申請機能の利用をおすすめしないケース
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申請機能は、申請フォームを使って従業員情報を収集できる機能です。 収集した情報は、［従業員リスト］の従業員情報に反映されます。 一般的なワークフローシステムとは異なるため、利用をおすすめしない場面があります。
ケース1：法律上の要件が定められている業務
法律上、情報管理における要件が定められている業務の場合、タイムスタンプの付与や閲覧履歴の管理など、対象の業務に特化した機能が求められることがあるため、申請機能の利用はおすすめしません。
例として、以下のような業務があげられます。
- 電子帳簿保存法、電子契約法で定められた取引
- 労働安全衛生法で定められたストレスチェック
- マイナンバー法で定められたマイナンバーの収集・管理
- 労働基準法で定められた勤怠管理
代わりに利用できる機能
SmartHRでは、以下の機能を利用できます。
ストレスチェッカー
法律上の要件を満たしたストレスチェックを実施できます。 詳しくは、ストレスチェッカー｜SmartHR Plusを参照してください。
マイナンバー管理機能
法律上の要件を満たし、マイナンバーを安全に収集・管理できます。 詳しくは、マイナンバー管理機能とはを参照してください。
ケース2：「従業員情報の収集」以外の用途での申請
申請機能は、申請フォームを使って従業員情報（氏名、住所、扶養情報など）を収集する機能のため、従業員情報に紐づける必要のない情報の収集には適していません。
たとえば、以下のような申請にはおすすめしません。
- 休暇申請（欠勤届、有給休暇申請）
- 備品申請（発注申請、貸与申請）
- 日報、研修受講申請、出張申請
- 各種手当の利用申請
- 安否確認
上記の使用頻度が高い場合は、申請機能以外の方法を検討することをおすすめします。
ケース2で申請機能を使う場合
従業員情報を更新するための申請フォームには、［従業員リスト］にある従業員情報が表示されます。また、従業員情報を更新するための申請フォームを使って、1人の従業員が2回以上申請すると、前回の申請情報が申請フォームに表示されます。 このため、ケース2で申請機能を使う場合は、申請フォームに前回の申請情報を表示させないようにする工夫が必要になります。
申請フォームに前回の申請情報を表示させないようにするには、以下のどちらかの操作をしてください。
対処方法1：申請の承認後に従業員情報を空欄で更新する
申請の承認が完了したあとで、管理者が、申請者の従業員情報を空欄にする方法です。 詳しい操作方法は、以下のヘルプページを参照してください。
対処方法2：2回目以降の申請用にカスタム項目・申請フォームを作成する
2回目以降の申請用に複数のカスタム項目と申請フォームを作成する方法です。 詳しい操作方法は、以下のヘルプページを参照してください。
ケース3：アカウント・従業員情報の削除後も申請を残したい場合
従業員情報を更新するための申請フォームを使う場合、申請者のアカウントや従業員情報を削除すると、申請内容も削除されます。 削除対象のアカウントがマルチログインアカウントの場合、ほかの企業アカウントでアカウントが残っている限り、申請内容は削除されません。
法律で保存期間が定められた法定保存文書の場合、保存期間内に削除されるおそれがあるため、申請機能の利用はおすすめしません。
例として、以下のような文書があげられます。
- 稟議書、重要決裁文書
- 取引証憑書類（請求書、注文書、契約書、見積書、領収書など）
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