従業員へ招待を送信する前に、管理者や業務担当者で準備することを説明します。

:::alert
従来の招待機能を使うか、招待管理機能を使うかでステップ数が異なります。
基本的に同じステップを進みますが、準備7・8は招待管理機能を使う場合にのみ実施します。
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# 準備1：アカウントの種別を決める
招待を送信する際に発行するアカウントの種別を決めます。
アカウントの種別によって、準備6で選択する招待方法が変わります。

| アカウントの種別| 補足 |
| ---- | ---- |
| **メールアドレスアカウント** | 事前にSmartHR外で収集できる場合におすすめします。 メールアドレスは、社用でも私用でもどちらでも構いません。貴社の運用方針にあうメールアドレスを収集してください。 :link{articleId="7a6072d4-d9fc-4586-84c6-41f4195cc69f"} |
| **社員番号アカウント** | 従業員がメールアドレスを持っていない場合や事前に収集が難しい場合におすすめします。 |

Aさんにはメールアドレスアカウント、Bさんには社員番号アカウントなど、従業員ごとにアカウント種別を変えることも可能です。アカウント種別を社内で統一するかどうかは、貴社の運用方針にあわせて決めてください。

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:::tips
招待の事前準備など、SmartHRを導入するための準備・初期設定の手順は[SmartHR導入チェックリスト](https://smarthr.box.com/v/onboarding-check-list?utm_source=help&utm_campaign=tasklist&utm_content=invitation_preparation)にまとめています。必要に応じてご活用ください。
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# 準備2：どんな従業員情報を収集するかを洗い出す

雇用形態や属性、使用するSmartHRの機能を考慮して、従業員から収集する情報を事前に洗い出しておきましょう。
どの機能でも必要になる情報は、:link{articleId="360027003153" anchor="minimum"}を参照してください。

収集できる書類・情報の例は、：:link{articleId="ba7ffe04-cf18-4a96-b755-f01dd7cd1682" anchor="id2"}を参照してください。

![従業員から収集する情報を洗い出すイメージ](2025-11-18-20-37-20.png)


## 従業員情報に収集する情報の項目がない場合

従業員から収集する情報が、SmartHRの従業員情報にあらかじめ用意されている項目（システム標準項目）にない場合は、会社独自の情報を管理するための項目（カスタム項目）を追加します。
![どんな情報をカスタム項目として登録するかのイメージ](2026-01-20-13-04-03.png)

以下ヘルプページを参照して、必要なカスタム項目を追加してください。
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# 準備3：招待のタスクとして依頼することを決める
SmartHRの各種機能を使い始める前に、従業員に済ませてほしいタスクとして、以下を依頼するかどうかを決めておきましょう。

| 決めること| 補足 |
| ---- | ---- |
| **マイナンバーの提供依頼をしますか？** | 依頼する場合は、後続の案内にある従業員招待フォームの準備で、マイナンバー提供の設定を有効にします。 従業員が提供したマイナンバーは、マイナンバー管理機能で確認できるようになります。|
| **入社手続きに必要な情報の提出を依頼しますか？** | 入社に伴う行政手続きが必要であれば、招待のタスクとして入社手続きに必要な情報の提出を従業員に依頼しましょう。 入社手続きは、入社時に必要な書類をSmartHR上で作成し、行政に提出することを指します。管理者・業務担当者は、入社手続き書類の作成に必要な情報入力を、招待のタスクとして従業員に依頼できます。 |
| **書類の確認・合意を依頼しますか？** | 依頼する場合は招待の送信前に、雇用契約書や労働条件通知書など、招待と同時に配付したい書類のテンプレート・PDF・書類セットを準備しておく必要があります。 :link{sectionId="900000791306"} 文書配付機能で配付できる書類の例：:link{articleId="ba7ffe04-cf18-4a96-b755-f01dd7cd1682" anchor="id1"}|
| **招待時に、「給与所得等明細書の電子交付に関する同意」を依頼しますか？** | 依頼する場合は、全般設定で事前に設定が必要です。設定後、従業員が招待のリンクから初期アカウントを設定するタイミングで同意の画面が表示されます。 :link{articleId="0541f841-9926-4ecc-9e81-3670da2a5457" anchor="method1"} |
| **資格の提出を依頼しますか？** | 招待管理機能では、招待のタスクとして、従業員に資格の提出を依頼できます。 依頼する場合は、事前にスキル・資格・研修機能で申請テンプレートを準備しておく必要があります。 :link{articleId="48ebd207-1c73-4e09-b4f6-f7e2f17f4150"} |

:::tips
入社手続きをするための事前準備・進め方は[入社手続きのタスクリスト](https://smarthr.box.com/s/t7x3c2msmlkrg67bb70o2j8rjz0evry5?utm_source=help&utm_campaign=tasklist&utm_content=onboarding_guide)に一覧でまとめています。文書配付機能を利用する場合は[入社手続き（文書配付あり）のタスクリスト](https://smarthr.box.com/s/foe0w29shnfppogprcsl3jtifaex6hio?utm_source=help&utm_campaign=tasklist&utm_content=onboarding_guide_doc)をご活用ください。
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:::tips
契約内容によって、選択できないタスクがあります。
:link{articleId="52da041f-b2c0-4649-af3b-b710790e2780" anchor="plan"}
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# 準備4：従業員に付与する権限を決める

従業員に適切な権限を付与した状態で招待を送信できます。
必要な権限を事前に追加しておきましょう。
:link{articleId="360061864733"}
:link{articleId="360026106594"}

# 準備5：従業員情報を誰が入力するかを決める
従業員から収集する情報を誰がSmartHRに入力するかによって、従業員招待フォームの準備が必要かどうかが変わります。

## 管理者は姓名など最低限の情報を入力し、ほかは従業員自身に入力してもらう場合

**招待の操作で従業員招待フォームを使います。**
![従業員招待フォームの準備の要否がわかるイメージ](2025-12-22-22-28-09.png)

従業員招待フォームは、従業員がSmartHRからの招待を受け取った際に、従業員自身の情報を入力するためのフォームです。このフォームを介して従業員から提出された情報は、承認なしで、SmartHRにそのまま登録されます。

準備2で洗い出した項目をもとに、従業員に入力してもらう項目を従業員招待フォームに設定します。必要に応じて、雇用形態・属性ごとに従業員招待フォームを準備してください。
詳しくは、:link{sectionId="fa4269e8-39bb-4c7b-85a4-55fd9058da44"}を参照してください。

:::tips
- 従業員招待フォームを使う場合にのみ、招待と同時に、マイナンバーの提供依頼ができます。

- 従来の招待機能では、従業員招待フォームを使う場合にのみ、入社手続きの入力依頼ができます。

- 招待管理機能では、従業員招待フォームの使用可否にかかわらず、入社手続きの入力依頼ができます。

- 従業員が招待フォームに回答するときに、管理者や業務担当者が事前に登録した情報も更新できます。詳しくは、:link{articleId="360036306714"}を参照してください。
:::

## 履歴書などをもとに、管理者・担当者が従業員情報をすべて入力する場合

**招待の操作で従業員招待フォームは使いません。**

管理者や業務担当者で事前に従業員情報をすべて登録するため、招待が届いた従業員は自身の情報を入力する必要はありません。アカウントの初期設定（パスワードの設定など）を行えば、SmartHRにログインできるようになります。

![従業員招待フォームの準備の要否がわかるイメージ](2025-12-22-22-28-42.png)

# 準備6：【従来の招待機能のみ】招待方法を決める

従来の招待機能を使う場合、従業員の招待方法は複数あります。アカウントの種別や貴社の運用にあわせて、適した方法を選択してください。

詳しくは、以下のヘルプページを参照してください。
:link{articleId="81d5c411-4a92-4a41-b412-6ea43236978e"}
:link{articleId="15095344-131f-4fbc-a2f2-2662009d919e"}

# 準備7：【招待管理機能のみ】招待管理機能を有効にする

招待管理機能を使って招待を送信する場合は、機能を有効にする必要があります。
お使いのSmartHRで機能を利用できるかは、以下のヘルプページを参照してください。
:link{articleId="0b77b30a-a99b-4569-a1e9-092184e0c173"}

# 準備8：【招待管理機能のみ】招待テンプレートを準備する

招待テンプレートは、招待を送信する際に従業員に済ませてほしいタスクや、タスクの依頼に必要な設定をひとまとめにしたひな形です。

どの従業員招待フォームを使うか、入社手続きの入力依頼を同時にするかといったことを、雇用形態や職種などに応じて、適したタスクと設定の組み合わせを事前にテンプレートとして準備できます。これにより、招待の送信時はテンプレートを選択し、従業員を指定するだけで、目的に応じた招待を送信できるようになります。

詳しくは、以下のヘルプページを参照してください。
:link{articleId="9d524120-df9c-43c4-af62-8510a6e37357"}

# 準備9：招待の操作に必要な権限を設定する
招待を送信する前に、必要な権限が付与されているか確認しましょう。
詳しくは、:link{articleId="36404537-8ac7-4fce-a868-002bc2dda6a4"}を参照してください。

# 準備10：誰にいつ招待を送信するか決める
招待の操作をスムーズに進められるよう、以下を決めておきましょう。

- 招待を誰に送信するか
- 入社日の何日前に招待を送信するか
- 招待時のトラブルがあった場合、問い合わせ先はどこか

ここまでの準備が完了すると、次回からの招待の送信がスムーズに進みます。

招待に向けて従業員のメールアドレスを集める方法

Q. メールアドレスアカウントと社員番号アカウント、どちらを発行するとよいですか？

SmartHRの使用で必要になる従業員情報

従業員から収集したい書類・情報

システム標準項目とは

カスタム従業員項目とは

カスタム家族項目とは

書類セットを作成・管理する

従業員に配付したい書類

方法1：SmartHRへの招待でアカウントを初期設定するときに同意を得る

申請テンプレートを使う

招待のタスクを利用できるプラン

アカウント権限とは

カスタム権限を追加・削除する

従業員招待フォームの設定

Q. 管理者が登録した従業員情報は、従業員招待フォームに反映されますか？

【従来の機能】メールアドレスアカウントに適した招待方法を選ぶには

【従来の機能】社員番号アカウントに適した招待方法を選ぶには

招待管理機能を有効にするには

招待テンプレートを追加する

招待の操作に必要な権限

従業員へ招待を送信する前に、管理者や業務担当者で準備することを説明します。 従来の招待機能を使うか、招待管理機能を使うかでステップ数が異なります。 基本的に同じステップを進みますが、準備7・8は招待管理機能を使う場合にのみ実施します。