申請機能の利用をおすすめしないケース

申請機能は、従業員から従業員情報を収集して登録・更新する機能です。 一般的なワークフローシステムとは異なるため、利用をおすすめしない場面があります。

法律上の要件が定められている業務

法律上、情報管理における要件が定められている業務の場合、タイムスタンプの付与や閲覧履歴の管理など、対象の業務に特化した機能が求められるケースがあるため、申請機能の利用はおすすめしません。

例として、以下のような業務があげられます。

• 電子帳簿保存法、電子契約法で定められた取引
• 労働安全衛生法で定められたストレスチェック
• マイナンバー法で定められたマイナンバーの収集・管理
• 労働基準法で定められた勤怠管理

代わりに利用できる機能

SmartHRでは、以下の機能を利用できます。

ストレスチェッカー

法律上の要件を満たしたストレスチェックを実施できます。 詳しくは、ストレスチェッカー｜SmartHR Plusを参照してください。

マイナンバー管理機能

法律上の要件を満たし、マイナンバーを安全に収集・管理できます。 詳しくは、マイナンバー管理機能とはを参照してください。

「従業員情報の登録・更新」以外の用途での申請

例えば、以下のような申請にはおすすめしません。

• 休暇申請（欠勤届、有給休暇申請）
• 備品申請（発注申請、貸与申請）
• 日報、研修受講申請、出張申請
• 各種手当の利用申請
• 安否確認

申請機能は、従業員情報を従業員から収集して登録・更新する機能のため、登録済みの従業員情報が申請フォームに表示されます。

1人の従業員が2回以上申請する場合、前回の申請情報が申請フォームに表示されます。

使用頻度が高い場合は、申請フォーム以外の方法を検討することをおすすめします。 従業員情報に紐づける必要のない情報もSmartHRで申請できるよう、開発を検討中です。

対処方法

申請フォームに前回の申請情報を表示させないようにする場合、以下のいずれかの操作をしてください。

方法1：申請の承認後に従業員情報を空欄で更新する

申請の承認が完了したあとで、管理者が、申請者の従業員情報を空欄にする方法です。 詳しい操作方法は、以下のヘルプページを参照してください。

• 従業員情報を個別に更新する
• 複数の従業員情報・家族情報を一括で更新する

方法2：2回目以降の申請用にカスタム項目・申請フォームを作成する

2回目以降の申請用に複数のカスタム項目と申請フォームを作成する方法です。 詳しい操作方法は、以下のヘルプページを参照してください。

• カスタム項目を管理する
• 申請フォームを管理する

アカウント・従業員情報の削除後も申請を残したい場合

申請機能では、申請者のアカウントや従業員情報を削除すると、申請内容も削除されます。 削除対象のアカウントがマルチログインアカウントの場合、ほかの企業アカウントでアカウントが残っている限り、申請内容は削除されません。

法律で保存期間が定められた法定保存文書の場合、保存期間内に削除されるおそれがあるため、申請機能の利用はおすすめしません。

例として、以下のような文書があげられます。

• 稟議書、重要決裁文書
• 取引証憑書類（請求書、注文書、契約書、見積書、領収書など）