【月次の給与計算】従業員情報の更新

正確な給与計算には、各従業員の最新の情報が欠かせません。従業員情報の更新は、給与計算に必要な従業員情報を最新の状態に保つための重要な業務です。ここでは、従業員情報の更新の流れを説明します。

業務の概要

この業務では、以下のような従業員情報の変更をSmartHRに反映します。

• 人事イベントの反映：部署異動、役職変更、給与改定など
• 身上変更の反映：住所変更、扶養家族の変更、口座情報の変更など

給与計算に使われるそのほかの従業員情報については、給与計算に使われる従業員情報を参照してください。

業務の流れ

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1. 従業員情報の変更を収集する

   • 部署異動、役職変更、給与改定などの人事イベントに関する情報を人事部門から収集します。
   • 住所変更、扶養家族の変更、口座情報の変更などの身上変更に関する情報を従業員から収集します。
   • 変更内容（何が変わるか）と適用日（いつから変わるか）を整理します。

2. 更新方法を選択する

   • 人事イベントは、発令管理機能を利用して反映します。
     • 発令管理機能については、発令管理とはを参照してください。
     • 従業員リストの直接編集や、予約管理機能を利用した反映もできますが、発令管理機能を利用することで、変更内容と適用日を正確に管理しやすくなります。
   • 身上変更は、従業員本人に申請してもらう方法と、業務担当者が反映する方法の2通りがあります。
     • 身上変更を従業員本人に申請してもらう場合
       • 従業員情報申請機能を利用します。
         • 従業員情報申請機能については、従業員情報申請機能の基本的な使い方を参照してください。
     • 業務担当者が反映する場合
       • 即時反映する場合は、従業員リストから従業員情報を直接編集します。
       • 未来の日付で反映する場合は、予約管理機能を利用して反映します。
         • 予約管理機能については、予約管理機能とはを参照してください

3. 従業員情報を更新する

   • 人事イベントを反映します
     • 発令管理を利用して人事イベントを反映する方法は、発令管理の利用の流れを参照してください。
   • 身上変更を反映します。
     • 従業員情報申請機能で従業員が身上変更の申請を提出する方法は、申請を提出する・取り消すを参照してください。
     • 従業員リストから身上変更を反映する方法は、従業員情報と家族情報の登録・更新に関するヘルプページ一覧を参照してください。
     • 予約管理機能で身上変更を反映する方法は、予約を追加するを参照してください。

4. 給与計算前の確認をする

   • 登録・更新した情報に誤りがないか確認します。
   • 特に適用日、給与額、社会保険の加入状況、扶養家族の情報は慎重に確認します。
   • 人事情報連携日時点で給与計算に反映したい情報が揃っているか確認します。

実施タイミング

給与計算の開始前に実施します。給与計算に影響する従業員情報の変更は、月次の給与計算に紐づく人事情報連携日までに反映する必要があります。