カスタム社員名簿からの「移行データ」を公開する

カスタム社員名簿から自動移行されたデータを組織図・名簿機能で公開する手順を説明します。

移行データとは

「移行データ」とは、2024年4月8日にカスタム社員名簿機能が廃止されるにあたり、カスタム社員名簿のデータをもとに、組織図機能に自動的に作成されたデータです。

移行データを閲覧・操作できるのはSmartHR基本機能の「管理者」権限を持つアカウントに限ります。

移行データの共有範囲を設定する

1. ［公開前］の移行データの組織図・名簿名を押す

［組織図・名簿］メニューの［移行データ］を押すと、移行データ画面が表示されます。

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［公開前］タブの一覧から、共有範囲を確認もしくは変更したい移行データの組織図・名簿名を押すと、従業員名簿画面が表示されます。

2. 従業員名簿画面の ［共有・ダウンロード設定］ を押す

組織図・名簿名の右にある ［組織図・名簿操作］ を押して、ドロップダウンリストから ［共有・ダウンロード設定］ を押すと、共有・ダウンロード設定画面が表示されます。

3. 組織図・名簿の共有範囲を設定し、［保存］を押す

移行データの共有範囲を設定します。 共有範囲の指定方法は、以下の6通りです。複数の方法を組み合わせて、さまざまな条件に合わせて組織図・名簿を共有できます。

1. 機能管理者
2. すべての従業員
3. 組織図に掲載されている従業員
4. 共有する従業員を指定する
5. 共有する部署を指定する
6. 共有するアカウントを指定する

共有範囲の設定方法は、組織図・名簿の共有範囲を設定するを参照してください。 共有範囲の設定後、画面下の［保存］を押すと設定が反映され、従業員名簿画面に切り替わります。

複数の移行データの共有範囲をまとめて設定する

移行データの共有範囲の設定がまったく同じ場合は、複数の移行データに対して、共有範囲を一括設定できます。

1. 共有範囲を設定する移行データにチェックを入れる

移行データ画面の［公開前］タブの一覧から、共有範囲を変更したい移行データにチェックを入れます。

2. ［共有範囲を一括設定］ を押す

移行データ一覧の上部にある ［共有範囲の一括設定］ を押すと、共有範囲の一括設定画面が表示されます。

3. 共有範囲を設定し、［確認する］ > ［設定する］を押して共有設定を反映する

移行データの共有範囲を設定し、［確認する］ > ［設定する］を押すと、移行データ画面に切り替わります。

移行データ一覧の［共有範囲］を確認してください。

移行データを公開する

1. 公開する移行データの［公開］を押す

［公開前］タブの一覧から、公開したい移行データの組織図・名簿名の右端にある［公開］を押すと、名簿の公開画面が表示されます。

2. 名簿の公開画面で ［公開する］ を押す

名簿の公開画面で［公開する］ を押すと移行データが公開され、移行データ画面の［公開前］タブが表示されます。 公開した移行データは、移行データ一覧の［公開済み］タブに追加されます。

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複数の移行データをまとめて公開する

1. 公開する移行データにチェックを入れる

移行データ画面の［公開前］タブの一覧から、公開したい移行データにチェックを入れます。

2. ［一括公開］ を押す

移行データ一覧の上部にある ［一括公開］ を押すと、名簿の一括公開画面が表示されます。

3. 名簿の一括公開画面で、［公開する］を押す

名簿の一括公開画面で公開対象の名簿を確認し、［公開する］を押すと、移行データが公開され、移行データ画面の［公開前］タブが表示されます。 公開した移行データは、移行データ一覧の［公開済み］タブに追加されます。