評価テンプレートの構成を検討する

評価テンプレートの構成を検討する際の指針について説明します。

評価テンプレートは、1つの評価プロジェクトに複数取り込み、評価対象者に対して1対1、1対多、多対1で紐づけできます。評価項目や評価の工程といった人事評価制度に合わせて柔軟に運用できますが、そのためには、評価テンプレートをいくつ用意し、どのように使い分けるかという構成を設計する必要があります。

評価プロジェクトで評価テンプレートを1つだけ使うケース

評価プロジェクトに取り込む評価テンプレートは1つでも問題ありません。

評価テンプレートを1つだけで運用するメリットは、運用がシンプルになることです。評価テンプレートを評価プロジェクトに取り込んだり、評価対象者と紐づけるのが簡単で、評価テンプレートの修正も楽になります。従業員の数が少ない場合や、一部の部署だけで人事評価機能を利用する場合など、評価シートや評価フローが1種類で足りるときは、1つの評価テンプレートで運用できないかを検討します。

評価プロジェクトで評価テンプレートを複数使うケース

複数の評価テンプレートを評価プロジェクトに取り込んで使うことで、以下のような使い方が可能になります。

1人の評価対象者に複数の評価テンプレートを紐づける

評価テンプレートを評価プロジェクトに複数取り込むことで、1人の評価対象者に複数の評価テンプレートを紐づけることができます。

具体的な活用方法としては、下記のような例が考えられます。

• 評価の目的（給与査定、昇格査定など）別に評価シートや評価フローを分ける
• 評価対象者が複数の部署や職責に在る場合、それぞれの部署や職責用の評価テンプレートを同時に紐づける
• 評価対象者が評価期間中に異動した場合、異動前後の部署用の評価テンプレートを同時に紐づける

評価対象者に応じて異なる評価テンプレートを紐づける

評価プロジェクトに複数の評価テンプレートを取り込むことで、評価対象者ごとに異なる評価テンプレートを紐づけられます。

たとえば、評価対象者の部署や雇用形態など属性別の評価テンプレートを用意することで、下記のような活用ができます。

• 評価対象者ごとに、評価項目や評点計算式が異なる評価シートを割り当てる
• 評価テンプレートごとに評価フローやタスクの開始日/終了日を変える

評価プロジェクトで複数の評価テンプレートを使うデメリット

評価テンプレートを増やしすぎることで、下記のようなデメリットも生じます。

1. 評価プロジェクトの運用が煩雑になる
   • 評価テンプレートを多く取り込むほど、評価対象者と評価テンプレートを紐づける作業が増えます。
   • 1人の評価対象者に複数の評価テンプレートが紐づけられるようになると、評価プロジェクト内の評価の数も増え、評価プロジェクトの設定や進行管理が煩雑になります。
2. 評価テンプレートのメンテナンスが煩雑になる
   • 複数の評価テンプレートにまたがって共通の評価項目が入っていた場合、共通の評価項目に修正が発生するたびに、複数の評価テンプレートを修正する必要が生じます。

評価プロジェクトで複数の評価テンプレートを用いる際のポイント

すべてに共通する要素をどうするか決める

たとえば、部署別に異なる評価テンプレートと全社共通の評価項目が必要な場合、下記の2通りの方法があります。

• 部署別の評価テンプレートそれぞれに全社共通項目を入れる
• 全社共通の評価項目は別の評価テンプレートとして作る

前者は、評価対象者あたりの評価が1つになるため、評価対象者や評価者がタスクを管理しやすくなります。

後者は、全社共通の評価項目に修正が必要になった場合、1つの評価テンプレートを修正するだけで済みます。前者はすべての評価テンプレートを修正する必要があります。

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管理者と従業員、双方のメリットとデメリットを考慮し、構成を設計してください。

評価テンプレートの構成例

よく使われる評価テンプレートの構成例を紹介します。

1つの評価テンプレートで運用する

全社共通の評価テンプレートを1つだけ用意する構成です。1つの評価テンプレートがすべての評価対象者に紐づきます。

この構成では、評価プロジェクトの設定はシンプルで、評価テンプレートの修正も楽になります。

ただし、評価対象者ごとに内容が大きく異なる評価テンプレートにしたい場合は、複数の評価テンプレートに分ける必要が出てきます。

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評価対象者の属性別に評価テンプレートを分ける

職種、部署、等級、雇用形態など、評価対象者の属性によって評価テンプレートを分ける構成です。

評価テンプレートごとにまったく違う設計ができます。たとえば、事業部ごとに独自の評価シートや評価フローを作れます。

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評価対象者に求めるスキル別に評価テンプレートを分ける

業務に求められるスキル別に評価テンプレートを分ける構成です。

ただし、評価対象者1人1人のスキルに細かくあわせた評価テンプレートを用意すると、評価テンプレートの数が増えすぎる場合があります。

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評価の目的別に評価テンプレートを分ける

「昇給査定」、「賞与査定」、「昇格査定」、「360度評価・フィードバック」など、評価の目的別に評価テンプレートを分ける構成です。

目的ごとに全く異なる評価シート、評価フロー、評価ロールが必要である場合、評価テンプレートを分けておくのが便利です。

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評価の目的ごとに進行スケジュールが異なる場合も、評価テンプレートを分けることで評価テンプレートごとにタスクの開始日/終了日を設定できます。

評価プロジェクトごとに「今回の評価期間でAさんは昇格候補だから昇格査定テンプレートを紐づけ、Bさんは今期は査定対象外なので紐づけしない」といった柔軟な運用ができます。