契約更新管理機能とは

契約更新管理とは、有期雇用契約における合意書類の契約更新時期を確認し、契約更新の依頼を作成するための機能です。

契約更新管理を設定できるのは、「合意が必要な書類」の書類テンプレートのみです。

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契約更新管理機能でできること

契約終了までの残り日数の確認

契約終了日が近い、もしくは契約終了日が過ぎている契約書類を確認できます。

文書配付メニューの［契約更新］>［契約更新管理］を押すと、［契約更新管理一覧］が表示されます。

管理者以外の権限を持つアカウントの場合、文書配付機能の権限で設定された［閲覧できる依頼・書類の範囲］に該当する従業員の書類のみが件数に含まれます。

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件名を押すと、該当の残り日数を過ぎた書類の一覧が表示されます。

管理者以外の権限を持つアカウントの場合、［契約更新管理一覧］の件数と同様に［閲覧できる依頼・書類の範囲］に該当する従業員の書類のみが表示されます。

契約終了日が近づいている従業員に対する契約更新の依頼

契約終了日が近づいている従業員に対し、契約更新を依頼できます。新たな契約期間で書類を作成し、対象の従業員に配付し、合意を依頼できます。

必要な書類の設定

契約更新管理機能を利用するためには、書類に対して契約更新管理項目の登録が必要です。

契約更新管理項目が登録されていない書類は［契約更新管理一覧］に表示されません。

契約更新管理項目が登録されているかどうかは書類詳細画面の［契約更新管理項目］で確認できます。

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契約更新管理項目を登録する方法は2つあります。

初回の依頼時に契約更新管理が有効化された書類テンプレートを使用する

初回の依頼時に契約更新管理設定が有効化された書類テンプレートを使用します。 従業員が書類に合意すると、契約更新管理項目が登録されます。

合意済み書類に後から契約更新管理項目を登録する

合意済みの書類に後から契約更新管理項目を登録できます。

ただし、契約更新管理項目を登録できるのは、契約更新管理が有効化された書類セットで作成された書類のみです。契約更新管理が有効化されていない場合や、PDF書類には登録できません。

操作に必要な権限

契約終了までの残り日数を確認するには、文書配付機能の権限設定で［契約更新管理・契約更新グループの操作］が許可されている必要があります。

契約更新の依頼をするには、［契約更新管理・契約更新グループの操作］に加えて［依頼グループの作成］［依頼の作成・追加］［依頼の送信・取り消し］が必要です。

文書配付機能の権限は文書配付メニューの［設定］>［権限設定］から設定してください。