【一覧】文書配付機能の通知メールの内容

文書配付機能では、下記のタイミングで通知メールを送信します。

システム標準設定の通知メール一覧

あらかじめ設定済みのシステム標準の通知メールは下記の表の通りです。

タイミング	従業員宛	管理者宛	従業員の関係者宛
承認の依頼時	書類を承認してください	−	−
却下時	−	{従業員の氏名}さんの{書類名}が却下されました	−
承認の完了時	−	{従業員の氏名}さんの{書類名}の承認が完了しました	−
依頼送信時	人事文書に関する依頼が届きました	−	−
依頼再送信時	【再送】人事文書に関する依頼が届きました	−	−
依頼完了時	依頼の完了をお知らせします	{社員番号} {従業員の氏名}さんが{依頼グループ名}の依頼をすべて完了しました	−
合意依頼差し戻し時	−	{社員番号} {従業員の氏名}さんが{書類名}への合意を拒否しました	−
依頼取り消し時	人事文書に関する依頼が取り消されました	−	−
破棄依頼時	文書の破棄が依頼されました	−	−
破棄依頼合意時	−	{従業員の氏名}さんが文書の破棄依頼を承諾しました	−
破棄完了時	文書の破棄が完了しました	文書の破棄が完了しました	−
破棄依頼差し戻し時	−	{従業員名}さんが文書の破棄依頼を拒否しました。 コメントを確認してください	−
破棄依頼取り消し時	文書の破棄依頼が取り消されました	−	−
書類に合意する人の指定時	-	-	{従業員名}さんから「{書類名}」の合意が依頼されました
従業員の関係者の合意完了時	{従業員の関係者名}さんが書類に合意しました	-	「{書類名}」の合意が完了しました
書類に合意する人の指定解除時	-	-	「{書類名}」の合意の依頼が取り消されました
アクセス有効期限までに従業員の関係者が合意しなかった時	書類に合意する人を指定しなおしてください	-	-
書類の一括ダウンロードの書き出し完了時	-	書類一括ダウンロードの書き出しが完了しました	−

一部の通知メールはフォーマットを編集し、複数登録できます。

書類セットや依頼グループごとに使用するメールフォーマットを指定できます。

依頼の受送信に関する通知メール一覧

従業員に対して、依頼を送信したときや合意の破棄を依頼したときには、従業員の操作を求める通知メールを送信するように、あらかじめ設定されています。

依頼を送信した管理者に対しては、従業員の操作が完了すると通知メールが送信されます。

管理者が承認を依頼したとき

通知先：承認者

• 通知有無：変更不可
• フォーマット：変更不可

タイトル：書類を承認してください 本文：

{承認者の氏名}様

{管理者の氏名}さんから文書の承認が依頼されました。

下記のURLから、未承認の書類を確認してください。
{承認タスク一覧画面のURL}

承認が完了したとき

通知先：承認を依頼した管理者

• 通知有無：変更不可
• フォーマット：変更不可

タイトル：{従業員の氏名}さんの{書類名}の承認が完了しました 本文：

{管理者の氏名}様

{従業員の氏名}さんに配付する{書類名}の承認が完了しました。

依頼に含まれる他書類のステータスは下記のURLより確認してください。
{依頼グループ詳細画面のURL}

承認者が承認を却下したとき

通知先：承認を依頼した管理者

• 通知有無：変更不可
• フォーマット：変更不可

タイトル：{従業員の氏名}さんの{書類名}が却下されました 本文：

{管理者の氏名}様

承認を依頼していた{従業員の氏名}さんの{書類名}が却下されました。

下記のURLから却下の理由を確認してください。
{書類詳細画面のURL}
却下した人：{承認者の氏名}さん

依頼を送信したとき

通知先：従業員

• 通知有無：変更不可
• フォーマット：変更可

タイトル：人事文書に関する依頼が届きました 本文：

{従業員の氏名}様

{会社名}から人事文書に関する依頼が届きました。

下記のURLにアクセスの上、依頼内容をご確認ください。

- {書類名}
{書類詳細画面のURL}
- {書類名}
{書類詳細画面のURL}

再通知（リマインド）

通知先：従業員

• 通知有無：変更不可
• フォーマット：変更可

タイトル：【再送】 人事文書に関する依頼が届きました 本文：

{従業員の氏名}様

{会社名}から人事文書に関する依頼が届きました。
下記のURLにアクセスの上、依頼内容をご確認ください。

- {書類名}
{書類詳細画面のURL}
- {書類名}
{書類詳細画面のURL}

従業員が依頼を完了したとき

従業員が依頼に含まれるすべての書類に対して、確認もしくは合意をしたときに送信されます。

通知先：従業員

• 通知有無：変更不可
• フォーマット：変更可

タイトル：依頼の完了をお知らせします 本文：

{社員番号} {従業員の氏名}様

{会社名}からの下記文書の依頼が完了しました。
本メールに、完了済の文書を添付いたします。

なお、文書名のテキストリンクから、SmartHR上でもご確認いただけます。
- {書類名}
- {書類名}

通知先：管理者

• 通知有無：変更可
• フォーマット：変更不可

タイトル：{社員番号} {従業員の氏名}さんが{依頼グループ名}の依頼をすべて完了しました 本文：

{管理者の氏名} 様

{社員番号} {従業員の氏名}さんが{依頼グループ名}の依頼をすべて完了しました。

下記のURLにアクセスの上、依頼内容をご確認ください。
{書類詳細画面のURL}

従業員が合意依頼を差し戻したとき

通知先：管理者

• 通知有無：変更可
• フォーマット：変更不可

タイトル：{社員番号} {従業員の氏名}さんが{書類名}への合意を拒否しました 本文：

{管理者の氏名}様

{社員番号} {従業員の氏名}さんが{書類名}への合意を拒否しました。

下記のURLにアクセスの上、依頼内容をご確認ください。
{書類詳細画面のURL}

管理者が依頼を取り消したとき

通知先：従業員

• 通知有無：変更不可
• フォーマット：変更不可

タイトル：人事文書に関する依頼が取り消されました 本文：

{従業員の氏名}様
人事文書に関する依頼が取り消されました。

下記のURLよりご確認ください。
{書類詳細画面のURL}

管理者が文書の破棄を依頼したとき

通知先：従業員

• 通知有無：変更不可
• フォーマット：変更不可

タイトル：文書の破棄が依頼されました 本文：

｛従業員の氏名}様

文書の破棄が依頼されました。

下記のURLよりご確認ください。
{書類詳細画面のURL}

従業員が破棄依頼を承諾したとき

通知先：管理者

• 通知有無：変更不可
• フォーマット：変更不可

タイトル：{従業員の氏名}さんが文書の破棄依頼を承諾しました 本文：

{管理者の氏名}様

{従業員の氏名}さんが文書の破棄依頼を承諾しました。

下記のURLよりご確認ください。
{書類詳細画面のURL}

管理者が文書の破棄を完了したとき

通知先：従業員

• 通知有無：変更不可
• フォーマット：変更不可

タイトル：文書の破棄が完了しました 本文：

{従業員の氏名}様

{会社名}によって文書の破棄が完了しました。

当メールに、破棄済みの文書を添付いたします。

通知先：管理者

• 通知有無：変更不可
• フォーマット：変更不可

タイトル：文書の破棄が完了しました 本文：

{管理者の氏名}様

文書の破棄が完了しました。

下記のURLよりご確認ください。
{書類詳細画面のURL}

従業員が破棄依頼を差し戻したとき

通知先：管理者

• 通知有無：変更不可
• フォーマット：変更不可

タイトル：{従業員の氏名}さんが文書の破棄依頼を拒否しました。コメントを確認してください 本文：

{管理者の氏名}様

{従業員の氏名}さんが文書の破棄依頼を拒否しました。コメントを確認してください。

下記のURLよりご確認ください。
{書類詳細画面のURL}

管理者が破棄依頼を取り消したとき

通知先：従業員

• 通知有無：変更不可
• フォーマット：変更不可

タイトル： 文書の破棄依頼が取り消されました 本文：

{従業員の氏名}様

文書の破棄依頼が取り消されました。

下記のURLよりご確認ください。
{書類詳細画面のURL}

［合意する人］に従業員の関係者を指定したときの通知メール一覧

従業員の関係者に対して、書類の合意を依頼したときには、従業員の関係者の操作を求める通知メールを送信するように、あらかじめ設定されています。

依頼を送信した従業員に対しては、従業員の関係者の操作が完了すると通知メールが送信されます。

従業員が書類に合意する人を指定したとき

通知先：従業員の関係者

• 通知有無：変更不可
• フォーマット：変更不可

タイトル：{従業員の氏名}さんから「{書類名}」の合意が依頼されました 本文：

{従業員の関係者の氏名}様

{会社名}の{従業員の氏名}さんから書類の合意が依頼されました。

下記のリンクから、書類の内容を確認してください。
{書類名} 

アクセス有効期限
{yyyy/mm/dd hh:mm}

これはあなた専用のリンクです。他の人には共有しないでください。
このメールについて詳しくは、「「〇〇さんから書類の合意が依頼されました」というメールが届いたら」を参照してください。
書類の内容や合意の依頼に対してご不明な点は、{従業員の氏名}さんにお問い合わせください。

従業員の関係者が書類に合意したとき

通知先：従業員

• 通知有無：変更不可
• フォーマット：変更不可

タイトル：{従業員の関係者の氏名}さんが書類に合意しました 本文：

{従業員の氏名}様

{従業員の関係者の氏名}さんが書類に合意しました。

下記のリンクから、合意された書類を確認できます。
{書類詳細画面のURL}

通知先：従業員の関係者

• 通知有無：変更不可
• フォーマット：変更不可

タイトル：「{書類名}」の合意が完了しました 本文：

{従業員の関係者の氏名}様

{会社名}の{従業員の氏名}さんから依頼された書類の合意が完了しました。
合意が完了した書類を、本メールに添付します。

アクセス有効期限を過ぎるまでは、下記のリンクからも書類をダウンロードできます。
{書類名} 

アクセス有効期限
{yyyy/mm/dd hh:mm}

これはあなた専用のリンクです。他の人には共有しないでください。
書類の内容や合意の依頼に対してご不明な点は、{従業員の氏名}さんにお問い合わせください。

書類に合意する人の指定が解除されたとき

通知先：従業員の関係者

• 通知有無：変更不可
• フォーマット：変更不可

タイトル：「{書類名}」の合意の依頼が取り消されました 本文：

{従業員の関係者の氏名}様

書類の合意の依頼が取り消されました。
{合意の依頼日}に依頼された「{書類名}」への合意は不要になりました。

ご不明な点は、{従業員の氏名}さんにお問い合わせください。

アクセス有効期限までに従業員の関係者が合意しなかったとき

通知先：従業員

• 通知有無：変更不可
• フォーマット：変更不可

タイトル：書類に合意する人を指定しなおしてください 本文：

{従業員の氏名}様

{従業員の関係者の氏名}さんに合意を依頼した書類が、期限内に合意されませんでした。

下記のリンクから、書類に合意する人を指定しなおしてください。
{書類詳細画面のURL}

バックグラウンド処理の通知メール一覧

以下のバックグラウンド処理が完了したときには、処理を実行したユーザーに対して通知メールを送信します。

書類一括ダウンロードの書き出しが完了したとき

通知先：書き出しを実行した管理者

• 通知有無：変更不可
• フォーマット：変更不可

タイトル： 書類一括ダウンロードの書き出しが完了しました 本文：

{管理者の氏名}様

書類一括ダウンロードの書き出しが完了しました。

下記のURLよりご確認ください。
{バックグラウンド処理詳細画面のURL}