就労条件通知を含む書類を送る方法

就労条件通知を含む書類（労働条件通知書または就業条件明示書）を文書配付機能で交付する方法を説明します。

就労条件通知を含む書類を文書配付機能で交付する条件

2019年4月より、就労条件通知を含む書類は、電磁的方法（メール・PDFファイル等）による交付が可能になりました。

労働基準法 第15条第1項及び、労働基準法施行規則 第5条第4項に基づき、交付には以下のような条件があります。

• 労働者自身が電子通知を希望した場合のみ電子化が可能
• 労働者が希望しない場合は、いままで通り書面での通知が必要
• 労働者が電子通知を希望したこと・実際に通知を受けたことの証跡を残す

そのためSmartHRでは、就労条件通知を含む書類を送る場合には、「電子通知を希望する/しない」の確認手順を設けています。

就労条件通知を含む書類を送る方法

1. 就労条件通知として扱う書類テンプレートを作成する

書類テンプレートを作成・編集する を参照し、書類テンプレートを作成します。

［このテンプレートを就労条件に関する通知（労働条件通知書または就業条件明示書）として扱いますか？］で［はい］を選びます。

［はい］を選ぶと、従業員が書類詳細画面を開いたときに「電子通知を希望する/しない」の確認画面が表示されます。

2. 書類セットを作成する

就労条件通知として扱う書類テンプレートを含め、書類セットを作成します。

詳しい手順は、書類セットを作成・編集する を参照してください。

3. 従業員に書類を配付する

該当の書類セットを使用し、従業員に書類を配付します。