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依頼状況と確認状況を一括で変更する

年末調整機能でCSVファイルを使用して依頼状況を一括更新する方法と、書類・前職情報の確認状況を一括更新する方法を説明します。

一括して「依頼する」「確定する」などを行ないたい場合や、従業員による年末調整の回収後、変更がない書類を一括して「チェック済み」にしたい場合に便利です。

依頼状況を一括で更新する

依頼一覧画面の［依頼状況を一括更新］をクリックすると、［依頼状況の一括更新（CSVファイルの取り込み）］画面が表示されます。

［サンプルCSVファイルのダウンロード］をクリックして、テンプレートをダウンロードします。

依頼状況を変更したい従業員の、現在の依頼状況と社員番号を確認します。

次にサンプルCSVファイルを開き、依頼状況を変更したい従業員の「社員番号」を入力し、「依頼」欄には変更後の依頼ステータスを数字で指定します。

「依頼」欄に指定する数字	変更内容	条件
1	年末調整の依頼を確定する（依頼ステータスが「確定」になる）	- 操作者が、年末調整機能の「依頼の確定」の権限がある - 対象の依頼ステータスが「未依頼」「回答済み」「再回答」
2	年末調整を依頼する（依頼ステータスが「依頼中」になる）	対象の依頼ステータスが「未依頼」
99	年末調整を未依頼に戻す（依頼ステータスが「未依頼」になる）	- 操作者が、SmartHRの管理者権限がある - 対象の依頼ステータスが「依頼中」「入力中」「回答済み」「再回答」
空欄	変更なし	-

［依頼状況の一括更新（CSVファイルの取り込み）］画面の［ファイルを選択］をクリックし、編集したCSVファイルを選択します。

［アップロード］をクリックすると、ログインパスワードの入力が求められます。

パスワードを入力し、［確認する］をクリックすると、バックグラウンド処理が始まります。

バックグラウンド処理後、［依頼一覧］画面で対象従業員の依頼状況が、指定した内容に変わっているか確認します。

依頼一覧画面の表示を［書類一覧］に切り替えます。

［確認状況を一括更新］をクリックすると、［書類・前職情報確認状況の一括更新（CSVファイルの取り込み）］画面が表示されます。

［サンプルCSVファイルのダウンロード］をクリックして、テンプレートをダウンロードします。

［確認状況］を変更したい従業員の、現在の書類確認状況と社員番号を確認します。

次に、サンプルCSVファイルを開き、書類の確認状況を変更したい従業員の「社員番号」を入力し、「今年のマルフ」「来年のマルフ」「基配所」「保険料控除申告書」「住宅借入金等控除申告書」欄には、変更後の［確認状況］を数字で指定します。

「書類」欄と「前職情報」欄に指定する数字	書類・前職情報の変更内容	条件
1	書類を「チェック済み」にする	- 対象の依頼ステータスが「未依頼」「回答済み」「再回答」「修正依頼中」 - 対象の書類・前職情報が「チェック待ち」もしくは「ダブルチェック待ち」
2	書類を「ダブルチェック待ち」にする	- 対象の依頼ステータスが「未依頼」「回答済み」「再回答」「修正依頼中」 - 対象の書類・前職情報が「チェック待ち」
3	書類を「チェック待ち」にする	- 対象の依頼ステータスが「未依頼」「回答済み」「再回答」「修正依頼中」 - 対象の書類・前職情報が「ダブルチェック待ち」もしくは「チェック済み」
99	書類を「削除」する ※前職情報の場合は、削除されません	- 操作者が、SmartHRの管理者権限がある - 対象の依頼ステータスが「未依頼」「回答済み」「再回答」 - 対象の書類・前職情報が「チェック待ち」もしくは「ダブルチェック待ち」
空欄	変更なし	-

［書類・前職情報確認状況の一括更新（CSVファイルの取り込み）］画面の［ファイルを選択］をクリックし、編集したCSVファイルを選択します。

［アップロード］をクリックすると、ログインパスワードの入力が求められます。

パスワードを入力し、［確認する］をクリックすると、バックグラウンド処理が始まります。

バックグラウンド処理後、書類一覧で対象従業員の［確認状況］が、指定した内容に変わっているか確認します。

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