文書配付機能とは

文書配付機能では、SmartHR上で書類を作成し、従業員に配付できます。

配付した書類の進捗管理や保管もできます。

利用できるプラン

文書配付は有料オプションです。有料プランに追加して契約する必要があります。

ご契約前でも、アプリケーションをインストールすれば無料トライアルを利用できます。

文書配付機能をSmartHRにインストールする

文書配付機能でできること

操作方法については、文書配付の基本の操作を参照してください。

書類の作成

書類のひな形を書類テンプレートとして登録しておき、従業員ごとに異なる情報を差し込んだ書類を生成できます。 書類に差し込む情報は、SmartHR基本機能に登録している情報のほか、CSVファイルを使って挿入する文書配付機能専用の項目も選べます。

書類の承認

従業員に書類を配付する前に、書類ごとに承認ができます。

書類テンプレートやPDF書類に対して承認経路を設定することで、指定したアカウントから承認を得られます。

以下のようなケースには対応していません。

• 書類作成前に、書類に反映する情報の承認
• 従業員が確認・合意したあとの書類に承認

書類の配付

SmartHRのアカウントがある従業員に対して書類を配付し、確認または合意を依頼できます。 従業員本人以外の第三者には配付できません。 依頼は日時を指定しての送信もできます。

SmartHRのアカウントがない従業員に対しては、書類の配付と同時に招待や入社手続き入力依頼もできます。

書類の保管

文書配付機能上で配付した書類はすべて保管され、管理者アカウントであれば、過去に配付した書類をいつでも参照できます。 従業員側も、SmartHRのアカウントが削除されない限り、過去に受け取った書類をいつでも閲覧できます。 確認・合意済みの書類は削除できず、書類の破棄には対象従業員の合意が必要になります。

従業員との契約締結

書類を「合意が必要な書類」に設定すると、従業員に合意を依頼して、契約を締結できます。 文書配付機能は電子署名法に準拠しており、電子証明書による「非改ざん性」と、メールアドレスによる当人確認によって「本人性」を担保しています。

就労条件通知

就労条件通知を含む書類（労働条件通知書または就業条件明示書）を電子通知できます。 労働基準法 第15条第1項及び労働基準法施行規則 第5条第4項に基づき、就労条件通知を含む書類を受け取った従業員は、電子通知で受け取るか書面通知で受け取るかを選択できます。

PDF書類の配付

作成済みのPDFファイルを、書類として配付できます。 PDF書類の場合も、「合意が必要な書類」として扱えます。

契約更新管理

契約更新管理を有効化することで、期限のある契約書を、更新前に確認できるようになります。

利用する場面

例えば以下のような場面で利用できます。

• 入社時に、雇用契約書や秘密保持契約書などを配付する
• 異動や昇給の際に、辞令や労働条件改定通知書を配付する
• 退職時に、離職票や健康保険資格喪失証明書、退職証明書などを配付する