【年次の給与計算】年末調整書類の回収

年末調整書類の回収は、SmartHRの年末調整機能で従業員の回答・提出状況を管理し、期限内に提出内容の確認を完了させる業務です。未提出者への再通知や提出内容の差し戻しを通じて、年末調整計算に必要な書類をそろえます。

業務の概要

年末調整書類の回収では、依頼一覧画面で進捗を管理し、従業員から提出された書類を確認して、次の年末調整の計算へと引き継ぎます。

年末調整書類の回収の主な業務内容は以下のとおりです。

1. 回収状況の管理：依頼一覧画面で依頼ステータスを確認し、未提出者や対応が必要な従業員を把握します。
2. 未提出者への督促：未提出の従業員へ再通知し、回答期限までの提出を促します。
3. 提出内容の確認：提出された書類の内容と添付情報を確認し、不備がある場合は差し戻しや修正依頼で対応します。
4. 回収完了の確認：必要な提出内容の確認を終え、年末調整計算に進める状態にします。
5. 身上情報の差分確認と従業員情報への反映：年末調整の確定後、身上情報の差分を確認し、差分がある場合は従業員情報に反映します。

業務の流れ

1. 依頼一覧画面で提出状況を確認する

   • 依頼一覧画面で提出状況を確認し、未提出者と確認待ちの書類を把握します。
   • 必要に応じて絞り込みを使い、優先して対応する対象を整理します。
   • 詳細は、依頼一覧画面の使い方を参照してください。

2. 未提出者に再通知する

   • 回答が必要な従業員に再通知し、提出期限までの対応を促します。
   • 詳細は、個別の従業員に年末調整依頼の再通知をするを参照してください。

3. 提出内容を確認し、不備があれば差し戻す

   • 提出された書類を確認し、記入漏れや不足がないかを確認します。
   • 修正が必要な書類は差し戻し、修正内容を伝えます。
   • 詳細は、従業員から提出された年末調整を確認するや、提出された書類を従業員に差し戻すを参照してください。
   • メッセージ機能を活用すると、年末調整の画面で従業員とのメッセージや画像ファイルのやり取りが可能になります。
     • 詳細は、年末調整の連携メッセージとはを参照してください。

4. 回収完了を確認し、各従業員の年末調整を確定する

   • 確認対象の書類チェックを終え、年末調整計算に進める状態になっているか確認します。
   • 確認を終えた従業員の年末調整を確定します。
   • 年末調整の対象となる従業員の年末調整が確定したら、年末調整の計算に進みます。

5. 身上情報の差分を確認し、従業員情報に反映する

   • 年末調整の確定後、「今年の給与所得者の扶養控除等（異動）申告書」で申告された身上情報と、従業員情報の差分を確認します。
   • 差分がある場合は内容を確認し、従業員情報に反映します。
   • 詳細は、今年の身上情報の差分で基本機能の従業員情報・家族情報を更新するを参照してください。

実施タイミング

年末調整の計算を開始するまでに、年末調整の対象となる従業員の年末調整を確定します。通常は11月中旬から下旬にかけて実施します。