文書配付機能で行なった電子契約の法律的な効力について
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Q. 文書配付で行なった電子契約でも、問題なく契約が成立しますか？
A. 問題なく契約が成立します
日本では「契約自由の原則」において「方式の自由」が認められており、契約成立において書面での契約書作成や押印は必要とされていません。そのため電子契約も有効に成立します。
SmartHR上で問題なく締結されている契約には以下のようなものがあります。
- 雇用契約書
- 秘密保持契約書
- 労働条件通知書
- 退職時の誓約書
Q. 万が一裁判になった場合、書面で締結した契約書と同じように扱われますか？
A. 扱われます
日本では「契約自由の原則」において「方式の自由」が認められているため、締結方法によって扱いが異なることはありません。
民事訴訟法228条4項では、本人または代理人による署名または押印がある場合は、その文書は真正に成立したものとして扱われる旨が定められています。また、電子署名法第3条では、本人による電子署名がなされたものについては、当該電磁的記録について真正に成立したことが推定されると定められています。
なお、内閣府資料*では、電子署名など、書面への押印以外の方法によっても文書の真正な成立の証明は可能であると明記されています。
*内閣府・法務省・経済産業省「押印についてのQ&A（令和2年6月19日）」
Q. 裁判では電子契約の契約締結に至る経緯も考慮されますか？
A. 考慮されます
政府資料*においても、事業者が提供する電子署名サービスによる記録が証拠能力を持ちうることが明記されています。
*内閣府 規制改革推進会議／成長戦略ワーキング・グループ 第10回（令和2年5月12日開催）
資料1-2「論点に対する回答（法務省、総務省、経済産業省提出資料）」より抜粋
契約当事者（利用者）間で電磁的記録（契約書）の成否に争いが生じた場合においては、電子契約事業者に対する利用者の指示の内容や、当該指示に基づき電子契約事業者において当該電磁的記録に電子署名が行われた状況等の個別の事情を立証することによって、当該電磁的記録が真正に成立したものであることを証明し得ると認識している。
Q.「真正に成立したものと推定できる（推定効）」を受けるための要件をどのように実現していますか？
A. 電子署名法に準拠した方式で、非改ざん性と本人性の立証を担保したうえで、基本機能による2要素認証や暗号化の処置により電子署名法上の推定効を受けられると考えています
SmartHRでは、電子署名法で推定効を受けるための要件として挙げられている「非改ざん性」と「本人性」の立証や固有性などをそれぞれ以下の方式で担保しています。
非改ざん性の担保
推定効を満たす要件の1つに、非改ざん性が挙げられます。署名が行なわれた日から内容や署名に改ざんがないことを示さなければなりません。そのため電子契約サービスは、タイムスタンプや電子証明書といった技術を利用し非改ざん性を担保しています。
SmartHRでは、利用者の指示のもと、第三者機関が発行したSmartHR名義の証明書付き「デジタル署名」が施されます。デジタル署名には、公開鍵暗号（RSA）方式・ハッシュ関数「SHA-256」を使用しています。くわえて、署名された日時がPDFファイルの情報に記載されます。
以上の仕組みにより、署名が行なわれた日時からの改ざんがないことを担保しています。
「本人性」の立証や固有性の担保
クラウド型の電子契約サービスの多くは、事業者の証明書を利用して署名する「事業者署名型（立会人型）」です。その場合、署名者が契約者当人であるという「本人性」の担保が重要になります。
メールアドレスを利用する当人確認が一般的ですが、ログイン時の認証やPDFファイルへの埋め込みなど、具体的な方法は各社サービスによって異なります。
SmartHRでは、メールアドレスとご本人しか知りえないであろうパスワードを用いたSmartHRへのログインを当人確認としています。
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十分な水準の固有性を担保する機能として挙げられている二要素認証も基本機能にて設定ができます*。
詳しい設定方法は2要素認証を設定するを参照してください。
また、ご本人が契約しているであろうネットワークのIPアドレスや署名時間も本人性担保の材料として記録されています。
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*「利用者の指示に基づきサービス提供事業者自身の署名鍵により暗号化等を行う電子契約サービスに関するQ&A (電子署名法第3条関係) 」より抜粋
利用者が２要素による認証を受けなければ措置を行うことができない仕組みが備わっているような場合には、十分な水準の固有性が満たされていると認められ得ると考えられる。
Q. SmartHRの電子署名に有効期限はありますか？
A. SmartHRでは電子証明書を1年ごとに更新しており、ご契約中に有効期限が切れることはありません
SmartHRにおいては、電子署名の仕組みを担保している「電子証明書」の有効期限が１年ごとに更新されています。それによりSmartHRのご契約中は電子署名の効力も継続します。
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