従業員の登録申請用のフォームを管理する

従業員の登録申請に利用する申請フォームの作成手順を説明します。

従業員の登録申請用のフォームを作成する

1. ホームにあるアプリ一覧の［共通設定］>［従業員情報申請］を押す

ホームにあるアプリ一覧の［共通設定］を押します。画面左側に表示される共通設定の一覧から［従業員情報申請］を押すと、フォームの一覧画面が表示されます。

2. ［フォームを追加］を押す

申請フォーム一覧画面で［フォームを追加］を押します。 画像を表示する

3. ［【登録用】新しく入社する従業員を登録する］を選択してフォームを作成する

フォームの種別で［【登録用】新しく入社する従業員を登録する］を選択し、［追加］を押します。 画像を表示する

4. フォーム情報に必要事項を入力する

申請フォームの名称や項目など、必要な情報を入力します。

「更新用の申請フォーム」と「登録用の申請フォーム」では、表示される項目が異なります。 詳しくは、フォームの種別によって表示される項目の違いを参照してください。

申請フォームに設定できる経路

登録用の申請フォームでは、承認ステップの［承認者の指定方法］が従業員で指定に設定されている経路のみを使用できます。

指定方法が従業員で指定以外の経路を登録用の申請フォームに設定しようとすると、エラーが表示されます。 画像を表示する

新しく経路を作る場合は、以下のヘルプページを参照してください。 申請の承認経路を管理する 申請の承認者を従業員で指定する

再通知メールの設定

申請のステータスが［差し戻し］の場合に、従業員に再通知メールを送信できます。

画像を表示する

通知メールの内容については、以下のヘルプページを参照してください。 【一覧】従業員情報申請機能の通知メール

登録用の申請フォームで収集できない項目

登録用の申請フォームでは収集できない従業員項目があります。詳しくは、以下のヘルプページを参照してください。 新しい従業員をSmartHRに登録する申請ので収集できない項目

申請フォームでの入力が必須の項目

従業員の登録申請の内容を従業員情報に反映するには、在籍状況と事業所の情報が必要です。

ただし、従業員の登録申請用のフォームに［在籍状況］と［事業所］の入力欄を表示し、入力必須とするかどうかは運用に応じて設定できます。

もし、申請フォーム上で［在籍状況］と［事業所］を「非表示」または「任意」に設定していても、申請が承認された際には、以下の情報が自動的に従業員情報に追加されます。

• 在籍状況：在職中
• 事業所：SmartHRに登録されている1つ目の事業所

5. ［作成］を押して保存する

設定内容を確認し、［作成］を押します。 保存したあと、フォーム一覧で［プレビュー］を押すと、申請者からの申請フォームの見えかたを確認できます。

履歴書から自動入力できるようにするには

履歴書の情報をもとに、AIを利用して申請内容を自動入力できます。 必要に応じて、以下の設定をしてください。

1. SmartHRのAI機能を有効にする 詳しくは、AI機能を有効にするを参照してください。

2. 登録用の申請フォームで、システム標準項目の「履歴書・職務経歴書」を［任意］または［必須］に設定する 画像を表示する 従業員が申請を提出する画面では、以下のように表示されます。 画像を表示する

3. 登録用の申請フォームを保存したあと、従業員に操作方法を周知する 詳しくは、従業員の登録申請を提出する・取り消すを参照してください。