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Q. 電子申請をしたら従業員名の文字数制限でエラーが発生した場合は?

대상 독자:
관리자・담당자 용
플랜:
노무관리인사・노무 엣센셜0엔HR 스트래티지

A. 氏名を一時的に合計11文字以内にしてください

SmartHRから手続きの電子申請を行なう際は、e-Gov側の仕様により氏名に文字数制限があるため、氏名を一時的に合計11文字以内にする必要があります。

外国籍の方など、氏名が12文字以上の方の電子申請をする場合は、下記の対応をお願いします。

書類作成と電子申請の機能が「基本機能」の場合

1. 基本情報の [姓][名]を11文字以内で入力

従業員情報の基本情報の[姓][名]を一時的に合計11文字以内で入力します。

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2. 手続き画面で[最新のデータに更新する]を押す

手続き画面の[関連データ]で、[最新のデータに更新する]を押します。

※実行することで手順1で変更した氏名が書類へ反映されます。

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3. PDFファイルを作成する

下図のようにフルネームが記載されたPDFファイルを作成します。

※SmartHRでは作成できないため、Wordなどで作成してください。

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4. [電子申請依頼]を押す

手続き画面から[電子申請依頼]を押し、新規電子申請依頼の画面へ進んでください。

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5. 電子申請依頼を実行する

[添付書類]に手順3で作成したPDFファイルを添付し、電子申請依頼を実行します。

※フルネームが記載されたPDFファイルを添付することにより、フルネームで電子申請が受理されます。

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6. [従業員リスト]で従業員の氏名を更新する

電子申請の手続き完了後、[従業員リスト]より、該当従業員の氏名をフルネームの表記に更新してください。

漢字ではない場合はカタカナで入力します。

基本情報への入力例
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書類作成と電子申請の機能が「届出書類機能」の場合

書類の確認や編集、電子申請の作成や送信は、届出書類機能で行ないます。

書類作成と電子申請の機能が「基本機能」のときと同様に、従業員情報を変更し、PDFファイルを作成のうえ、電子申請を行ないます。

手続き機能で手続きを作成して、届出書類機能で書類作成と電子申請を行なう手順は、届出書類機能で書類作成と電子申請を行なうを参照してください。

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