キャリア台帳で閲覧するために、他システムで管理していた過去の評価を人事評価機能に登録する

他システムで管理していた過去の評価情報をSmartHRの人事評価機能に登録して、キャリア台帳で閲覧する方法を説明します。

登録する評価項目として「総合評価」を例にしていますが、同じ手順で他の評価項目も連携できます。

事前に確認すること

過去の評価期間の従業員の在籍状況を確認します。 評価プロジェクトに評価対象者として追加できるのは、下記の条件を満たす従業員です。

• 登録しようとしている過去の評価の対象期間の終了日時点で、SmartHR基本機能における従業員の在籍状況が 在職中または休職中 になっている。

従業員の在籍状況を確認する方法については、従業員の在籍状況を確認する方法を参照してください。

終了日時点の在籍状況が正しくない場合は、以下のページを参照して履歴を修正してください。

• 従業員情報の履歴を追加する
• 適用日を指定して従業員情報の履歴を一括で追加・更新する

過去の評価を登録する

過去の評価を登録する大まかな流れは以下です。

1. 評価テンプレートを作成する
2. 評価プロジェクトを設定する
3. 過去の評価をCSVで一括登録し、確定する

1. 評価テンプレートを作成する

1-1. 評価テンプレート一覧画面で汎用テンプレートを追加する

評価テンプレートは、汎用テンプレートを使用します。 評価テンプレート一覧画面で［追加▼］>［汎用テンプレートを追加］を押します。

評価テンプレート名を入力して［追加］を押すと、評価テンプレートが作成され、評価シートの設定画面が表示されます。

1-2. 評価シートを設定する

1-2-1. プリセットの評価シートを削除し、登録したい評価項目に合わせた評価フォームを選択する

過去の評価項目から、キャリア台帳に「総合評価」として表示したい項目を1つ決めます。

評価シートにデフォルトで用意されているプリセットを削除するため、プリセットの［…］メニューから［削除］を押します。 ［評価種目の追加］を押して「評価種目名」を入力し、［追加］を押します。

［フォームを追加］を押して、以下の通り総合評価にあわせてフォームを選択します。

• 総合評価が数値（例：5,4,3…）の場合、入力フォームで［数値入力］を選択します。
• 総合評価が記号（例：S,A,B…）の場合、入力フォームで［選択肢入力］を選択します。

キャリア台帳で評価を閲覧できるようにするため、［評価項目の連携］で［総合評価］を選択します。 画像を表示する

1-4. 評価フローで不要なフェーズとタスクを削除する

［フェーズとタスク］で、あらかじめ用意されている［目標設定］フェーズの［目標承認］タスクと、［期末評価］のフェーズを削除します。 ［目標入力］タスクの担当者に「評価対象者」を設定して［保存］を押します。 画像を表示する

1-3. 評価ロールで評価対象者以外を削除する

あらかじめ設定されている評価ロールのうち、［評価対象者］以外を削除します。 削除後は、［評価対象者］のみが表示されている状態になります。 画像を表示する

2. 評価プロジェクトを作成する

2-1. 評価プロジェクトを新規で作成する

評価プロジェクト画面で［追加］を押すと、評価プロジェクトの追加画面が表示されます。 ［評価プロジェクト名］と、対象期間の［開始日］と［終了日］を設定して［追加］を押します。 画像を表示する

2-2. 評価プロジェクトに評価テンプレートを取り込む

評価プロジェクト詳細画面で［評価テンプレートの取り込み設定］を押します。 1.で作成した評価テンプレートを選択して［取り込み］を押します。

［閉じる］の下に［評価テンプレートの取り込み処理が終了しました。］と表示されたら、テンプレートの取り込みは完了です。 画像を表示する

2-3. 評価対象者を追加する

評価プロジェクト詳細画面で［従業員の追加］を押して、過去の評価を登録する対象の従業員を追加します。 詳しくは、評価プロジェクトに評価対象者を追加するを参照してください。

3. 過去の評価をCSVで一括登録し、確定する

3-1. 過去の評価をCSVに記入し、取り込みをする

過去の評価をCSVファイルを使って一括登録します。 評価プロジェクト詳細画面で［CSVファイル操作▼］>［評価CSVを書き出す］を押します。CSVファイルはバックグラウンド処理画面からダウンロードできます。

評価のCSVファイル書き出し画面（1/3）では、以下を選択してください。

• CSVファイルの形式：「評価テンプレートごとにCSVファイルを分ける」
• 書き出す評価テンプレート：「✓すべて選択」 画像を表示する

ダウンロードしたCSVファイルを表計算ソフトなどを使って編集し、過去の評価を入力します。 編集したCSVができたら、［CSVファイル操作▼］>［評価を一括更新］を押し、CSVを取り込みます。 詳しくは、複数の評価の記入内容を一括更新するを参照してください。

取り込み後、［バックグラウンド処理］で正常に完了したことを確認してください。 画像を表示する エラーが発生していた場合は、［ダウンロード］を押してエラーファイルの内容を確認し、対応してください。 画像を表示する

3-2. 評価を確定する

過去の評価の取り込みが正常に完了したら、評価を確定します。

評価プロジェクト詳細画面で評価対象者をすべて選択し、［▼確定］>［確定］を押します。 評価の確定画面が表示されるので、内容を確認したうえ［確定］を押します。 画像を表示する

確定のあと、［進行状況］が［終了］になっていることを確認します。 画像を表示する

過去の評価をキャリア台帳機能で閲覧する

登録した過去の評価をキャリア台帳機能で閲覧する場合、キャリア台帳機能で［従業員情報の表示設定］をする必要があります。 詳しくは、従業員情報の表示設定をするを参照してください。