申請フォームを管理する

申請フォームの作成、編集および削除の手順を説明します。

申請機能を導入する方に向けた、活用イメージや利用開始までの流れは、申請機能でできること｜SmartHRスクールを参照してください。

事前準備

申請機能では、従業員情報の項目を使って、申請フォームを作成します。

従業員情報にあらかじめ用意されているシステム標準項目の他に、独自の項目を申請フォームに追加したい場合は、カスタム項目を管理するの手順でカスタム項目を追加してください。

従業員にファイルを添付してもらいたい場合

申請フォームで入力できる形式は、従業員項目それぞれの［入力タイプ］と連動しています。

従業員項目の入力タイプがファイルをアップロードできる［ファイル］の入力タイプであれば、申請フォームでも従業員がファイルを添付できます。

従業員情報にない項目について、申請フォームでファイルを収集したい場合は、先にファイル添付用のカスタム従業員項目を作成してください。

詳しくはQ.申請フォームにファイルを添付してもらうには？を参照してください。

申請フォームを作成する

1.［アプリ一覧］の［共通設定］>［申請］を押す

［アプリ一覧］の［共通設定］を押します。画面左側に表示される共通設定の一覧から［申請］を押すと、フォーム一覧画面が表示されます。

2.［フォームを作成］を押す

フォーム一覧画面で［フォームを作成］を押すと、申請フォームの作成画面が表示されます。

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3.［フォーム情報］に必要事項を入力する

［フォーム情報］に、［フォーム名］などを入力します。

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項目名	説明
フォーム名	フォームの一覧および申請画面に表示されます。 従業員側にも表示されます。
フォームの説明（任意）	入力した内容が申請フォームの冒頭に表示されます。
メールフォーマット	申請依頼時に従業員に送信するメールのフォーマットを指定します。 メールフォーマットの作成手順は下記をご確認ください。 従業員が受け取るメールの内容をカスタマイズする
承認設定	承認ステップの有無を指定します。 ［あり］：承認されるまで従業員情報は更新されません。 ［なし］：申請の提出と同時に従業員情報が更新されます。
承認経路	承認経路を指定します。 承認経路は、経路の一覧にあるものがドロップダウンリストに表示されます。
従業員が申請を提出できるタイミング	申請フォームを常にSmartHRに表示するかどうかを指定します。 ［常に］：従業員はいつでも申請を提出できます。 ［依頼時のみ］：従業員は提出依頼があった場合のみ申請できます。
提出方法	誰が申請を提出できるようにするかを指定します。 ［本人からの提出］：従業員本人のみ申請を提出できます。 ［本人＋代理人からの提出］：従業員本人に加えて、代理人も申請を提出できます。申請フォームに紐づける代理提出設定は、ドロップダウンリストから選択します。
申請時の備考入力	申請フォームに「備考」入力欄を表示するかどうかを指定できます。

4.［再通知］を設定する

［再通知する頻度］を指定すると、申請が提出されるまで、申請者に再通知できます。

再通知の対象は、ステータスが［提出待ち］［差し戻し］の申請です。

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5. 申請時に利用する従業員項目を選択して、［登録する］を押す

申請フォームの入力項目として利用する従業員項目を選択します。

入力必須項目は［必須］、任意項目は［任意］とします。

項目グループごとにヒントメッセージを設定できます。

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6. 必要に応じて、申請フォームをプレビュー

［フォーム］一覧で［プレビュー］を押すと、申請者からの申請フォームの見えかたを確認できます。

申請フォームを編集する

1. 編集したいフォーム名を押す

申請設定画面の［フォーム］タブを押すと、登録済みの申請フォーム一覧が表示されます。

編集したいフォーム名を押すと、フォームの［編集］画面が表示されます。

2. 内容を編集し、［更新する］を押す

内容を編集し、［更新する］を押します。

申請フォームを削除する

1. 削除するフォーム名を押す

申請設定画面の［フォーム］タブを押すと、登録済みの申請フォーム一覧が表示されます。

削除したいフォーム名を押すと、フォームの編集画面が表示されます。

2. 右上の［...］メニュー >［削除する］を押す

画面右上にある［…］メニュー の［削除する］を押します。

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