文書配付の基本の操作

文書配付機能を利用する際の、基本的な操作の流れを説明します。

操作の全体像

基本の操作はアプリケーションのインストール（初回のみ）、事前準備、書類の配付の大きく3つに分けられます。

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インストール

初回利用時のみ、SmartHRに文書配付機能をインストールする必要があります。

文書配付機能をSmartHRにインストールする

事前準備

書類をSmartHR上で作成する場合には、事前準備が必要です。

書類テンプレートを作成し、書類セットにまとめます。 SmartHR基本機能にない項目を書類に差し込みたい場合は、CSV挿入用テンプレート変数を登録します。

CSV挿入用テンプレート変数

CSV挿入用テンプレート変数を登録・削除する

書類テンプレートの作成

書類テンプレートを作成・編集する

書類セットの作成

書類セットを作成・編集する

書類を配付する

1. 依頼グループの作成

従業員に書類を配付するには、まず依頼グループを作成します。

依頼グループとは 依頼グループを作成する

2. 対象従業員の追加

書類を配付したい従業員を依頼グループに追加します。 従業員ごとの書類が自動で作成され、PDF書類の場合はPDFファイルをアップロードできる状態になります。

依頼グループに従業員を追加する

3. 依頼の送信・送信を予約

書類の準備が整ったら、従業員へ依頼を送信します。 送信予定日時を指定して、送信の予約もできます。

依頼を送信する・送信を予約する

依頼を受け取った従業員は、確認や合意の操作をします。

文書確認依頼を受け取ってから、確認・合意までの流れ（スマートフォンの場合） 文書確認依頼を受け取ってから、確認・合意までの流れ（パソコンの場合）

4. 進捗管理

依頼一覧や依頼グループ詳細画面で、書類の確認・合意状況を確認します。 確認・合意が未完了の従業員への再通知や、差し戻された書類の修正など、必要に応じて対応してください。

依頼の進捗を管理する