スキル管理を組織で運用する

SmartHRのスキル管理機能は、複数部署、複数担当者で運用することで、1人の担当者に負担を集中させることなく、組織的な運用が可能となっています。

この記事では、スキル管理を活用することのメリットや、組織で運用する場合の全体像について紹介します。また、スキル管理を組織に導入する際の進め方では、具体的な導入の説明もしているので、あわせて参照してください。

スキルデータベースの運用における課題とは

従業員のスキルや資格を組織的に管理することには、迅速な人材配置や、適材適所の実現、育成とキャリアアップへの利用など、多くのメリットがあります。しかし、多くの組織では、従業員のスキルデータベースを維持するに際し、以下のような状況が発生しがちです。

• 従業員のスキルや資格情報が各部署や個人に分散しており、全体的な把握が難しい
• スプレッドシートや紙の管理では、情報の更新や検索に手間がかかり、資格の失効リスクが高まる
• 各部署、各担当者が独自に管理しているため、同じ資格が違う名称で登録されたりする
• 人材配置の検討の際に、必要な情報がすぐに得られない

こうした状況では、せっかくのスキルデータベースを最大限に活用できず、そもそもスキル管理の有効性そのものが崩れかねません。

そうした課題を解決するためにつくられたのが、SmartHRのスキル管理機能です。

SmartHRのスキル管理機能のメリット

マスターデータによるデータの標準化

スキル管理機能では、まずマスターデータを作成し、そのマスターデータをもとに従業員のスキル情報を登録します。これにより、組織内で標準化された情報管理が実現します。 各部門が独自のフォーマットで情報を管理することによるデータのバラつきを防ぐことで、誰もが、いつどのように利用する際も、正確で一貫性のある情報を取得できるようになります。

各部門への業務委譲が可能

従業員のスキル情報収集を、現場部署の担当者に委譲できます。

各部署が所属メンバーの資格・研修・スキルを自律的に収集・管理することで、スキルデータベースの正確性を維持し、その価値を継続的に高めていけます。限られた部署や担当者へ負担が集中するのを軽減しながら、現場の実態に即した情報管理が実現します。

有効期限の検知と自動通知が可能

資格や研修の有効期限を管理し、期限が切れそうな資格を事前に検知して、対象の従業員に自動で通知できます。

業務に必須の資格が失効してしまうリスクを防ぎ、コンプライアンスを維持できます。有効期限の到来を自動的に検知できるため、管理者の負担を軽減しながら確実な管理が可能です。

SmartHRの他機能と連携した活用が可能

スキル管理機能は、SmartHRの他機能と連携することで、さらに幅広い活用が可能になります。

• 配置シミュレーション機能での人材配置の検討中に従業員の資格を参照
• HRアナリティクスで組織内のスキル保有状況を分析
• キャリア台帳で従業員の経歴や人事評価といった情報とともにスキル情報を参照
• 学習管理機能で作成したオンライン研修の受講結果を一元管理

スモールスタートが可能

資格だけ、研修だけなど、管理する情報を限定してスモールスタートできます。すべての情報を最初から完璧に整備する必要はありません。組織の状況に応じて、段階的に管理範囲を広げていけます。

たとえば、まずは業務に必須の資格だけを管理対象として始め、運用が定着してから研修やスキルの管理を追加する、といった進め方が可能です。

スキル管理の組織的運用とは

組織的運用の必要性

スキル管理機能は、小規模な組織であれば、人事担当者など少数のメンバーだけでも運用できます。

しかし、一定以上の規模の組織でスキル管理を行なう場合は、従業員からの収集・承認やメンテナンスを、少数で実施するのは困難です。組織内の各部門やチームが、管掌範囲のスキル管理を自律的に運用できる体制を整備していくことが必要です。

SmartHRのスキル管理機能は、こうした組織的な運用に対応できるように設計されています。ただし、そのためには社内的な計画や準備を周到に行なう必要があります。

組織的運用の主な関係者

スキル管理機能を組織で運用する際には、運用の中心となる関係者がいます。その構成は組織によってさまざまですが、ここでは組織的運用のイメージがわきやすいように、一例を紹介します。

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管理部門の担当者（資格の管理者・研修の管理者など）

組織全体で必要な資格や研修を管理する必要がある部署の担当者です。 たとえば、「資格」を管理する人事部、「研修」を管理する人材開発部などが該当するでしょう。

組織における役割

• 担当する領域（資格、研修など）のマスターデータを整備し、組織内で運用できる状態にする。
• 従業員の資格・研修・スキルがとどこおりなく収集され、かつ最新の状態になっている状態を保つ。

スキル管理機能の権限

• 業務担当者

スキル管理機能での役割

• 組織全体で管理が必要な資格や研修のマスターデータを整備する。
• 上記のような資格や研修を従業員から収集する、または現場部署に収集をお願いする。
• 資格や研修の有効期限切れが起きないように管理する。

事業部門の担当者

管理部門の担当者が組織全体に関わる資格や研修を管理するのに対し、事業部門では、その部門固有の資格や研修、スキルを管理します。たとえば、営業部門であれば営業系の研修やスキルを管理する必要があり、開発部門では各種の実務資格を管理することになるでしょう。

組織における役割

• 担当する事業部門で用いられる資格・研修・スキルのマスターデータを整備し、現場部門で運用できる状態にする。
• 管掌範囲の従業員の資格・研修・スキルがとどこおりなく収集され、かつ最新の状態になっている状態を保つ。

スキル管理機能の権限

• 業務担当者

スキル管理機能での役割

• 自部門で使われる資格・研修・スキルのマスターデータを整備する。
• 上記のような資格・研修・スキルを従業員から収集する、または現場部署に収集をお願いする。
• 資格や研修の有効期限切れが起きないように管理する。

事業部門の現場部署の担当者（部署のスキル管理担当者）

管理部門や事業部門の担当者だけでは従業員の資格・研修・スキルを収集するのが困難な場合、現場部署の担当者をアサインし、収集・管理を移譲することになります。

自部署メンバーが持つ資格やスキルを収集し、かつ、自部署の業務に必要な資格やスキルの習得を促します。

組織における役割

• 自部署のメンバーの資格やスキルのデータを常に最新の状態に維持する。

スキル管理機能の権限

• 業務担当者（マスターデータ操作不可）

スキル管理機能での役割

• 自部署メンバーの資格・研修・スキルの収集
• 自部署メンバーの資格・研修・スキルの有効期限を管理

スキル管理の責任者

スキル管理機能の運用に責任を持つ担当者です。スキル管理導入プロジェクトの発起人や、上記の管理部門や事業部門の担当者にアサインされることが多い役割です。導入後に他の担当者に移譲されることもあります。

組織における役割

• スキル管理の安定的な運用のために、アカウントやガイドラインの管理をする。

スキル管理機能の権限

• 機能管理者または業務担当者
  • 社内の情報セキュリティポリシーによっては、情報システム系の部署が機能管理者を担当する場合もあります。

スキル管理機能での役割

組織的運用におけるスキル管理業務の流れ

スキル管理の業務の流れとしては、次の2つのステップを定期的に繰り返すのが基本です。

1. マスターデータを管理する担当者が、随時マスターデータの追加など整備をする
2. 従業員の資格・研修・スキルを管理する担当者が、従業員からの収集や有効期限管理をする

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「スキル管理を組織に導入する際の進め方」では、ここで説明したような組織的運用を導入・実現するための具体的な進め方について紹介します。