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年末調整機能のバックグラウンド処理画面の使い方を説明します。

# バックグラウンド処理画面とは

年末調整メニューの**［バックグラウンド処理］**を押すと、バックグラウンド処理結果を一覧で表示した画面に移動します。

この画面では、これまでに実行したダウンロードやアップロードなどの一括操作の結果を確認できます。

![バックグラウンド処理画面のスクリーンショット](2023-08-30-16-20-39.png)

# バックグラウンド処理が行なわれるケース

年末調整機能で下記の操作を行なった場合に、バックグラウンド処理が実行されます。
バックグラウンド処理を伴う操作を行なった場合、「｛処理名｝を受け付けました。処理の結果は［バックグラウンド処理］で確認してください」というメッセージが表示されます。

## 年末調整メニュー

| 操作内容 | 詳細・備考 |
| --- | --- |
| 事業所情報の同期 | SmartHRに登録されている**［事業所情報］**と**［続柄］**を同期した場合 |
| **［設定］>［権限設定］>［権限を同期］** | SmartHRに登録されている最新の権限を年末調整機能に同期した場合 |

## 対象従業員設定画面

| 操作内容 | 詳細・備考 |
| --- | --- |
| **［インポート▼］**メニューから該当項目を実行 | 下記のいずれかを選択し、年末調整機能にデータのインポート・削除を行なった場合 <ul><li>依頼グループをインポート</li><li>昨年の保険料をインポート</li><li>団体保険料をインポート・削除</li><li>企業型確定拠出年金をインポート・削除</li></ul> |
| 従業員情報を同期 | SmartHRに登録されている従業員情報を年末調整機能に同期した場合 |
| 従業員タブの**［ダウンロード］** | 年末調整の対象となる従業員と依頼グループの一覧をダウンロードした場合 |
| すべての従業員にチェックを入れ、**［選択した従業員を削除］**を選択 | すべての従業員を一括削除した場合 |

## 依頼一覧画面・書類一覧画面・前職情報一覧画面共通

| 操作内容 | 詳細・備考 |
| --- | --- |
| **［依頼グループ設定▼］**メニューから該当項目を実行 | 下記のいずれかを選択し、依頼グループに関わる設定を行なった場合 <ul><li>アンケートのヒントメッセージ一括設定（CSV）</li><li>従業員を一括追加（CSV）</li><li>マイナンバーを同期</li></ul> |
| **［情報一括ダウンロード▼］**から該当項目を実行 | 下記のいずれかを選択し、すべての依頼グループを対象にした、データのダウンロードをした場合 <ul><li>依頼状況一覧をダウンロード</li><li>書類作成更新日時リストをダウンロード</li><li>収集情報をダウンロード</li><li>差分リストをダウンロード</li><li>家族情報インポートファイルをダウンロード</li><li>原本一覧をダウンロード</li><li>電子的控除証明書をダウンロード</li></ul> |

## 依頼一覧画面

| 操作内容 | 詳細・備考 |
| --- | --- |
| 依頼状況を一括更新 | 依頼状況の一括更新（CSVファイルの取り込み）を行なった場合 |
| 依頼一覧の**［ダウンロード］**から該当項目を実行 | 下記のいずれかを選択し、特定の依頼グループを対象に、データのダウンロードをした場合 <ul><li>依頼状況一覧をダウンロード</li><li>書類作成更新日時リストをダウンロード</li><li>収集情報をダウンロード</li><li>差分リストをダウンロード</li><li>家族情報インポートファイルをダウンロード</li><li>原本一覧をダウンロード</li><li>原本貼り付け用台紙をダウンロード</li></ul> |
| 依頼の操作 | 下記のいずれかの操作を行なった場合 <ul><li>まとめて依頼を送信</li><li>まとめて対象外にする</li><li>まとめて確定する</li><li>書類をまとめてチェック済みにする</li><li>その他操作（まとめて再通知する、まとめて引き戻しを取り消す、まとめて未依頼に戻す、まとめて確定を取り消す、基本機能の従業員情報・家族情報を更新）</li></ul> |

## 書類一覧画面

| 操作内容 | 詳細・備考 |
| --- | --- |
| 確認状況を一括更新 | 下記のいずれかの操作を行なった場合 <ul><li>書類・前職情報確認状況の一括更新（CSVファイルの取り込み）</li><li>50件を超える書類を選択して**［一括でチェック済みにする］**を押す</li></ul> |
| 書類一覧の**［ダウンロード］**から対象を選択 | 下記のいずれかの書類をダウンロードをした場合 <ul><li>今年の扶養控除等（異動）申告書</li><li>来年の扶養控除等（異動）申告書</li><li>基礎控除申告書 兼 配偶者控除等申告書 兼 特定親族特別控除申告書 兼 所得金額調整控除申告書</li><li>給与所得者の保険料控除申告書</li><li>給与所得者の住宅借入金等特別控除申告書</ul> |

## 前職情報一覧画面

| 操作内容 | 詳細・備考 |
| --- | --- |
| 確認状況を一括更新 | 書類・前職情報確認状況の一括更新（CSVファイルの取り込み）を行なった場合 |

# バックグラウンド処理完了後の通知

バックグラウンド処理が完了すると、［通知一覧］への通知と、メールによる通知が届きます。
対象は管理者権限を持つ全アカウントです。
通知は停止できず、対象者も制御できません。

# バックグラウンド処理画面の見方

バックグラウンド処理画面の各項目の概要を説明をします。

## バックグラウンド処理の結果一覧画面

一括操作の結果を一覧で表示した画面です。
この結果一覧は、**［ステータス］［処理名］［受付日時］［メッセージ］**で構成され、受付日時の新しいものから降順で表示されます。

### ステータス

バックグラウンド処理の進行状況と結果に応じて、ステータス表示が切り替わります。
各ステータスの内容は下記のとおりです。

| **ステータス表示** | **内容** |
| --- | --- |
| 実行中 | バックグラウンド処理が実行中の場合に表示します |
| 完了 | バックグラウンド処理が完了した場合に表示します |
| 完了（エラーあり） | バックグラウンド処理は完了したが、一部の項目でエラーが発生した場合に表示します |
| エラー | バックグラウンド処理が実行できなかった場合に表示します |

### 処理名

バックグラウンド処理の実行内容を、「｛依頼グループ名｝処理内容」で表示します。

### 受付日時

バックグラウンド処理を実行した日時を表示します。

バックグラウンド処理を伴う操作を行なったのが当日中であれば、「約5分前」「約1時間前」「約14時間前」など24時間表記で処理を行なった時間を表示します。

前日以前であれば「3日前」など日数を表示します。

### メッセージ

処理結果の要点を表示します。

処理の結果エラーがあった場合は、エラー理由も表示されます。

## バックグラウンド処理の詳細画面

**［バックグラウンド処理］**の結果一覧画面で、**［処理名］**欄の項目名を押すと、処理結果の詳細画面に移動します。

詳細画面では、処理結果の詳細や、作成したCSVファイルのダウンロード、エラー理由が確認できます。

![バックグラウンド処理の詳細画面のスクリーンショット](2023-08-30-16-15-27.png)

この詳細画面は、**［ステータス・処理名・メッセージ］［処理情報］［処理結果］**で構成されています。

### ステータス・処理名・メッセージ

詳細画面の上部には、バックグラウンド処理の内容と結果、ステータスを表示します。

### 処理情報

**［処理情報］**欄では、**［対象］［実行者］［受付日時］［所要時間］**を確認できます。

どの依頼グループを対象に、誰が（どのメールアドレスアカウントが）、いつ操作したのか、処理時間がどれだけかかったのかを確認できます。

なお、**［権限を同期］［従業員情報を同期］**など年末調整機能全体にかかわる設定や、すべての依頼グループを対象とする**［情報一括ダウンロード］**を行なった場合、**［対象］**の項目は表示されません。

### 処理結果

**［処理結果］**では、**［結果詳細］［エラー詳細］［添付ファイル］**を確認できます。

- **［結果詳細］**では、実行した処理の内容とその結果を表示します。
- **［エラー詳細］**では、バックグラウンド処理でなにかしらのエラーが発生した場合に、その理由を表示します。エラーがない場合は、「エラーはありません。」と表示されます。
- **［添付ファイル］**には、処理内容・処理結果に応じて、主に２つのファイルが添付されます。**［ダウンロード］**を押して、作成されたCSVファイルの内容を確認してください。
 - 収集情報や差分リストなど、年末調整の確認作業で使用するデータをまとめたZIPファイルやCSVファイル
 - エラーが発生した場合に、エラー理由の詳細をまとめたCSVファイル

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#### 添付ファイルにはダウンロード期限があります。また、複数のユーザーによるダウンロードはできません

添付ファイルのダウンロード期限は、3日間です。それ以降はファイルは削除され、アクセスできなくなります。

また、ファイルのダウンロードを行なうと、ファイルは2分後に削除され、アクセスできなくなります。

社内に「依頼グループ設定・データダウンロード」の機能操作範囲の権限を持つ担当者が複数いる場合、どなたかがファイルをダウンロードすると、別の担当者はアクセスできなくなります。
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:::tips
#### 再度CSVファイルをダウンロードしたい場合の対応方法

ダウンロード期限を過ぎた場合や、再度CSVファイルのエラー内容を確認したい場合は、前回と同じ操作を行ない、バックグラウンド処理で再度エラーを表示させる必要があります。

例えば、「団体生保データ取り込み結果CSVファイル」を再度ダウンロードしたい場合は、インポート時と同じファイルを使用して、再度、団体保険料のインポートを行なってください。

**［バックグラウンド処理］**で同じエラーが表示されるので、詳細画面の**［添付ファイル］**から「団体生保データ取り込み結果.csv」をダウンロードして、取り込み結果を再確認してください。
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下記のヘルプページもあわせて参照してください。

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年末調整機能で「よくあるエラー」のトラブルシューティング

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