差分リストを使って「給与所得者の扶養控除等（異動）申告書」の内容を確認する
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「今年の差分リスト」を使って「給与所得者の扶養控除等（異動）申告書」（マルフ）を効率よく確認する方法を説明します。
確認作業は「身上情報（SmartHRに登録している従業員情報）に変更がない従業員」と「身上情報に変更がある従業員」を振り分けることから始まります。
身上情報に変更があるかどうかは、項目名の頭に「★」がついた項目で確認できます。
差分リスト上で本人情報・扶養親族情報のどちらに変更があるのか、変更前後で情報がどう変わっているのかを一目で確認でき、便利です。ぜひお役立てください。
今年の差分リスト利用時の前提
「今年の差分リスト」は、SmartHRの従業員情報に登録されている内容と、年末調整で入力された内容に変更（差分）があるかを確認するためのCSVファイルです。
差分を正しく抽出するには、前提として 年末調整機能に従業員情報を取り込む前にSmartHRに最新の従業員情報・家族情報が登録されている 必要があります。
当ページで説明する内容は、必要な事前準備を終えていることを前提としています。
身上情報に変更がない従業員を確認する
情報の変更がない従業員を抽出する
「今年の本人情報差分リスト」を用意し、ファイルを開きます。
「★今年のマルフ」項目を確認し、「1」の表示がある場合は身上情報に変更がありません。
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- 値の説明
- 1：本人情報・扶養親族情報に変更なし
- 0：本人情報・扶養親族情報の両方またはいずれかに変更あり
応用編：配偶者の控除区分だけが変わった従業員を抽出する
身上情報は変更がなく、本人または配偶者の所得変動により配偶者の「控除区分」だけに変更がある従業員を抽出します。
「今年の本人情報差分リスト」「今年の扶養親族差分リスト」を用意し、手順1から確認をはじめてください。
1.「今年の本人情報差分リスト」で扶養親族情報に変更がある従業員を確認する
「今年の本人情報差分リスト」で下記にすべて当てはまる従業員を確認してください。
- 「★今年のマルフ」項目が「0」になっている（＝扶養親族情報に変更がある）
- 「★本人情報の差分有無」項目が「空欄」になっている（＝本人情報に変更がない）
- 「★扶養親族情報の差分有無」項目が「差分あり」になっている（＝扶養親族情報に変更がある）
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2.「今年の扶養親族情報差分リスト」で所得要件の変更を確認する
続いて、手順1で抽出した従業員について「今年の扶養親族情報差分リスト」を確認します。
まずは、計算式の列を追加し、配偶者情報だけに差分がある従業員を絞り込みます。
- 「社員番号」列の右に列を新しく追加します
- 追加した列に、計算式を入力します
- 計算式：=COUNTIF(社員番号の列全体,社員番号の列の該当セル)
- 追加した列に「1」が表示されている従業員を抽出します
- 追加した列に「2」以上の数字が表示されている場合、配偶者以外の扶養家族情報にも差分があることを示しています
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抽出した従業員について、下記にすべて当てはまるか確認してください。
- 「★差分種類」項目が「変更」になっている（＝扶養親族情報に変更がある）
- 「被扶養者 続柄」項目が「妻or夫」になっている（＝配偶者の情報に変更がある）
- 「変更前_被扶養者 続柄」〜「変更前_被扶養者 障害者区分」のすべての項目が「空欄」になっている（＝扶養親族の身上情報に変更がない）
- 「【参考】本人 合計所得見積額（所得金額調整控除後）」「【参考】被扶養者 税法上の年間所得見積額（単位：円）」の金額を確認し、源泉控除対象・配偶者控除・配偶者特別控除に変更があることを確認する
源泉控除対象・配偶者控除・配偶者特別控除など各種控除の概要、所得要件はYear-End Adjustment Glossaryをご覧ください。
身上情報に変更がある従業員を確認する
本人情報の変更を確認する
「今年の本人情報差分リスト」を用意し、ファイルを開きます。
まずは「★本人情報の差分有無」項目が「差分あり」になっている従業員を確認します。
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続いて、どの情報に変更があるのかを特定します。
基本情報（名前、生年月日、現住所、住民票住所）の変更を確認する
下記項目に「差分あり」の表示があるかどうかで確認できます。
- 「★名前変更の有無」
- 「★生年月日変更の有無」
- 「★現住所変更の有無」
- 「★住民票住所変更の有無」
「差分あり」の表示があった項目以降で、変更後の情報・変更前の情報を確認できます。
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勤労学生、障害者控除、寡婦・ひとり親控除の変更を確認する
下記項目に「差分あり」の表示があるかどうかで確認できます。
- 「★勤労学生変更の有無」
- 「★障害者変更の有無」
- 「★寡婦・ひとり親変更の有無」
配偶者情報の変更を確認する
「今年の本人情報差分リスト」と「今年の扶養親族情報差分リスト」を用意し、ファイルを開きます。
「配偶者の有無」に変更があるかを確認する
1. 「今年の本人情報差分リスト」で、下記にすべて当てはまる従業員を確認してください。
- 「★本人情報の差分有無」項目が「差分あり」になっている
- 「★配偶者の有無変更の有無」項目が「差分あり」になっている
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2. 抽出した従業員の「配偶者の有無」項目を確認します。
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- 「有」の表示がある：配偶者情報が追加されています（配偶者の有無：無→有）
- 「無」の表示がある：配偶者情報が削除されています（配偶者の有無：有→無）
配偶者の追加・削除を確認する方法
配偶者の追加・削除があったかを確認する場合は、上記手順1〜2のあとに、追加で以下の確認が必要です。
「今年の扶養親族情報差分リスト」を確認し、下記にすべて当てはまるかを確認してください。
追加を確認する場合
- 「対象扶養親族」項目が「配偶者」になっている
- 「★差分種類」項目が「追加」になっている
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削除を確認する場合
- 「対象扶養親族」項目が「-」になっている
- 「★差分種類」項目が「削除」になっている
- 「変更前_被扶養者 続柄」が「妻」または「夫」
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変更された配偶者情報を確認する
1. 「今年の本人情報差分リスト」で、「★扶養親族情報の差分有無」項目が「差分あり」になっている従業員を確認してください。
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2. 「今年の扶養親族情報差分リスト」で、「対象扶養親族」項目が「配偶者」かつ、「★差分種類」項目が「変更」になっているかを確認してください。
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扶養家族情報の変更を確認する
「今年の本人情報差分リスト」と「今年の扶養親族情報差分リスト」を用意し、ファイルを開きます。
まずは「今年の本人情報差分リスト」で、「★扶養親族情報の差分有無」項目が「差分あり」になっている従業員を確認してください。
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追加された扶養家族情報を確認する
「今年の扶養親族情報差分リスト」の「★差分種類」項目が「追加」になっているかどうかで確認できます。
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「追加」の表示があった項目以降で、追加された扶養家族情報を確認できます。
削除された扶養家族情報を確認する
「今年の扶養親族情報差分リスト」の「★差分種類」項目が「削除」になっているかどうかで確認できます。
扶養しない家族を削除した場合は、「★差分種類」項目が「削除（扶養対象外）」になるため、扶養家族の削除と区別できます。
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削除された扶養家族情報は、項目名に「変更前_」がついている項目で確認できます。
変更された扶養家族情報を確認する
「今年の扶養親族情報差分リスト」の「★差分種類」項目が「変更」になっているかどうかで確認できます。
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「変更」の表示があった項目以降で、変更後と変更前の扶養親族情報を確認できます。
内容チェック後の流れ
情報を修正する
従業員に修正を依頼する方法は、差し戻しと修正依頼があります。
管理者が収集情報を編集して直接修正する方法もあります。
書類をチェック済みにする
確認した書類をチェック済みにする方法は、一括操作と個別操作があります。
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