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申請フォームを管理する

대상 독자:
관리자・담당자 용
플랜:
인사・노무 엣센셜탤런트 매니지먼트HR 스트래티지

申請フォームの作成、編集および削除の手順を説明します。

申請機能を導入する方に向けた、活用イメージや利用開始までの流れは、申請機能でできること|SmartHRスクールを参照してください。

事前準備

申請フォームは、従業員情報の項目を使って作成します。

従業員情報にあらかじめ用意されているシステム標準項目の他に、独自の項目を申請フォームに追加したい場合は、カスタム項目を管理するを参照し、カスタム項目を追加してください。

従業員にファイルを添付してもらいたい場合

申請フォームで入力できる形式は、従業員項目それぞれの[入力タイプ]と連動しています。 従業員項目の入力タイプが[ファイル]であれば、申請フォームでも従業員がファイルを添付できます。

従業員情報にない項目について、申請フォームでファイルを収集したい場合は、先にファイル添付用のカスタム項目を作成してください。 詳しくは、Q.申請フォームにファイルを添付してもらうには?を参照してください。

申請フォームを作成する

1. ホームにあるアプリ一覧の[共通設定]>[申請]を押す

ホームにあるアプリ一覧の[共通設定]を押します。画面左側に表示される共通設定の一覧から[申請]を押すと、フォームの一覧画面が表示されます。

2. [フォームを追加]を押す

フォーム一覧画面で[フォームを追加]を押します。 画像を表示する

フォーム一覧の[複製]を押すと、既存のフォームをコピーして作成できます。 画像を表示する

3. 追加したい申請のフォームの種類を選択する

下記どちらの申請フォームを追加するか選択し、[追加]を押します。

  • 更新用の申請フォーム SmartHRに登録済みの従業員情報を更新したり、新たな項目を追加したりする場合に選択します。

  • 登録用の申請フォーム SmartHRに新たな従業員を登録する場合に選択します。

画像を表示する

4. フォーム情報に必要事項を入力する

フォーム情報に、[フォーム名]や[フォームの説明]などを入力します。 手順3で選択した申請フォームの種別によって、表示される項目は異なります。 画像を表示する

項目名説明更新用の申請フォームに表示登録用の申請フォームに表示
フォーム名フォームの一覧および申請画面に表示されます。
従業員側にも表示されます。
フォームの説明(任意)入力した内容が申請フォームの冒頭に表示されます。
メールフォーマット申請依頼時に従業員に送信するメールのフォーマットを指定します。
詳しくは下記を参照してください。
従業員が受け取るメールの内容をカスタマイズする
承認設定承認ステップの有無を指定します。
[あり]:承認されるまで従業員情報は更新されません。
[なし]:申請の提出と同時に従業員情報が更新されます。
承認経路承認経路を指定します。
作成済みの承認経路がドロップダウンリストに表示されます。
適用日設定適用日の入力が必要な場合、[あり]に設定してください。
適用日については、申請の適用日とはを参照してください。
家族情報・通勤経路の項目が含まれている場合には、[あり]を選べません。
適用日の表示名申請の入力画面・確認画面・詳細画面で、適用日の項目名を変更できます。
適用日のヒントメッセージ申請の入力画面・確認画面・詳細画面に表示されるヒントメッセージを指定できます。
従業員が申請を提出できるタイミング申請フォームを常にSmartHRに表示するかどうかを指定します。
[常に]:従業員はいつでも申請を提出できます。
[依頼時のみ]:従業員は提出依頼があった場合のみ申請できます。
提出方法誰が申請を提出できるようにするかを指定します。
[本人からの提出]:従業員本人のみ申請を提出できます。
[本人+代理人からの提出]:従業員本人に加えて、代理人も申請を提出できます。申請フォームに紐づける代理提出設定は、ドロップダウンリストから選択します。
申請時の備考入力申請フォームに備考欄を表示するかどうかを指定できます。

5.[再通知]を設定する

申請のステータスが[提出待ち][差し戻し]の場合に、従業員に対して再通知メールを送信する頻度を設定できます。 画像を表示する

  • 再通知する頻度を「3日ごと」にすると、たとえば申請の提出を依頼した日が6月1日の場合、6月4日6月7日に再通知されます。
  • 再通知メールは、件名に【再通知】がつきます。本文は、再通知のタイミングでメールフォーマットに設定されている内容が送信されます。
  • メールフォーマットは、申請の提出依頼時と差し戻し時でそれぞれ設定できます。

6. 申請時に利用する従業員項目を選択する

申請フォームの入力項目に利用する従業員項目を選択します。 入力必須項目にする場合は[必須]、任意項目にする場合は[任意]を選択します。

項目グループごとにヒントメッセージも設定できます。 画像を表示する

7. [作成]を押して保存する

設定内容を確認し、[作成]を押します。 保存したあと、フォーム一覧で[プレビュー]を押すと、申請者からの申請フォームの見えかたを確認できます。

[フォームの説明]や[ヒントメッセージ]にリンクを表示したい場合

[フォームの説明][ヒントメッセージ]にリンクを表示するには、URLの後に半角スペースを入れてください。 画像を表示する 申請フォームでは、入力したURLは自動的に[こちら]と表記されます。 画像を表示する

申請フォームを編集する

1. 編集したいフォーム名を押す

申請設定画面の[フォーム]タブを押すと、登録済みの申請フォーム一覧が表示されます。 編集したいフォーム名を押すと、フォームの編集画面が表示されます。

2. 内容を編集し、[更新]を押す

内容を編集し、[更新]を押します。

編集したいフォームが利用中(提出待ち・承認待ち・差し戻し)の場合

編集したいフォームが利用中(提出待ち・承認待ち・差し戻し)の場合、申請に使用する従業員項目の変更など、一部更新ができません。 画像を表示する

一覧画面ではフォーム名の横に[i]が表示されます。

画像を表示する

申請フォームを削除する

1. 削除するフォーム名を押す

申請設定画面の[フォーム]タブを押すと、登録済みの申請フォーム一覧が表示されます。 削除したいフォーム名を押すと、フォームの編集画面が表示されます。

2. 右上の[...]メニュー >[削除する]を押す

画面右上にある[…]メニュー[削除する]を押します。 画像を表示する

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