【月次の給与計算】勤怠の締め・集計

勤怠の締め・集計は、従業員の労働時間、残業時間、休日出勤などの勤怠を確定し、給与計算に使用できる状態にする業務です。

業務の概要

給与計算では、従業員の労働時間に基づいて時間外手当や欠勤控除を計算します。そのため、給与計算の前に正確な勤怠データを確定する必要があります。

勤怠の締め・集計の主な業務は以下のとおりです。

• 勤務情報や集計結果の確認：対象月の勤怠データに未修正や未承認がないか確認し、必要な修正を完了する
• 勤怠データの確定：給与計算対象期間の勤怠データを締めて確定する
• 給与計算機能への連携：SmartHRの勤怠管理機能から勤怠データを取り込む、またはCSVファイルを準備して取り込む
• 連携後の確認：取り込み後の勤怠項目の値が想定どおりか確認する

SmartHRの勤怠管理機能を使用している場合は、勤怠データを給与計算機能に自動で取り込めます。他の勤怠管理システムを使用している場合は、勤怠データをCSVファイルに書き出し、給与計算機能に取り込むことで連携できます。

業務の流れ

SmartHRの勤怠管理機能を使用する場合

1. 勤務情報を確認する

   • 勤怠管理機能の勤務情報画面で、対象月・対象従業員の勤務情報を確認します。
   • 打刻忘れ、要修正、要確認、承認待ち申請がないかを確認します。
   • 詳細は、勤務情報を確認するを参照してください。

2. 必要な修正を完了する

   • 要修正がある場合は、従業員への修正・確認依頼、または上長・管理者による直接編集で解消します。
   • 修正後に、集計結果（所定労働時間、残業時間、欠勤など）が想定どおりか確認します。
   • 詳細は、次のヘルプページを参照してください。
     • 修正・確認依頼を送信する場合：従業員に勤務情報の修正・確認依頼を送信する
     • 上長・管理者が直接編集する場合：勤務情報の修正ガイド（1日ごとに編集する・申請を提出する場合）

3. 月の勤務情報を確定する

   • 対象月の勤務情報を確定します。
   • 月の確定前に、要修正を解消し、承認待ちの申請がないことを確認します。
   • 詳細は、月の勤務情報を確定するを参照してください。

4. 給与計算機能に連携する

   • 給与計算機能で給与計算タスクを作成して、勤怠管理機能から勤怠データを取り込みます。
   • 取り込み後に勤怠に変更があった場合、［勤怠項目の連携データ再取得］を押して勤怠データを再取得します。
   • 詳細は、SmartHRの勤怠管理機能と連携するを参照してください。

他社の勤怠管理システムを使用する場合

1. 勤怠データを確定する

   • 他社システム側で、給与の計算期間の勤怠データを締めて確定します。
   • 未承認、未打刻、異常値のデータが残っていないことを確認します。

2. 勤怠データを出力する

   • 給与計算システムから、給与計算に必要な勤怠データをCSVファイルに書き出します。

3. 取り込み用データを準備する

   • 給与計算機能のフォーマットにあわせて、CSVファイルを整形・確認します。
   • フォーマットの詳細は、CSVファイルのフォーマットを参照してください。

4. 給与計算機能に取り込み、確認する

   • 作成したCSVファイルを給与計算機能に取り込みます。
   • 取り込み後、勤怠項目の値（残業時間、欠勤日数など）が想定どおり反映されているか確認します。

実施タイミング

勤怠締日（例：10日、月末）に合わせて、勤怠データを締め、集計します。給与計算を開始する前に完了させます。