書類テンプレートを作成・編集する
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- For Administrators
- Applicable plans:
- Paid Options
文書配付機能では、従業員に配付する書類のひな形を書類テンプレートとして作成して使用します。
書類テンプレートを作成・編集する手順と、変更履歴を確認する手順を説明します。
書類テンプレートを作成する
1. 書類テンプレート一覧画面を開く
文書配付メニューの[設定]>[書類テンプレート]を押して、書類テンプレート一覧画面を開きます。
2. [+テンプレートの作成]を押す
[+テンプレートの作成]を押すと、[テンプレートのタイプを選択]画面が表示されます。
3. 「書類のタイプ」を選択して[作成]を押す
作成する書類テンプレートを、従業員の合意が必要な書類とするかどうかを選択します。 [作成]を押すと、書類テンプレートの作成画面に移動します。
4. テンプレート名を入力する
[従業員向けテンプレート名]と、任意で[管理者向けテンプレート名]を入力します。[従業員向けテンプレート名]は、書類配付時、書類名として従業員側に表示されます。
5. レイアウトを編集する
[レイアウト]欄に、書類のひな形に含めたい情報を入力します。
6. [登録]を押す
[レイアウト]欄の編集が完了したら[登録]を押して、書類テンプレートを登録します。
書類テンプレートを就労条件通知を含む書類として扱う場合は、[このテンプレートを就労条件に関する通知(労働条件通知書または就業条件明示書)として扱いますか?]で[はい]を選択して登録します。
書類テンプレートを登録すると、書類テンプレート一覧画面に戻ります。
登録した書類テンプレートのテンプレート名を押して詳細画面を開き、プレビューを確認してください。
書類テンプレートを編集する
1. 書類テンプレート詳細画面を開く
文書配付メニューの[設定]>[書類テンプレート]を押して、書類テンプレート一覧画面を開きます。 編集したい書類テンプレートのテンプレート名を押して、書類テンプレート詳細画面を開きます。
2. [編集]を押す
画面右上の[編集]を押して、書類テンプレート編集画面を開きます。
3. 編集して[次へ]または[更新]を押す
必要な箇所を編集します。 編集が完了したら、書類テンプレートのステータスが[下書き]の場合は[更新]を押して書類テンプレートを更新します。 ステータスが[使用中]の場合は[次へ]を押します。
4. 変更概要を入力して[更新]を押す
書類テンプレートのステータスが[使用中]の場合は、変更概要を入力する画面が表示されます。 変更概要の入力は任意ですが、変更点を記録しておくと、書類テンプレートのバージョンを管理しやすくなります。 変更点を入力して[更新]を押します。
書類テンプレートを更新すると、書類テンプレート一覧画面に戻ります。
更新した書類テンプレートのテンプレート名を押して詳細画面を開き、プレビューを確認してください。
書類テンプレートの変更履歴を確認する
[使用中]の書類テンプレートを編集した場合、変更履歴が記録され、変更概要に入力したコメントや変更前のバージョンの内容を確認できます。
1. 書類テンプレート詳細画面を開く
文書配付メニューの[設定]>[書類テンプレート]を押して、書類テンプレート一覧画面を開きます。 変更履歴を確認したい書類テンプレートのテンプレート名を押して、書類テンプレート詳細画面を開きます。
2. […]メニュー>[変更履歴を表示]を押す
画面右上の[…]メニュー>[変更履歴を表示]を押して、変更履歴画面を開きます。
3. 確認したい変更バージョンのリンクを開く
[変更概要]欄には、バージョン作成者が変更概要に入力したコメントが表示されています。
[変更バージョン]欄のリンクを開くと、変更バージョンの詳細画面が開き、詳細を確認できます。
なお、バージョン作成者本人のみ、変更バージョンの詳細画面から[変更概要]を編集できます。