招待に向けて従業員のメールアドレスを集める方法

本ページでは、従業員をメールアドレスアカウントでSmartHRに招待する際に必要となる、メールアドレスを収集する方法を紹介します。

従業員のメールアドレスを収集する方法

従業員のメールアドレスを収集するには、以下のような方法があります。

• アンケートフォームを使って収集する
• 空メールを送ってもらう
• ビジネスチャットツールで収集する
• 記入用紙で収集する

複数の方法を組み合わせるなどして、貴社に適した収集方法を検討してください。

アンケートフォームを使って収集する方法

Googleフォームなどのアンケートフォームを使って収集します。 従業員が自身でスマートフォンや共有パソコンなどの端末を操作できることが前提となりますが、集めたメールアドレスを管理しやすい方法です。

1.アンケートフォームを作成する

まず、Googleフォームなどで、アンケートフォームを作成します。 画像を表示する

以下は、アンケートに含める説明文の一例です。

当社では、2025年4月より人事労務管理にクラウドサービス「SmartHR」を導入します。

 社員の皆さまにとっては、毎月の給与明細の閲覧や社会保険の変更手続き、年末調整などが、お手持ちのパソコンやスマートフォンからオンラインで完結できるようになります。

 社員個人のメールアドレスでアカウントを発行いたしますので、メールアドレスを収集させていただきます。
 docomo、au、SoftBankなどのキャリアメールのアドレスは、迷惑メールフィルタなどの設定によってSmartHRからのメールが受け取れないことがあるため、お持ちの方はGmailやYahoo!メールなどのフリーメールのアドレス、もしくはプロバイダのメールアドレスを提出してください。

 提出締切：mm月dd日

 ご協力をお願いいたします。

2.アンケートフォームを案内する

次に、アンケートフォームのURLを従業員に連絡します。 スマートフォンの利用者が多い場合は、アンケートフォームのURLをQRコードに変換し、案内することをおすすめします。

空メールを送ってもらう方法

従業員から、管理者や担当部署宛に空メールを送ってもらい、メールアドレスを収集します。 メールアドレスの誤入力のリスクがない点がメリットです。

スマートフォンの利用者が多い場合は、空メールの宛先をQRコードに変換し、配布することをおすすめします。

ビジネスチャットツールで収集する方法

SlackやLINE WORKSなどのビジネスチャットツールを使用し、ダイレクトメッセージで収集します。 私用メールアドレスは個人情報に当たるため、グループチャットではなくダイレクトメッセージで回収しましょう。

記入用紙で収集する方法

メールアドレスの記入用紙を配布して収集します。 従業員への連絡手段が限られている場合や、時間をかけて収集できる場合に適しています。

この方法には以下のデメリットがあります。

• 担当者によるデータ入力作業が発生する
• 手書きの文字を正確に読み取れない場合がある
• 転記ミスが発生する可能性がある

記入用紙は、窓口となる担当者が拠点ごとにとりまとめる、紙で配布している給与明細に同封して回収ボックスを設置する、といった手段で配布・回収します。

メールアドレスの収集ができない場合

メールアドレスの収集ができない場合や、時間的な制約がある場合は、社員番号アカウントでの運用を検討してください。 社員番号アカウントは、従業員のメールアドレスがなくても利用できます。