来年の「給与所得者の扶養控除等（異動）申告書」の作成方法（従業員にアンケートを依頼せずに年末調整機能で作成する）

年末調整対象外となる従業員の来年の「給与所得者の扶養控除等（異動）申告書」は、担当者側で対象者の収集情報を編集することで、従業員本人にアンケートの回答を依頼せずに年末調整機能で作成できます。

以下、推奨の手順を説明します。

1. 対象の従業員をリストアップする

年末調整対象外で、来年の「給与所得者の扶養控除等（異動）申告書」を作成する従業員をリストアップします。

2. 対象の従業員だけの依頼グループを作成する

年末調整機能で、対象の従業員だけを振り分けた依頼グループを作成します。

依頼グループを作成し、従業員を振り分ける

3. 対象の従業員から書類作成に必要な情報を収集する

書類の作成に必要な来年の本人情報、配偶者情報、扶養家族情報を、申請機能やSmartHR以外の手段で従業員に確認、収集します。

SmartHRの従業員情報では、以下の項目が該当します。

• 従業員情報
  • 基本情報
    • 姓
    • 名
    • 姓（ヨミガナ）
    • 名（ヨミガナ）
    • 生年月日
    • 戸籍上の性別
  • 現住所と連絡先
    • 現住所
    • 世帯主の氏名
    • 世帯主の続柄
  • 住民票住所
    • 住民票住所
    • 住民票住所の世帯主の氏名
    • 住民票住所の世帯主の続柄
  • 配偶者情報
    • 配偶者の有無
  • 所得税情報
    • 課税区分
    • 障害者区分 ※1
    • 勤労学生 ※1
    • 寡婦・ひとり親 ※1
• 家族情報
  • 基本情報 ※2
    • 続柄
    • 姓
    • 名
    • 姓（ヨミガナ）
    • 名（ヨミガナ）
    • 生年月日
    • 性別
  • 住所関連情報
  • 税法上の扶養状況 ※3
  • 障害者控除
    • 障害者区分 ※4

本人や扶養する家族のマイナンバーは、マイナンバー管理機能で収集します。

従業員にマイナンバーの提供依頼を送信する

申請機能を利用する場合

申請機能を利用する場合、「翌年（1月1日時点）の身上情報の変更予定の有無」をカスタム従業員項目として追加し、あわせて収集することをおすすめします。

「翌年（1月1日時点）に身上情報の変更予定がある」と回答した従業員には、年始以降に改めて申請の提出を依頼し、最新の従業員情報を収集してください。

カスタム従業員項目とは 申請フォームを管理する 申請機能を使って従業員に情報提供を依頼する

4. 対象者の収集情報を編集、保存する

年末調整機能の［依頼一覧］で対象者の依頼名を押して収集情報編集画面を開きます。 以下のタブにある項目を入力・編集し、［保存］を押します。

• 本人情報
• 配偶者情報
• 扶養家族情報

以下のタブにある項目の入力・編集は不要です。

• 保険情報
• 住宅借入金情報
• 前職情報

収集情報を直接編集する

申請機能を使って情報を収集した場合

申請機能を使って情報を収集した場合、基本機能の従業員情報は従業員が提出した申請内容が最終ステップの承認者に承認されることで更新されますが、年末調整機能に同期済みの従業員情報は更新されません。

更新された従業員情報を年末調整機能に同期したい場合、年末調整機能で対象従業員を削除してから改めて同期します。

年末調整の依頼一覧から従業員を削除する 従業員を指定して基本機能から年末調整の依頼グループに取り込む

5. 作成された書類を確認する（不要な書類を削除する）

収集情報を保存すると入力内容に応じて書類が作成され、収集情報編集画面右側の［この情報の関連書類］欄に以下の書類が表示されます。

• 今年の給与所得者の扶養控除等（異動）申告書
• 来年の給与所得者の扶養控除等（異動）申告書
• 給与所得者の基礎控除申告書 兼 給与所得者の配偶者控除等申告書 兼 年末調整に係る定額減税のための申告書 兼 所得金額調整控除申告書

作成された書類は、依頼詳細画面、依頼一覧画面、書類一覧画面からも確認できます。

仕様上、不要な書類も作成されるので、必要に応じて削除してください。

従業員から提出された年末調整を確認する 年末調整で作成された書類を削除する