確認・合意済みの書類を破棄する

確認・合意済みの書類を破棄する手順を説明します。

書類の破棄には従業員の合意が必要なため、従業員に書類の破棄を依頼し、合意を得てから破棄します。

書類の破棄を依頼する

1. 破棄したい書類の詳細画面を開く

文書配付メニューの［文書配付］>［依頼一覧］または［依頼グループ］から、破棄したい書類を含む依頼グループの詳細画面を開きます。 ［完了］タブにある依頼から、破棄したい書類名を押して、書類の詳細画面を開きます。

2. 画面右下にある［書類の破棄］を押す

書類の詳細画面右下にある［書類の破棄］を押すと、破棄を依頼する画面が表示されます。

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3. コメントを入力して［依頼］を押す

破棄を依頼する従業員へのコメントを入力して［依頼］を押すと、対象者に破棄依頼が送信されます。 破棄依頼を送信した書類は、詳細画面の上部に［書類の破棄を依頼中です］というメッセージが表示されます。

従業員が書類の破棄に合意する

対象の従業員が破棄依頼を受け取ります。 従業員が破棄依頼に合意すると、書類を破棄できるようになります。

従業員の操作については、書類の破棄依頼が届いたらを参照してください。

書類の破棄を実行する

1. ダッシュボードの［破棄の実行待ちの書類］を押す

従業員が書類の破棄に合意すると、管理者に通知され、文書配付機能のダッシュボードに［確認が必要な書類があります。下記より詳細を確認してください。］というメッセージが表示されます。 ［破棄の実行待ちの書類］のリンクを押して、［確認が必要な書類］画面を開きます。

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2. 破棄を実行する書類の詳細画面を開く

［破棄実行待ち］タブには書類の破棄が合意された書類が表示されています。書類名を押して書類の詳細画面を開きます。

3. ［破棄を実行］を押す

書類の詳細画面右下にある［破棄を実行］を押すと、確認画面が表示されます。

4. ［破棄］を押す

確認画面に表示されたメッセージを確認して［破棄］を押すと、書類が破棄されます。

書類詳細画面では、［破棄依頼］欄に破棄の記録が表示され、合意が必要な書類には［破棄済］のマークが表示されます。

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破棄依頼を差し戻された場合

従業員から書類の破棄依頼を差し戻された場合、差し戻しコメントを確認して、書類の破棄依頼を再送するか、破棄依頼を取り消してください。

1. ダッシュボードの［破棄依頼が差し戻しされた書類］を押す

従業員が書類の破棄依頼を差し戻すと、管理者に通知され、文書配付機能のダッシュボードに［確認が必要な書類があります。下記より詳細を確認してください。］というメッセージが表示されます。 ［破棄依頼が差し戻された書類］のリンクを押して、［確認が必要な書類］画面を開きます。

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2. 破棄依頼が差し戻された書類の詳細画面を開く

［破棄依頼差し戻し］タブには書類の破棄依頼が差し戻された書類が表示されています。 書類名を押して書類の詳細画面を開きます。

3. コメントを確認し、破棄依頼を再送するか、破棄依頼を取り消す

書類の詳細画面右側の［差し戻しコメント］欄に表示されている従業員からのコメントを確認します。 画面右下にある［破棄依頼の再送］を押して依頼を再送するか、［破棄依頼を取り消す］を押して依頼を取り消してください。

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書類の破棄依頼を取り消す

書類の破棄依頼は、従業員が合意し、破棄を実行するまでは取り消しができます。

1. 破棄依頼を取り消したい書類の詳細画面を開く

文書配付メニューの［文書配付］>［依頼一覧］または［依頼グループ］から、破棄依頼を取り消したい書類を含む依頼グループの詳細画面を開きます。［完了］タブにある依頼から、破棄依頼を取り消したい書類名を押して、書類の詳細画面を開きます。

2. 画面右下にある［破棄依頼を取り消す］を押す

書類の詳細画面右下にある［破棄依頼を取り消す］を押すと、確認画面が表示されます。

3. ［取り消す］を押す

確認画面で［取り消す］を押すと、破棄依頼が取り消され、従業員に通知されます。