社員番号アカウントを個別に発行して連絡する

社員番号アカウントを個別に発行して、従業員に連絡する方法を説明します。 この記事では、招待の事前準備が完了していることを前提に説明します。

招待方法のタイプ

社員番号アカウントの招待方法はE、Fの2種類があります。（A〜Dはメールアドレスアカウントの招待方法です。） 以下を参照して、適したタイプを決めてください。 社員番号アカウントに適した招待方法を選ぶには

操作の流れ

1. 従業員情報をSmartHRに登録する

アカウントを発行する前に、従業員情報を登録しておく必要があります。 従業員情報の登録は、次のいずれかの方法で行ないます。

• 個別登録：従業員を追加して従業員情報を登録する
• 一括登録：複数の従業員情報を一括で登録する
• 履歴書からの読み取り：履歴書から従業員情報を登録する 画像を表示する

登録する情報

タイプ	必要な情報
Eタイプ： 招待フォームありの場合	［社員番号］や［姓名］など、アカウントの発行に必要な最低限の情報のみ登録します。
Fタイプ： 招待フォームなしの場合	履歴書などをもとに、以下の情報を登録します。 ［社員番号］［姓名］［姓名（ヨミガナ）］［生年月日］［戸籍上の性別］［現住所］［在籍状況］

2. （任意）書類を配付する

雇用契約書や労働条件通知書といった書類への確認・合意を依頼するには「文書配付機能」を使います。

従業員情報の登録後、社員番号アカウントを発行する前に、文書配付機能で書類を配付することで、従業員に招待と同時に書類の確認・合意を依頼できます。

従業員情報を登録後、以下の手順で文書を配付してください。 招待と同時に書類の確認・合意を依頼する（社員番号アカウント）

3. 社員番号アカウントを発行し、従業員にログイン情報を連絡する

3-1. ホームにあるアプリ一覧の［共通設定］>［社員番号アカウント］を押す

アプリ一覧の［共通設定］を押します。画面左側に表示される共通設定の一覧から［社員番号アカウント］を押すと、社員番号アカウント一覧画面が表示されます。

3-2. ［…］メニュー > ［社員番号アカウントを発行］を押す

社員番号アカウントとして招待したい従業員の［…］メニュー >［社員番号アカウントを発行］を押します。

画像を表示する

3-3. ［初期パスワード］、［アカウント権限］、［従業員招待フォーム］を設定し［アカウントを発行］を押す

必要な情報を設定したあと［アカウントを発行］を押すと、社員番号アカウントが発行されます。

タイプ	必要な情報
Eタイプ： 招待フォームありの場合	［初期パスワード］、［アカウント権限］、［従業員招待フォーム］を設定します。
Fタイプ： 招待フォームなしの場合	［初期パスワード］、［アカウント権限］を設定します。

セキュリティ上、アカウント発行後に社員番号アカウントの編集画面を表示しても、初期パスワードは表示されません。 画像を表示する

3-4. アカウントの発行後、従業員にログイン情報を連絡する

メールなどSmartHR以外のツールで、下記の情報を従業員へ連絡してください。

• 貴社専用ログインURL
  • 例：https://******.smarthr.jp/login
  • https://app.smarthr.jp/loginというURLからは、社員番号でログインできません。
• 社員番号
• 初期パスワード
• ログインする手順
  • 以員工編號登入

ログインURLの例にある（******）には、貴社専用のサブドメインが入ります。現在ログインしているSmartHRのURLを確認してください。 詳しくは、サブドメインとはを参照してください。

4. 【従業員の操作】招待のタスクを実施する

以下の流れで従業員の操作が進みます。

4-1. 管理者からの連絡を受け取る

管理者が連絡したログイン情報をつかって、SmartHRにログインします。

4-2. パスワードを入力し、アカウントの初期設定をする

従業員は任意のパスワードを入力し、アカウントを設定します。

4-3. （管理者が2要素認証の設定を必須にしている場合）2要素認証を設定する

管理者が2要素認証を必須に設定している場合、パスワード設定完了後に2要素認証の設定画面が表示されます。 2要素認証の設定を完了するまで、次のステップに進めません。

4-4. （必要あれば）書類の確認・合意をする

従業員がアカウントの初期設定を完了するまでの間に、管理者から送信された書類が表示されます。

書類の誤りなどで従業員が書類を差し戻した場合、管理者が書類を再作成・再送し、従業員の確認・合意が完了するまで、招待フォームの入力には進めません。

4-5. （任意）通知用のメールアドレスを登録する

通知用のメールアドレスの登録画面が表示されます。 SmartHRからの依頼や通知、パスワードの再設定メールを受信するために使用するためのメールアドレスを登録してください。

4-6. （Eタイプのみ）情報を提出する

従業員招待フォームの入力やマイナンバーの提供などを行ないます。

5. （Eタイプのみ）提出された情報を確認する

• 提出された従業員情報を確認する場合： 招待フォームに入力された内容は、担当者の承認なしでSmartHRに登録されます。 登録内容を確認する場合は、従業員リストから該当の従業員の情報を確認してください。

• マイナンバーを提供してもらった場合： 従業員から提供されたマイナンバー情報は、「チェック待ち」ステータスになります。担当者で提供された情報を確認し、問題がなければSmartHRへの登録を進めてください。 従業員から提供されたマイナンバー情報をチェックする

招待に関してよくある質問やエラー

招待に関してよくある質問やエラーは、下記のページを参照してください。

• SmartHR的系統需求環境
• 招待の進捗確認
• 社員番号アカウントのメールのエラーを解除する
• 他のアカウントのロックを解除する
• 社員番号アカウントのパスワードを一括でリセットする（パスワードリセットの依頼を受けた場合）