Q. CSVファイルをExcelで開くと、社員番号の先頭の「0」が消えてしまう場合は？
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A. 列のデータ形式を「文字列」にしてください
従業員の一括登録などで使用するCSVファイルをMicrosoft Excelで開くと、「0」が消えてしまう場合や、数値が日付として表示される場合があります。
社員番号や部署コードを「00001」のように採番しているケースでは、CSVファイルを編集する際にSmartHR上に登録されている0が消えてしまい、CSVファイルを使った設定がエラーになることがあります。
先頭の「0」が消えてしまう事象の原因は、「整数ではない数列は最初の0が消えてしまう」というMicrosoft Excelの仕様です。
このページでは、CSVファイルを開く際の方法を説明します。
ファイルの編集と保存時に、先頭の「0」が消えないようにする対応方法は、Q. CSVファイルを保存する時に、「0」から始まる数列の0が消える場合は？を参照してください。
Windows版 Excel 2016の場合
1. メニュー［データ］>［テキストファイル］を押す
新しいスプレッドシートを用意し、メニュー［データ］>［テキストファイル］を押します。
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［テキストファイル］を押すと、ファイルを選択する画面が表示されます。
2. ファイルを選択して［インポート］を押す
読み込むCSVファイルを選んだら、画面下にある［インポート］を押してください。
3. テキスト ファイル ウィザードの内容を確認し、「先頭行をデータの見出しとして使用する」を選択して［次へ］を押す
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4. 区切り文字の「タブ」「カンマ」にチェックを入れ、［次へ］を押す
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5.「0」を消したくない列に対して、列のデータ形式「文字列」を選択し、［完了］を押す
データのプレビューで「0」を消したくない列が選択されていることを確認し、列のデータ形式は［文字列］を選択し、［完了］を押します。
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6. 取り込んだデータを配置する場所を指定し、［OK］を押す
取り込んだデータを配置するシートと行・列を指定して［OK］を押すと、データが正しく取り込まれます。
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Windows版 Excel Office365の場合
1. Excelで新規シートを作成
Excelを開き、［空白のブック］を押して新規シートを作成します。
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2. ［データ］メニュー >［テキストまたはCSVから］を押す
画面上部にある［データ］メニューを選択後、［テキストまたはCSVから］を押します。
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3. CSVファイルを選択し、［インポート］を押す
データの取り込み画面が表示されるので、CSVファイルを選択して［インポート］を押します。
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4. ［データの変換］を押す
CSVファイルをインポートすると、ファイルの内容が表示されます。
画面右下にある［データの変換］を押してください。
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5. 社員番号が含まれる列が選択されていることを確認
社員番号が含まれる列が選択されていると、列全体が薄緑色で表示されます。
列が選択されていない場合は、列名の［社員番…］を押して、列全体を選択してください。
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6. ［変更された型］を押す
画面右下の［適用したステップ］にある［変更された型］を押します。
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7. 「社員番号が含まれる列」>［型の変更］>［テキスト］を選択
カーソルを社員番号が含まれる列にあわせて右クリックし、表示されるメニューから［型の変更］>［テキスト］を選択します。
この操作によって「数値（整数）」として扱われていた情報を「テキスト」として扱うよう指定します。
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8. ［現在のものを置換］を押す
［型の変更］>［テキスト］を押すと、［列タイプの変更］画面が表示されます。
［現在のものを置換］を押すと、テキスト化したデータが反映されます。
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9. ［閉じて読み込む］を押す
［閉じて読み込む］を押すと、設定した内容が適用され、社員番号の先頭の「0」が表示されます。
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Excel for Macの場合
1. Excelで新規シートを作成
Excelを開き、［空白のブック］を押して新規シートを作成します。
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2. ［ファイル］>［インポート］の順に押す
メニュー項目［ファイル］>［インポート］の順に押します。
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3. ［CSVファイル］を選択し、［インポート］を押す
インポート画面が表示されるので、［CSVファイル］を選択し、［インポート］を押します。
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インポートするファイルを選択し、［データ取り出し］を押します。
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4. ［区切り記号付き］を選択し、［次へ>］を押す
テキスト ファイル ウィザードの内容を確認し、区切るデータの形式は［区切り記号付き］を選択し、［次へ>］を押します。
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5. ［タブ］［カンマ］を選択し、［次へ>］を押す
区切り文字は［タブ］と［カンマ］を選択し、［次へ>］を押します。
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6. 選択したデータのプレビューで、［社員番号］の列が選択されていることを確認
選択したデータのプレビューで、［社員番号］の列が選択されていることを確認します。
列が選択されている場合、文字色が白、背景色が黒で表示されています。
列が選択されていない場合は文字色が黒、背景色が白で表示されているので、列を押して選択してください。
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7. 列のデータ形式は［文字列］を選択し、［完了］を押す
列のデータ形式は［文字列］を選択し、［完了］を押します。
［文字列］を選択すると、選択したデータのプレビューで列のデータ形式が［標準］から［文字列］に変更されたことが確認できます。
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8. 取り込んだデータを配置する場所を指定し、［OK］を押す
取り込んだデータを配置するシートと行・列を指定して、右下にある［OK］を押すと、データが正しく取り込まれます。
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