書類テンプレートを作成・編集する

文書配付機能では、従業員に配付する書類のひな形を書類テンプレートとして作成して使用します。

書類テンプレートを作成・編集する手順と、変更履歴を確認する手順を説明します。

書類テンプレートを作成する

1. 書類テンプレート一覧画面を開く

文書配付メニューの［設定］>［書類テンプレート］を押して、書類テンプレート一覧画面を開きます。

2. ［＋テンプレートの作成］を押す

［＋テンプレートの作成］を押すと、［テンプレートのタイプを選択］画面が表示されます。

3. 「書類のタイプ」を選択して［作成］を押す

作成する書類テンプレートを、従業員の合意が必要な書類とするかどうかを選択します。 ［作成］を押すと、書類テンプレートの作成画面に移動します。

4. テンプレート名を入力する

［従業員向けテンプレート名］と、任意で［管理者向けテンプレート名］を入力します。［従業員向けテンプレート名］は、書類配付時、書類名として従業員側に表示されます。

5. レイアウトを編集する

［レイアウト］欄に、書類のひな形に含めたい情報を入力します。

6. ［登録］を押す

［レイアウト］欄の編集が完了したら［登録］を押して、書類テンプレートを登録します。

書類テンプレートを就労条件通知を含む書類として扱う場合は、［このテンプレートを就労条件に関する通知（労働条件通知書または就業条件明示書）として扱いますか？］で［はい］を選択して登録します。

書類テンプレートを登録すると、書類テンプレート一覧画面に戻ります。

登録した書類テンプレートのテンプレート名を押して詳細画面を開き、プレビューを確認してください。

書類テンプレートを編集する

1. 書類テンプレート詳細画面を開く

文書配付メニューの［設定］>［書類テンプレート］を押して、書類テンプレート一覧画面を開きます。 編集したい書類テンプレートのテンプレート名を押して、書類テンプレート詳細画面を開きます。

2. ［編集］を押す

画面右上の［編集］を押して、書類テンプレート編集画面を開きます。

3. 編集して［次へ］または［更新］を押す

必要な箇所を編集します。 編集が完了したら、書類テンプレートの使用状況が［未使用］の場合は［更新］を押して書類テンプレートを更新します。 使用状況が［使用中］の場合は［次へ］を押します。

4. 変更概要を入力して［更新］を押す

書類テンプレートの使用状況が［使用中］の場合は、変更概要を入力する画面が表示されます。 変更概要の入力は任意ですが、変更点を記録しておくと、書類テンプレートのバージョンを管理しやすくなります。 変更点を入力して［更新］を押します。

書類テンプレートを更新すると、書類テンプレート一覧画面に戻ります。

更新した書類テンプレートのテンプレート名を押して詳細画面を開き、プレビューを確認してください。

書類テンプレートの変更履歴を確認する

［使用中］の書類テンプレートを編集した場合、変更履歴が記録され、変更概要に入力したコメントや変更前のバージョンの内容を確認できます。

1. 書類テンプレート詳細画面を開く

文書配付メニューの［設定］>［書類テンプレート］を押して、書類テンプレート一覧画面を開きます。 変更履歴を確認したい書類テンプレートのテンプレート名を押して、書類テンプレート詳細画面を開きます。

2. ［…］メニュー>［変更履歴を表示］を押す

画面右上の［…］メニュー>［変更履歴を表示］を押して、変更履歴画面を開きます。

3. 確認したい変更バージョンのリンクを開く

［変更概要］欄には、バージョン作成者が変更概要に入力したコメントが表示されています。

［変更バージョン］欄のリンクを開くと、変更バージョンの詳細画面が開き、詳細を確認できます。

なお、バージョン作成者本人のみ、変更バージョンの詳細画面から［変更概要］を編集できます。