【一覧】文書配付機能の通知メールの内容

文書配付機能で送信される通知のタイミングと内容を説明します。

依頼の受送信に関する通知メール一覧

従業員に対して、依頼を送信したときや合意の破棄を依頼したときには、従業員の操作を求める通知メールを送信するように、あらかじめ設定されています。

依頼を送信した管理者に対しては、従業員の操作が完了すると通知メールが送信されます。

一部の通知メールはフォーマットを編集し、複数登録できます。

書類セットや依頼グループごとに使用するメールフォーマットを指定できます。

管理者が承認を依頼したとき

通知先：承認者

• 通知有無：変更不可
• フォーマット：変更不可

タイトル：書類を承認してください

本文：

{承認者の氏名}様

{管理者の氏名}さんから文書の承認が依頼されました。

下記のURLから、未承認の書類を確認してください。
{承認タスク一覧画面のURL}

承認が完了したとき

通知先：承認を依頼した管理者

• 通知有無：変更不可
• フォーマット：変更不可

タイトル：{従業員の氏名}さんの{書類名}の承認が完了しました 本文：

{管理者の氏名}様

{従業員の氏名}さんに配付する{書類名}の承認が完了しました。

依頼に含まれる他書類のステータスは下記のURLより確認してください。
{依頼グループ詳細画面のURL}

承認者が承認を却下したとき

通知先：承認を依頼した管理者

• 通知有無：変更不可
• フォーマット：変更不可

タイトル：{従業員の氏名}さんの{書類名}が却下されました 本文：

{管理者の氏名}様

承認を依頼していた{従業員の氏名}さんの{書類名}が却下されました。

下記のURLから却下の理由を確認してください。
{書類詳細画面のURL}
却下した人：{承認者の氏名}さん

依頼を送信したとき

通知先：従業員

• 通知有無：変更不可
• フォーマット：変更可

タイトル：人事文書に関する依頼が届きました 本文：

{従業員の氏名}様

{会社名}から人事文書に関する依頼が届きました。

下記のURLにアクセスの上、依頼内容をご確認ください。

- {書類名}
{書類詳細画面のURL}
- {書類名}
{書類詳細画面のURL}

再通知（リマインド）

通知先：従業員

• 通知有無：変更不可
• フォーマット：変更可

タイトル：【再送】 人事文書に関する依頼が届きました 本文：

{従業員の氏名}様

{会社名}から人事文書に関する依頼が届きました。
下記のURLにアクセスの上、依頼内容をご確認ください。

- {書類名}
{書類詳細画面のURL}
- {書類名}
{書類詳細画面のURL}

従業員が依頼を完了したとき

従業員が依頼に含まれるすべての書類に対して、確認もしくは合意をしたときに送信されます。

通知先：従業員

• 通知有無：変更不可
• フォーマット：変更可

タイトル：依頼の完了をお知らせします 本文：

{社員番号} {従業員の氏名}様

{会社名}からの下記文書の依頼が完了しました。
本メールに、完了済の文書を添付いたします。

なお、文書名のテキストリンクから、SmartHR上でもご確認いただけます。
- {書類名}
- {書類名}

通知先：管理者

• 通知有無：変更可
• フォーマット：変更不可

タイトル：{社員番号} {従業員の氏名}さんが{依頼グループ名}の依頼をすべて完了しました 本文：

{管理者の氏名} 様

{社員番号} {従業員の氏名}さんが{依頼グループ名}の依頼をすべて完了しました。

下記のURLにアクセスの上、依頼内容をご確認ください。
{書類詳細画面のURL}

従業員が合意依頼を差し戻したとき

通知先：管理者

• 通知有無：変更可
• フォーマット：変更不可

タイトル：{社員番号} {従業員の氏名}さんが{書類名}への合意を拒否しました

本文：

{管理者の氏名}様

{社員番号} {従業員の氏名}さんが{書類名}への合意を拒否しました。

下記のURLにアクセスの上、依頼内容をご確認ください。
{書類詳細画面のURL}

管理者が依頼を取り消したとき

通知先：従業員

• 通知有無：変更不可
• フォーマット：変更不可

タイトル：人事文書に関する依頼が取り消されました 本文：

{従業員の氏名}様
人事文書に関する依頼が取り消されました。

下記のURLよりご確認ください。
{書類詳細画面のURL}

管理者が書類の破棄の合意依頼を送信したとき

通知先：従業員

• 通知有無：変更不可
• フォーマット：変更不可

タイトル：書類の破棄の合意依頼が届きました 本文：

{従業員の氏名}様

書類の破棄の合意依頼が届きました。

下記のURLでコメントを確認してください。
{書類詳細画面のURL}

従業員が破棄に合意したとき

通知先：管理者

• 通知有無：変更不可
• フォーマット：変更不可

タイトル：{従業員の氏名}さんが書類の破棄に合意しました 本文：

{管理者の氏名}様

{従業員の氏名}さんが書類の破棄に合意しました。

下記のURLで書類を破棄してください。
{書類詳細画面のURL}

管理者が従業員の合意・確認した書類を破棄したとき

通知先：従業員

• 通知有無：変更不可
• フォーマット：変更不可

タイトル：書類の破棄が完了しました 本文：

{従業員の氏名}様

{会社名}によって書類の破棄が完了しました。

本メールに、破棄済みの書類を添付します。

通知先：管理者

• 通知有無：変更不可
• フォーマット：変更不可

タイトル：書類の破棄が完了しました 本文：

{管理者の氏名}様

書類の破棄が完了しました。

下記のURLで破棄済みの書類を確認できます。
{書類詳細画面のURL}

従業員が破棄の合意依頼を差し戻したとき

通知先：管理者

• 通知有無：変更不可
• フォーマット：変更不可

タイトル：{従業員の氏名}さんにより書類の破棄の合意依頼が差し戻されました 本文：

{管理者の氏名}様

{従業員の氏名}さんにより、書類の破棄の合意依頼が差し戻されました。

下記のURLでコメントを確認してください。
{書類詳細画面のURL}

管理者が破棄の合意依頼を取り消したとき

通知先：従業員

• 通知有無：変更不可
• フォーマット：変更不可

タイトル：書類の破棄の合意依頼が取り消されました 本文：

{従業員の氏名}様

書類の破棄の合意依頼が取り消されました。

下記のURLで破棄の合意依頼が取り消された書類を確認できます。
{書類詳細画面のURL}

［合意する人］に従業員の関係者を指定したときの通知メール一覧

従業員の関係者に対して、書類の合意を依頼したときには、従業員の関係者の操作を求める通知メールを送信するように、あらかじめ設定されています。

依頼を送信した従業員に対しては、従業員の関係者の操作が完了すると通知メールが送信されます。

従業員が書類に合意する人を指定したとき

通知先：従業員の関係者

• 通知有無：変更不可
• フォーマット：変更不可

タイトル：{従業員の氏名}さんから「{書類名}」の合意が依頼されました 本文：

{従業員の関係者の氏名}様

{会社名}の{従業員の氏名}さんから書類の合意が依頼されました。

下記のリンクから、書類の内容を確認してください。
{書類名}

アクセス有効期限
{yyyy/mm/dd hh:mm}

これはあなた専用のリンクです。他の人には共有しないでください。
このメールについて詳しくは、「〇〇さんから書類の合意が依頼されました」というメールが届いたらを参照してください。
書類の内容や合意の依頼に対してご不明な点は、{従業員の氏名}さんにお問い合わせください。

従業員の関係者が書類に合意したとき

通知先：従業員

• 通知有無：変更不可
• フォーマット：変更不可

タイトル：{従業員の関係者の氏名}さんが書類に合意しました 本文：

{従業員の氏名}様

{従業員の関係者の氏名}さんが書類に合意しました。

下記のリンクから、合意された書類を確認できます。
{書類詳細画面のURL}

通知先：従業員の関係者

• 通知有無：変更不可
• フォーマット：変更不可

タイトル：「{書類名}」の合意が完了しました 本文：

{従業員の関係者の氏名}様

{会社名}の{従業員の氏名}さんから依頼された書類の合意が完了しました。
合意が完了した書類を、本メールに添付します。

アクセス有効期限を過ぎるまでは、下記のリンクからも書類をダウンロードできます。
{書類名}

アクセス有効期限
{yyyy/mm/dd hh:mm}

これはあなた専用のリンクです。他の人には共有しないでください。
書類の内容や合意の依頼に対してご不明な点は、{従業員の氏名}さんにお問い合わせください。

書類に合意する人の指定が解除されたとき

通知先：従業員の関係者

• 通知有無：変更不可
• フォーマット：変更不可

タイトル：「{書類名}」の合意の依頼が取り消されました 本文：

{従業員の関係者の氏名}様

書類の合意の依頼が取り消されました。
{合意の依頼日}に依頼された「{書類名}」への合意は不要になりました。

ご不明な点は、{従業員の氏名}さんにお問い合わせください。

アクセス有効期限までに従業員の関係者が合意しなかったとき

通知先：従業員

• 通知有無：変更不可
• フォーマット：変更不可

タイトル：書類に合意する人を指定しなおしてください 本文：

{従業員の氏名}様

{従業員の関係者の氏名}さんに合意を依頼した書類が、期限内に合意されませんでした。

下記のリンクから、書類に合意する人を指定しなおしてください。
{書類詳細画面のURL}

従業員が書類の破棄の合意依頼を送信したとき

通知先：従業員の関係者

• 通知有無：変更不可
• フォーマット：変更不可

タイトル：{会社名}から書類の破棄の合意依頼が届きました 本文：

{従業員の関係者の氏名}様

{会社名}から、{従業員の氏名}さんに関する書類の破棄の合意依頼が届きました。

下記のリンクで、破棄の合意依頼コメントを確認してください。
{書類名}

アクセス有効期限
{yyyy/mm/dd hh:mm}

これはあなた専用のリンクです。他の人には共有しないでください。
このメールについて詳しくは、「{会社名}から書類の破棄の合意依頼が届きました」というメールが届いたらを参照してください。
破棄の合意に対してご不明な点は、{従業員の氏名}さんにお問い合わせください。

従業員の関係者が破棄に合意したとき

通知先：従業員

• 通知有無：変更不可
• フォーマット：変更不可

タイトル：{従業員の関係者の氏名}さんが書類の破棄に合意しました 本文：

{従業員の氏名}様

{従業員の関係者の氏名}さんが以下の書類の破棄に合意しました。
・破棄の合意依頼の送信日：yyyy/mm/dd
・書類名：{書類名}

管理者により書類が破棄されるのをお待ちください。

通知先：管理者

• 通知有無：変更不可
• フォーマット：変更不可

タイトル：{従業員の氏名}さんの関係者が書類の破棄に合意しました 本文：

{管理者の氏名}様
{従業員の氏名}さんの関係者が書類の破棄に合意しました。
下記のURLで書類を破棄してください。
{書類詳細画面のURL}

管理者が従業員の関係者が合意した書類を破棄したとき

通知先：従業員

• 通知有無：変更不可
• フォーマット：変更不可

タイトル：書類の破棄が完了しました 本文：

{従業員の氏名}様

{会社名}によって書類の破棄が完了しました。

本メールに、破棄済みの書類を添付します。

通知先：管理者

• 通知有無：変更不可
• フォーマット：変更不可

タイトル：書類の破棄が完了しました 本文：

{管理者の氏名}様

書類の破棄が完了しました。

下記のURLで破棄済みの書類を確認できます。
{書類詳細画面のURL}

通知先：従業員の関係者

• 通知有無：変更不可
• フォーマット：変更不可

タイトル：「{書類名}」の破棄が完了しました 本文：

{従業員の関係者の氏名}様

{破棄の合意日}に破棄に合意した「{書類名}」の破棄が完了しました。

本メールに、破棄済みの書類を添付します。

従業員が破棄の合意依頼を取り消したとき

通知先：従業員の関係者

• 通知有無：変更不可
• フォーマット：変更不可

タイトル：「{書類名}」の破棄合意依頼が取り消されました 本文：

{従業員の関係者の氏名}様

書類の破棄の合意依頼が取り消されました。
{合意の依頼日}に依頼された「{書類名}」の破棄の合意は不要になりました。

ご不明な点は、{従業員の氏名}さんにお問い合わせください。

アクセス有効期限までに従業員の関係者が破棄に合意しなかったとき

通知先：従業員

• 通知有無：変更不可
• フォーマット：変更不可

タイトル：破棄の合意依頼を送信しなおしてください 本文：

{従業員の氏名}様

{従業員の関係者の氏名}さんに送信した破棄の合意依頼が、期限内に合意されませんでした。

下記のURLで破棄の合意依頼を送信しなおしてください。
{書類URL}

バックグラウンド処理の通知メール一覧

以下のバックグラウンド処理が完了したときには、処理を実行したユーザーに対して通知メールを送信します。

書類一括ダウンロードの書き出しが完了したとき

通知先：書き出しを実行した管理者

• 通知有無：変更不可
• フォーマット：変更不可

タイトル：書類一括ダウンロードの書き出しが完了しました 本文：

{管理者の氏名}様

書類一括ダウンロードの書き出しが完了しました。

下記のURLよりご確認ください。
{バックグラウンド処理詳細画面のURL}