Q. 電子申請をしたら従業員名の文字数制限でエラーが発生した場合は？

A. 氏名を一時的に合計11文字以内にしてください

SmartHRから手続きの電子申請を行なう際は、e-Gov側の仕様により氏名に文字数制限があるため、氏名を一時的に合計11文字以内にする必要があります。

外国籍の方など、氏名が12文字以上の方の電子申請をする場合は、下記の対応をお願いします。

書類作成と電子申請の機能が「基本機能」の場合

1. 基本情報の ［姓］［名］を11文字以内で入力

従業員情報の基本情報の［姓］［名］を一時的に合計11文字以内で入力します。

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2. 手続き画面で［最新のデータに更新する］を押す

手続き画面の［関連データ］で、［最新のデータに更新する］を押します。

※実行することで手順1で変更した氏名が書類へ反映されます。

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3. PDFファイルを作成する

下図のようにフルネームが記載されたPDFファイルを作成します。

※SmartHRでは作成できないため、Wordなどで作成してください。

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4. ［電子申請依頼］を押す

手続き画面から［電子申請依頼］を押し、新規電子申請依頼の画面へ進んでください。

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5. 電子申請依頼を実行する

［添付書類］に手順3で作成したPDFファイルを添付し、電子申請依頼を実行します。

※フルネームが記載されたPDFファイルを添付することにより、フルネームで電子申請が受理されます。

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6. ［従業員リスト］で従業員の氏名を更新する

電子申請の手続き完了後、［従業員リスト］より、該当従業員の氏名をフルネームの表記に更新してください。

漢字ではない場合はカタカナで入力します。

基本情報への入力例

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書類作成と電子申請の機能が「届出書類機能」の場合

書類の確認や編集、電子申請の作成や送信は、届出書類機能で行ないます。

書類作成と電子申請の機能が「基本機能」のときと同様に、従業員情報を変更し、PDFファイルを作成のうえ、電子申請を行ないます。

手続き機能で手続きを作成して、届出書類機能で書類作成と電子申請を行なう手順は、届出書類機能で書類作成と電子申請を行なうを参照してください。