従業員の源泉徴収票を発行する

従業員の源泉徴収票を発行し、公開・通知する手順を説明します。

給与計算ソフトから出力した、CSV形式またはPDF形式の源泉徴収票をSmartHRにアップロードして登録します。いずれの方法でも、従業員にはPDF形式の源泉徴収票を配付します。

なお、CSV形式での登録は、給与所得の源泉徴収票のみに対応しています。給与所得の源泉徴収票以外はPDF形式で登録してください。

CSVファイルをアップロードし、PDFファイルの源泉徴収票を従業員に配付する

CSV形式の源泉徴収票をアップロードし、PDFファイルに変換された源泉徴収票を従業員に配付します。

1. ［アプリ一覧］の［源泉徴収票管理］を押す

［アプリ一覧］の［源泉徴収票管理］を押します。

2.［+発行する］を押す

源泉徴収票一覧画面の右上にある［+発行する］を押すと、［源泉徴収票を発行する］画面が表示されます。

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3. 源泉徴収票の［名前］と［年］を入力し、［発行する］を押す

源泉徴収票の管理用の名前を入力し、源泉徴収票に印字される年を選択します。

［発行する］を押すと、源泉徴収票の一覧画面が表示されます。

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4.［源泉徴収票を追加・更新］>［CSVから取り込む］を押す

画面の右上にある［源泉徴収票を追加・更新］>［CSVから取り込む］を押すと、CSVファイルのアップロードページが表示されます。

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5. 取り込むCSVファイルを準備

［インポート］の下にある［サンプルのCSVファイルをダウンロード］を押すと、サンプルのCSVファイルをダウンロードできます。

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CSVファイルは、以下のように1行目を項目名とし、2行目以降に各従業員の源泉徴収票情報を入力します。

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項目名は、必ず入力してください。

項目名（カラム名）の一覧は、CSVファイルのインポート画面下部を参照してください。

6.［ファイルを選択］を押し、CSVファイルを選択後、［インポート］を押す

［ファイルを選択］を押し、アップロードするCSVファイルを選択します。

［インポート］を押すと、「源泉徴収票の取り込みを予約しました」のメッセージが表示され、バックグラウンド処理で取り込みが始まります。

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7. CSVファイルが取り込まれたことを確認し、確定と通知をする

バックグラウンド処理の完了後、源泉徴収票の一覧画面で内容を確認し、［源泉徴収票を確定］を押すと、源泉徴収票が確定されます。

確定すると、従業員はトップページから発行された源泉徴収票を閲覧できるようになります。

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通知したい従業員にチェックを入れ、［まとめて通知］を押すと従業員に通知されます。

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PDFファイルをアップロードし、従業員に配付する

ファイル名に社員番号を含めたPDF形式の源泉徴収票をアップロードし、社員番号が一致する従業員に配付します。

1. ［アプリ一覧］の［源泉徴収票管理］を押す

［アプリ一覧］の［源泉徴収票管理］を押します。

2.［+発行する］を押す

源泉徴収票一覧画面の右上にある［+発行する］を押すと、［源泉徴収票を発行する］画面が表示されます。

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3. 源泉徴収票の［名前］と［年］を入力し、［発行する］を押す

源泉徴収票の管理用の名前を入力し、源泉徴収票に印字される年を選択します。

［発行する］を押すと、源泉徴収票一覧画面が表示されます。

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4.［源泉徴収票を追加・更新］>［PDFを従業員と紐付ける］を押す

源泉徴収票一覧画面の右上にある［源泉徴収票を追加・更新］>［PDFを従業員と紐付ける］を押すと、PDFファイルのアップロードページが表示されます。

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5. 取り込むPDFファイルを準備

ファイル名は「社員番号@任意の文字列.pdf」のように、社員番号を含めてください。

社員番号が一致する従業員とPDFファイルが紐づけられます。

例えば、社員番号001の従業員の源泉徴収票は、「001@令和5年分源泉徴収票.pdf」のようなファイル名にしてください。

ファイル名が上記に沿っていない場合や、ファイル形式がpdfでない場合はエラーになり、アップロードできません。

6. PDFファイルを選択し、［紐付けた書類を確認する］を押す

画面中央のスペースにPDFファイルをドラッグアンドドロップしてアップロードします。

画面中央のスペースを押し、PDFファイルを選択してもアップロードできます。

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PDFファイルをアップロードすると、ステータス名と件数の下に詳細が表示されます。

ステータスが［保存完了］になっていることを確認し、［紐付けた書類を確認する］を押すと、源泉徴収票一覧画面に戻ります。

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7. PDFファイルを確認し、確定と通知をする

源泉徴収票の一覧画面で内容を確認し、［源泉徴収票を確定］を押すと、確定されます。

確定すると、従業員はトップページから発行された源泉徴収票を閲覧できるようになります。

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通知したい従業員にチェックを入れ、［まとめて通知］を押すと従業員に通知されます。

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