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従業員の源泉徴収票を発行する

대상독자:
관리자・담당자 용
플랜:
노무관리인사・노무 엣센셜프로페셔널0엔HR 스트래티지

従業員の源泉徴収票を発行し、公開・通知する手順を説明します。

給与計算ソフトから出力した、CSV形式またはPDF形式の源泉徴収票をSmartHRにアップロードして登録します。いずれの方法でも、従業員にはPDF形式の源泉徴収票を配付します。

なお、CSV形式での登録は、給与所得の源泉徴収票のみに対応しています。給与所得の源泉徴収票以外はPDF形式で登録してください。

CSVファイルをアップロードし、PDFファイルの源泉徴収票を従業員に配付する

CSV形式の源泉徴収票をアップロードし、PDFファイルに変換された源泉徴収票を従業員に配付します。

1. ホームの [源泉徴収票]を押す

ホーム左側にある[機能]から[源泉徴収票]を押します。

2.[+発行する]を押す

源泉徴収票一覧画面の右上にある[+発行する]を押すと、[源泉徴収票を発行する]画面が表示されます。

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3. 源泉徴収票の[名前]と[年]を入力し、[発行する]を押す

源泉徴収票の管理用の名前を入力し、源泉徴収票に印字される年を選択します。

[発行する]を押すと、源泉徴収票の一覧画面が表示されます。

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4.[源泉徴収票を追加・更新]>[CSVから取り込む]を押す

画面の右上にある[源泉徴収票を追加・更新]>[CSVから取り込む]を押すと、CSVファイルのアップロードページが表示されます。

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5. 取り込むCSVファイルを準備

[インポート]の下にある[サンプルのCSVファイルをダウンロード]を押すと、サンプルのCSVファイルをダウンロードできます。

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CSVファイルは、以下のように1行目を項目名とし、2行目以降に各従業員の源泉徴収票情報を入力します。

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項目名は、必ず入力してください。

項目名(カラム名)の一覧は、CSVファイルのインポート画面下部を参照してください。

6.[ファイルを選択]を押し、CSVファイルを選択後、[インポート]を押す

[ファイルを選択]を押し、アップロードするCSVファイルを選択します。

[インポート]を押すと、「源泉徴収票の取り込みを予約しました」のメッセージが表示され、バックグラウンド処理で取り込みが始まります。

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7. CSVファイルが取り込まれたことを確認し、確定と通知をする

バックグラウンド処理の完了後、源泉徴収票の一覧画面で内容を確認し、[源泉徴収票を確定]を押すと、源泉徴収票が確定されます。

確定すると、従業員はトップページから発行された源泉徴収票を閲覧できるようになります。

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通知したい従業員にチェックを入れ、[まとめて通知]を押すと従業員に通知されます。

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PDFファイルをアップロードし、従業員に配付する

ファイル名に社員番号を含めたPDF形式の源泉徴収票をアップロードし、社員番号が一致する従業員に配付します。

1. ホームの [源泉徴収票]を押す

ホーム左側にある[機能]から[源泉徴収票]を押します。

2.[+発行する]を押す

源泉徴収票一覧画面の右上にある[+発行する]を押すと、[源泉徴収票を発行する]画面が表示されます。

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3. 源泉徴収票の[名前]と[年]を入力し、[発行する]を押す

源泉徴収票の管理用の名前を入力し、源泉徴収票に印字される年を選択します。

[発行する]を押すと、源泉徴収票一覧画面が表示されます。

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4.[源泉徴収票を追加・更新]>[PDFを従業員と紐付ける]を押す

源泉徴収票一覧画面の右上にある[源泉徴収票を追加・更新]>[PDFを従業員と紐付ける]を押すと、PDFファイルのアップロードページが表示されます。

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5. 取り込むPDFファイルを準備

ファイル名は「社員番号@任意の文字列.pdf」のように、社員番号を含めてください。

社員番号が一致する従業員とPDFファイルが紐づけられます。

例えば、社員番号001の従業員の源泉徴収票は、「001@令和5年分源泉徴収票.pdf」のようなファイル名にしてください。

ファイル名が上記に沿っていない場合や、ファイル形式がpdfでない場合はエラーになり、アップロードできません。

6. PDFファイルを選択し、[紐付けた書類を確認する]を押す

画面中央のスペースにPDFファイルをドラッグアンドドロップしてアップロードします。

画面中央のスペースを押し、PDFファイルを選択してもアップロードできます。

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PDFファイルをアップロードすると、ステータス名と件数の下に詳細が表示されます。

ステータスが[保存完了]になっていることを確認し、[紐付けた書類を確認する]を押すと、源泉徴収票一覧画面に戻ります。

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7. PDFファイルを確認し、確定と通知をする

源泉徴収票の一覧画面で内容を確認し、[源泉徴収票を確定]を押すと、確定されます。

確定すると、従業員はトップページから発行された源泉徴収票を閲覧できるようになります。

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通知したい従業員にチェックを入れ、[まとめて通知]を押すと従業員に通知されます。

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