文書配付の基本の操作

文書配付機能を利用する際の、基本的な操作の流れを説明します。

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操作の全体像

基本の操作はアプリケーションのインストール（初回のみ）、事前準備、書類の配付の大きく3つに分けられます。

初回利用時のみ、SmartHRに文書配付機能をインストールする必要があります。

書類をSmartHR上で作成する場合には、事前準備が必要です。

書類テンプレートを作成し、書類セットにまとめます。 SmartHR基本機能にない項目を書類に差し込みたい場合は、CSV挿入用テンプレート変数を登録します。

従業員に書類を配付するには、まず依頼グループを作成します。

書類を配付したい従業員を依頼グループに追加します。従業員ごとの書類が自動で作成され、PDF書類の場合はPDFファイルをアップロードできる状態になります。

書類の準備が整ったら、従業員へ依頼を送信します。送信予定日時を指定して、送信の予約もできます。

依頼を受け取った従業員は、確認や合意の操作をします。

依頼一覧や依頼グループ詳細画面で、書類の確認・合意状況を確認します。確認・合意が未完了の従業員への再通知や、差し戻された書類の修正など、必要に応じて対応してください。