申請フォームを管理する

従業員情報申請機能で使う申請フォームの作成、編集および削除の手順を説明します。

事前準備

申請フォームは、従業員情報の項目を使って作成します。

従業員情報にあらかじめ用意されているシステム標準項目の他に、独自の項目を申請フォームに追加したい場合は、カスタム項目を管理するを参照し、カスタム項目を追加してください。

従業員にファイルを添付してもらいたい場合

申請フォームで入力できる形式は、従業員項目それぞれの［入力タイプ］と連動しています。 従業員項目の入力タイプが［ファイル］であれば、申請フォームでも従業員がファイルを添付できます。

従業員情報にない項目について、申請フォームでファイルを収集したい場合は、先にファイル添付用のカスタム項目を作成してください。 詳しくは、Q.申請フォームにファイルを添付してもらうには？を参照してください。

申請フォームを作成する

1. ホームにあるアプリ一覧の［共通設定］>［従業員情報申請］を押す

ホームにあるアプリ一覧の［共通設定］を押します。画面左側に表示される共通設定の一覧から［従業員情報申請］を押すと、申請フォームの一覧画面が表示されます。

2. ［フォームを追加］を押す

申請フォームの一覧画面で［フォームを追加］を押します。 画像を表示する

申請フォーム名の横にある［複製］を押すと、既存の申請フォームをコピーして作成できます。 画像を表示する

3. 追加したい申請のフォームの種類を選択する

下記どちらの申請フォームを追加するか選択し、［追加］を押します。

• 更新用の申請フォーム SmartHRに登録済みの従業員情報を更新したり、新たな項目を追加したりする場合に選択します。

• 登録用の申請フォーム SmartHRに新たな従業員を登録する場合に選択します。

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4. フォーム情報に必要事項を入力する

フォーム情報に、［フォーム名］や［フォームの説明］などを入力します。 手順3で選択した申請フォームの種別によって、表示される項目は異なります。 画像を表示する

項目名	説明	更新用の申請フォームに表示	登録用の申請フォームに表示
フォーム名	フォームの一覧および申請画面に表示されます。 従業員側にも表示されます。	◯	◯
フォームの説明（任意）	入力した内容が申請フォームの冒頭に表示されます。	◯	◯
メールフォーマット	申請依頼時に従業員に送信するメールのフォーマットを指定します。 詳しくは下記を参照してください。 従業員が受け取るメールの内容をカスタマイズする	◯
承認設定	承認ステップの有無を指定します。 ［あり］：承認されるまで従業員情報は更新されません。 ［なし］：申請の提出と同時に従業員情報が更新されます。	◯	◯
承認経路	承認経路を指定します。 作成済みの承認経路がドロップダウンリストに表示されます。	◯	◯
適用日設定	適用日の入力が必要な場合、［あり］に設定してください。 適用日については、申請の適用日とはを参照してください。 家族情報・通勤経路の項目が含まれている場合には、［あり］を選べません。	◯
適用日の表示名	申請の入力画面・確認画面・詳細画面で、適用日の項目名を変更できます。	◯
適用日のヒントメッセージ	申請の入力画面・確認画面・詳細画面に表示されるヒントメッセージを指定できます。	◯
従業員が申請を提出できるタイミング	申請フォームを常にSmartHRに表示するかどうかを指定します。 ［常に］：従業員はいつでも申請を提出できます。 ［依頼時のみ］：従業員は提出依頼があった場合のみ申請できます。	◯
提出方法	誰が申請を提出できるようにするかを指定します。 ［本人からの提出］：従業員本人のみ申請を提出できます。 ［本人＋代理人からの提出］：従業員本人に加えて、代理人も申請を提出できます。申請フォームに紐づける代理提出設定は、ドロップダウンリストから選択します。	◯
申請時の備考入力	申請フォームに備考欄を表示するかどうかを指定できます。	◯	◯

5. ［再通知］を設定する

申請のステータスが［提出待ち］［差し戻し］の場合に、従業員に対して再通知メールを送信する頻度を設定できます。 画像を表示する

• 再通知する頻度を「3日ごと」にすると、たとえば申請の提出を依頼した日が6月1日の場合、6月4日、6月7日に再通知されます。
• 再通知メールは、件名に【再通知】がつきます。本文は、再通知のタイミングでメールフォーマットに設定されている内容が送信されます。
  • 【一覧】従業員情報申請機能の通知メール
• メールフォーマットは、申請の提出依頼時と差し戻し時でそれぞれ設定できます。
  • 従業員が受け取るメールの内容をカスタマイズする

6. 申請時に利用する従業員項目を選択する

申請フォームの入力項目に利用する従業員項目を選択します。 入力必須項目にする場合は［必須］、任意項目にする場合は［任意］を選択します。

項目グループごとにヒントメッセージも設定できます。 画像を表示する

7. ［作成］を押して保存する

設定内容を確認し、［作成］を押します。 保存したあと、フォーム一覧で［プレビュー］を押すと、申請者からの申請フォームの見えかたを確認できます。

［フォームの説明］や［ヒントメッセージ］にリンクを表示したい場合

［フォームの説明］や［ヒントメッセージ］にリンクを表示するには、URLの後に半角スペースを入れてください。 画像を表示する 申請フォームでは、入力したURLは自動的に［こちら］と表記されます。 画像を表示する

申請フォームを編集する

1. 編集したいフォーム名を押す

申請設定画面の［フォーム］タブを押すと、登録済みの申請フォーム一覧が表示されます。 編集したいフォーム名を押すと、フォームの編集画面が表示されます。

2. 内容を編集し、［更新］を押す

内容を編集し、［更新］を押します。

編集したいフォームが利用中（提出待ち・承認待ち・差し戻し）の場合

編集したいフォームが利用中（提出待ち・承認待ち・差し戻し）の場合、申請に使用する従業員項目の変更など、一部更新ができません。 画像を表示する

一覧画面ではフォーム名の横に［i］が表示されます。

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申請フォームを削除する

1. 削除するフォーム名を押す

申請設定画面の［フォーム］タブを押すと、登録済みの申請フォーム一覧が表示されます。 削除したいフォーム名を押すと、フォームの編集画面が表示されます。

2. 右上の［...］メニュー >［削除する］を押す

画面右上にある［…］メニュー の［削除する］を押します。 画像を表示する