社員番号アカウントを一括発行して連絡する（CSV）
- 閱讀對象：
- 管理者／負責人適用
- 適用方案：
- 勞務管理人事・勞務基本版¥0人才管理人資策略
社員番号アカウントを一括発行して、従業員に連絡する方法を説明します。 この記事では、招待の事前準備が完了していることを前提に説明します。
招待方法のタイプと操作の流れ
社員番号アカウントの招待方法はE、Fの2種類があります。（A〜Dはメールアドレスアカウントの招待方法です。） 以下を参照して、適したタイプを決めてください。 社員番号アカウントに適した招待方法を選ぶには 社員番号アカウントの招待の流れ
1. 従業員情報をSmartHRに登録する
アカウントを発行する前に、従業員情報を登録しておく必要があります。 従業員情報の登録は、次のいずれかの方法で行ないます。
- 個別登録：従業員を追加して従業員情報を登録する
- 一括登録：複数の従業員情報を一括で登録する
- 履歴書からの読み取り：履歴書から従業員情報を登録する
画像を表示する
登録する情報
| タイプ | 必要な情報 |
|---|---|
| Eタイプ： 招待フォームありの場合 | ［社員番号］や［姓名］など、アカウントの発行に必要な最低限の情報のみ登録します。 |
| Fタイプ： 招待フォームなしの場合 | 履歴書などをもとに、以下の情報を登録します。 ［社員番号］［姓名］［姓名（ヨミガナ）］［生年月日］［戸籍上の性別］［現住所］［在籍状況］ |
2. （任意）書類を配付する
雇用契約書や労働条件通知書といった書類への確認・合意を依頼するには「文書配付機能」を使います。
従業員情報の登録後、社員番号アカウントを発行する前に、文書配付機能で書類を配付することで、従業員に招待と同時に書類の確認・合意を依頼できます。
従業員情報を登録後、以下の手順で文書を配付してください。 招待と同時に書類の確認・合意を依頼する（社員番号アカウント）
3. CSVファイルを使って社員番号アカウントを一括発行し、従業員にログイン情報を連絡する
3-1. ホームにあるアプリ一覧の［共通設定］>［社員番号アカウント］を押す
アプリ一覧の［共通設定］を押します。画面左側に表示される共通設定の一覧から［社員番号アカウント］を押すと、社員番号アカウント一覧画面が表示されます。
3-2. ［テンプレートCSVをダウンロード］を押す
［テンプレートCSVをダウンロード］を押すと、登録されている情報をもとにしたアカウント発行用CSVのダウンロードが始まります。
画像を表示する
画像を表示する
3-3. ［バックグラウンド処理］にあるCSVファイルをダウンロードする
バックグラウンド処理後にデータをダウンロードするを参照し、バックグラウンド処理からCSVファイルをダウンロードします。
3-4. CSVファイルを編集する
ダウンロードしたCSVファイル上で、以下の情報を設定します。
| タイプ | 必要な情報 |
|---|---|
| Eタイプ： 招待フォームありの場合 | ［初期パスワード］、［従業員招待フォーム］、［権限］を設定します。 |
| Fタイプ： 招待フォームなしの場合 | ［初期パスワード］、［権限］を設定します。 ［従業員招待フォーム］欄に「招待フォームなし」と入力します。 |
画像を表示する
3-5. CSVファイルを選択し、［一括発行］を押す
［2.アカウント発行用のファイルをアップロード］内にある［ファイルを選択］を押します。
編集したCSVファイルを選択して［一括発行］を押すと、社員番号アカウントが発行されます。
画像を表示する
画像を表示する
3-6. アカウントの発行後、従業員にログイン情報を連絡する
メールなどSmartHR以外のツールで、下記の情報を従業員へ連絡してください。
- 貴社専用ログインURL
- 例：https://******.smarthr.jp/login
- https://app.smarthr.jp/loginというURLからは、社員番号でログインできません。
- 社員番号
- 初期パスワード
- ログインする手順
ログインURLの例にある（******）には、貴社専用のサブドメインが入ります。現在ログインしているSmartHRのURLを確認してください。 詳しくは、サブドメインとはを参照してください。
4. 【従業員の操作】招待のタスクを実施する
以下の流れで従業員の操作が進みます。
4-1. 管理者からの連絡を受け取る
管理者が連絡したログイン情報をつかって、SmartHRにログインします。
4-2. パスワードを入力し、アカウントの初期設定をする
従業員は任意のパスワードを入力し、アカウントを設定します。
4-3. （管理者が2要素認証の設定を必須にしている場合）2要素認証を設定する
管理者が2要素認証を必須に設定している場合、パスワード設定完了後に2要素認証の設定画面が表示されます。 2要素認証の設定を完了するまで、次のステップに進めません。
4-4. （必要あれば）書類の確認・合意をする
従業員がアカウントの初期設定を完了するまでの間に、管理者から送信された書類が表示されます。
書類の誤りなどで従業員が書類を差し戻した場合、管理者が書類を再作成・再送し、従業員の確認・合意が完了するまで、招待フォームの入力には進めません。
4-5. （任意）通知用のメールアドレスを登録する
通知用のメールアドレスの登録画面が表示されます。 SmartHRからの依頼や通知、パスワードの再設定メールを受信するために使用するためのメールアドレスを登録してください。
4-6. （Eタイプのみ）情報を提出する
従業員招待フォームの入力やマイナンバーの提供などを行ないます。
5. （Eタイプのみ）提出された情報を確認する
-
提出された従業員情報を確認する場合： 招待フォームに入力された内容は、担当者の承認なしでSmartHRに登録されます。 登録内容を確認する場合は、従業員リストから該当の従業員の情報を確認してください。
-
マイナンバーを提供してもらった場合： 従業員から提供されたマイナンバー情報は、「チェック待ち」ステータスになります。担当者で提供された情報を確認し、問題がなければSmartHRへの登録を進めてください。 従業員から提供されたマイナンバー情報をチェックする
招待に関してよくある質問やエラー
招待に関してよくある質問やエラーは、下記のページを参照してください。