書類セットや依頼グループの通知メールを設定・編集する

依頼送信時・依頼再送時・依頼完了時に従業員に送られる通知メールは、書類セットごとにメールフォーマットを設定できます。 また、依頼グループごとに通知メールの編集もできます。

登録済みのメールフォーマットを書類セットに紐づける手順と、依頼グループの通知メールを編集する手順を説明します。

書類セットにメールフォーマットを設定する

書類セットに対応するメールフォーマットは、書類セット編集画面で設定します。

1. 書類セット一覧画面を開く

文書配付メニューの［設定］>［書類セット］を押して、書類セット一覧画面を開きます。

2. メールフォーマットを設定したい書類セットの編集画面を開く

既存の書類セットに設定する場合は［フォーマット名］を、新しく書類セットを作成する場合は［＋書類セットを作成する］を押して、書類セット編集画面を開きます。

3. メールフォーマットを選択、［更新］または［作成］を押す

［メールフォーマット］欄の［依頼送信時配信メール］［依頼再送信時配信メール］［依頼完了時配信メール］それぞれで書類セットに設定したいメールフォーマットを選択し、書類セットを更新または作成します。

依頼グループごとに通知メールを編集する

依頼グループごとの通知メールは、依頼グループ作成画面でメールフォーマットを設定しますが、依頼グループ作成後にメール件名や本文を編集できます。

1. 通知メールを編集したい依頼グループの詳細画面を開く

文書配付メニューの［文書配付］>［依頼グループ］を押して依頼グループ一覧画面を開きます。 通知メールを編集したい依頼グループのグループ名を押して、依頼グループ詳細画面を開きます。

2. ［…］メニュー>［通知メール設定］を押す

画面右上の［…］メニュー>［通知メール設定］を押すと、通知メール設定画面に移動します。

3. 編集したい通知メールのタブを開き、編集して［更新］を押す

通知メール設定画面は［依頼送信時］［依頼再送信時］［依頼完了時］の3つのタブに分かれています。 編集したい通知メールのタブを開き、編集して［更新］を押すと、通知メールが更新されます。