押します。
- 申請画面が表示されるので、指定されたスキル情報を入力します。
- 必要に応じて、取得日や証明書の写しを添付します。
- ［提出］を押します。
手順3：業務担当者として申請を承認する
- ［スキル管理］メニュー > ［申請の管理］を押します。
- 依頼状況が［承認待ち］になっている依頼名を押して、依頼詳細画面を開きます。
- ステータスが［承認待ち］になっている申請者名を押します。
- 提出内容を確認して ［承認］を押します。
- ［スキルマップ］から自分のスキル情報詳細画面を開き、申請で提出したスキル情報が登録されていることを確認します。
よくある質問
従業員に登録したい資格や研修のデータがない
スキル、資格、研修は、機能管理者が設定したものしか利用できません。データの追加は、通常、機能管理者（人事担当者）が行ないます。新しい資格や研修が必要な場合は、機能管理者に連絡して追加を依頼してください。
他部門の従業員のスキル情報が見られない
権限設定により、閲覧できる従業員の範囲が制限されている場合があります。これは正常な動作です。他部門の情報を閲覧する必要がある場合は、機能管理者に相談してください。
従業員から提出された申請を承認できない
- あなたから従業員に提出依頼を送信した場合は、依頼作成時に承認を不要にしている可能性があります。承認が必要な場合は、依頼を再度作成・送信してください。
- 従業員から自発的に提出された申請の場合は、スキル管理機能の［従業員が作成したスキル情報の申請の承認］を「必要」に設定していないと、承認ができません。機能管理者に相談して設定を確認してください。
従業員から申請の操作方法について質問された
スキル情報の申請を提出するを案内してください。